Hallo Forum,
immer, wenn wir uns mit einer neuen TK Anlage beschäftigen, diese konzeptionieren und mit dem Kunden/Enduser die Möglichkeiten besprechen, stehen wir vor dem Problem, dass wir den Ablauf, eingehende Ämter, Verteiler, Label, IVRs, Ansagen usw irgendwie visualisieren müssen.
Das machen wir, je nach Kunde, immer unterschiedlich. Teilweise am Flipchart, teilweise als PAP oder ähnliches.
Allerdings ist dieses Vorgehen immer ein wenig “Lückenhaft”. Pro Flipchart Seite gibt es zB nur den Ablauf zu einer eingehenden DW, zB dem Sales Team.
Ich habe gerade mit einer leeren Excel Seite begonnen und mir überlegt, wie man solch eine Visualisierung von Anfang an vernünftig aufbaun kann, vielleicht soagr mit den Namen zu den Ansagen, Inhalten von IVRs usw. Allerdings kam mir keine perfekt passende Idee.
Wie macht ihr das? Habt ihr zufällig Vorlagen gebastelt, die ihr teilen wollt?
Auch suchen wir noch nach einer Möglichkeit, die Änderungen, die im Laufe eines Anlagen-Lebens immer wieder vorgenommen werden, laufen mit zu dokumentieren. Sodass die am Anfang erstellte Datei immer aktuell ist und zu Rate gezogen werden kann, wenn es um die Optimierung des Anlagenablaufes geht.
Freue mich auf Ideen oder Vorschläge!
Grüße
Seppos
wir haben uns hier auch schon oft daran versucht eine “Universalvorlage” zu erstellen. Das Problem: Macht man eine Vorlage die für jeden passt erschlägt das fast alle Kunden mit der Komplexität. Reduziert man es stößt man immer an die Grenzen der Vorlage und fängt an zu basteln.
Wir machen aktuell immer einfach Flowcharts für den Ablauf (hier in Gliffy, Tool aber eigentlich egal). Dies dient als Gesprächsgrundlage und Planungstool.
vielen Dank für die Rückmeldung. Ich hätte jetzt als Tool X-Mind verwendet. Offensichtlich habe ich dann schonmal in die richtige Richtung gedacht.
Kannst du ein paar Beispiele Bereitstellen? Wie ihr komplexere Anlagen geplant habt? Es würde mir leichter fallen, mich an einer solchen Vorlage zu orientieren und diese auf meine Bedürfnisse anzupassen.
Gern als Bild, dann baue ich das in X-Mind nach. Und meine Ergebnisse würde ich dann einfach an den nächsten Post anhängen, vielleicht hilft das ja noch jemand andere. Ich denke, ich habt bestimmt ein paar Vorlagen in Petto
habe mir das eben angesehen. Wenn ich einen vorhanden Ablaufplan so weit anonymisiere, dass man keine Rückschlüsse auf den Kunden mehr ziehen kann versteht man den Ablauf auch nicht mehr.
Aber im Prinzip machen wir das so:
Ein normales Ablaufdiagramm. Dann definieren will Callrouter, IVR, Teams, usw. Wichtig für uns ist auch zu markieren welche Labels wir unterwegs setzten.
Hiermit teile ich mal eine recht simple Basis-Vorlage, die ich häufig für die Grundinstallation in Arztpraxen verwende. Es handelt sich um ein interaktives Miro-Board, auf das der Kunde ebenfalls Zugriff mit Bearbeitungsrechten erhält.
So versteht er zum einen die Abläufe und hat zum anderen immer eine aktuelle Doku, da die ja fortlaufend aktualisiert wird. Die Elemente sind zum Teil verknüft, so kommt man schnell an weitere Details. Auch die Audio-Dateien sind eingebettet und können durch den Kunden heruntergeladen oder einfach angehört werden.
Bevor es jedoch zum Einsatz des Miro-Boards kommt, frage ich schon in einem automatisierten Onboarding-Prozess alle relevanten Daten ab. Dazu habe ich mir entsprechende Formulare erstellte, die der Kunde bekommt und ausfüllen muss bzw. während des Vertriebs-Prozesses gibt es im CRM einen definierten Blueprint, der dafür sorgt, dass nichts vergessen wird,.
Ob das nun der perfekte Weg ist, mögen andere beurteilen. Für meine Bedürfnisse erfüllt es seinen Zweck und ich habe ziemlich wenig Arbeit damit, weil vieles in der Kommunikation mit dem Kunden halt automatisiert abläuft. Anders könnte ich das überhaupt nicht bewältigen.
Hier nun der öffentliche Link, der nur Leserechte enhält.
