WhatsApp Business Connector

Die pascom Cloud Telefonanlage ermöglicht die Integration von WhatsApp Business, um Ihr WhatsApp Business-Konto direkt mit der pascom Cloud Telefonanlage zu verbinden. Dies erlaubt Ihnen, WhatsApp-Nachrichten über die pascom App zu senden und zu empfangen. Das besondere Highlight dabei ist, dass die WhatsApp-Kommunikation via pascom Teams erfolgt, was die Kommunikation optimiert und die Zusammenarbeit in Teams weiter verbessert.

1. Neuen WhatsApp Business Connector anlegen

Melden Sie sich an der Admin UI Ihrer pascom Cloud Telefonanlage an. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um den WhatsApp Business Connector einzurichten:

2. WhatsApp Business mit pascom verbinden

Nachdem der Connector angelegt wurde, ist der nächste Schritt die Verbindung Ihres WhatsApp Business-Kontos mit Ihrer pascom Cloud Telefonanlage. Dieser Prozess erfordert die Anmeldung bei einem Facebook-Konto.

Klicken Sie auf den Button Mit Facebook anmelden. Sie werden zu einer externen Seite weitergeleitet, auf der Sie sich mit Ihren Facebook-Zugangsdaten anmelden müssen.

2.1 Meta Business Account verknüpfen

Während des Anmeldevorgangs werden Sie aufgefordert, ein Business-Konto auszuwählen, sowie ein WhatsApp-Unternehmenskonto anzugeben.

• Business-Portfolio: Wählen Sie Ihr bestehendes Business-Portfolio aus dem Dropdown-Menü aus (z.B. “Meine Firma”).
• WhatsApp-Unternehmenskonto: Sie können ein vorhandenes WhatsApp-Unternehmenskonto auswählen oder die Option “WhatsApp-Unternehmenskonto erstellen” wählen, falls Sie noch keines haben.

Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf Weiter. Stellen Sie sicher, dass Ihr Meta Business Account über alle notwendigen Informationen verfügt.

3. WhatsApp Telefonnummer hinzufügen und verifizieren

Im nächsten Schritt fügen Sie die Telefonnummer hinzu, die Sie für Ihr WhatsApp Business-Konto verwenden möchten.

• Verwenden Sie eine neue oder vorhandene WhatsApp-Nummer: Wählen Sie diese Option, um eine Telefonnummer für Ihr WhatsApp Business-Konto zu verwenden.
• Telefonnummer: Geben Sie die Telefonnummer aus Ihrem pascom Trunk ein. Beachten Sie, dass hierfür jede beliebige Rufnummer verwendet werden kann, nicht nur Mobilfunknummern.
• Ländervorwahl: Stellen Sie sicher, dass die korrekte Ländervorwahl ausgewählt ist (z.B. DE +49).

3.1 Verifizierung der Telefonnummer

Die Verifizierung der Telefonnummer ist ein entscheidender Schritt.

• Wählen Sie, wie Sie Ihre Nummer verifizieren möchten: Per SMS oder Anruf. Da aber Festnetznummern keine SMS empfangen können, wählen Sie die Option Anruf. Bei Mobilfunknummern ist SMS natürlich bequemer.
• Verifizierung per Anruf: Sie erhalten einen automatischen Anruf an die angegebene Festnetznummer. Während des Anrufs wird Ihnen eine PIN genannt, die Sie anschließend in das dafür vorgesehene Feld eingeben müssen.

Klicken Sie nach der Eingabe der PIN auf Weiter, um den Verifizierungsprozess abzuschließen. Alternativ können Sie auch eine bereits vorhandene und verifizierte Business-Nummer von WhatsApp auswählen.

3.2 Synchronisation

Nach erfolgreicher Verifizierung und Verbindung werden alle verknüpften Telefonnummern automatisch in die Übersicht der Telefonnummern des WhatsApp Connector synchronisiert. Für den WhatsApp Connector sind keine speziellen Rufregeln in der pascom Telefonanlage erforderlich.

Wichtig: Klicken Sie in regelmäßigen Abständen auf Synchronisieren damit Sie den geänderten Status angezeigt bekommen. Die Anzeige aktualisiert sich nicht automatisch.

4. WhatsApp Business Connector Einstellungen

Nachdem der Business Connector erfolgreich verbunden und die Telefonnummer verifiziert wurde, können Sie weitere Einstellungen vornehmen, indem Sie in der Connector-Übersicht den WhatsApp Connector auswählen und auf Bearbeiten klicken.

Die Einstellungen sind in verschiedene Bereiche unterteilt:

4.1 Basisdaten

Im Bereich Basisdaten können Sie grundlegende Informationen des Connectors einsehen und anpassen:

• Beschreibung: Ändern Sie die Bezeichnung des Connectors, um ihn besser identifizieren zu können (z.B. “WhatsApp Business Meine Firma”).
• Wabr-ID: Die WhatsApp Business Account ID wird hier automatisch von Meta hinterlegt. Hier haben Sie über einen Link direkt Zugriff auf Ihren META Business Account.

4.2 Telefonnummern

Im Bereich Telefonnummern sehen Sie die mit Ihrem WhatsApp Business-Konto verknüpften Rufnummern, die automatisch von Meta in der pascom Telefonanlage hinterlegt werden. Hier können Sie diese Rufnummern einem Team in Ihrer pascom Cloud Telefonanlage zuordnen.

4.3 Vorlagen

Der Bereich Vorlagen ist essenziell für die Kommunikation über den WhatsApp Business Connector. Aus Datenschutzgründen und zur Einhaltung der WhatsApp-Richtlinien ist es zwingend erforderlich, dass Sie einem neuen Kontakt immer zuerst mit einer genehmigten Nachrichtenvorlage schreiben. Dies gilt für alle Initiativen, bei denen Sie als Unternehmen den Erstkontakt herstellen.

Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer vorhandenen Nachrichtenvorlagen und deren Status.

4.3.1 Neue Nachrichtenvorlagen erstellen

Um eine neue Nachrichtenvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Variablen verwenden: Sie können dynamische Inhalte in Ihren Nachrichtentext einfügen, indem Sie Variablen verwenden. Diese werden mit der Syntax {{variable}} erstellt (z.B. {{name}}, {{nummer}}, {{abteilung}}). Diese Variablen können vor dem Versenden der Nachricht individuell ausgefüllt werden. Beachten Sie, dass Variablennamen kleingeschrieben werden müssen.

Beispielwerte für Ihre Nachricht: Unter dem Nachrichtentext finden Sie Felder, in die Sie Beispielwerte für Ihre Variablen hinterlegen können. Dies hilft Meta bei der Prüfung der Vorlage und gibt Ihnen eine Vorschau auf die fertige Nachricht.

Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, muss diese bei Meta zur Prüfung eingereicht werden. Klicken Sie dazu auf Zur Überprüfung einreichen.

Den aktuellen Status der Prüfung können Sie jederzeit in der Übersicht der Vorlagen einsehen. Klicken Sie hin und wieder auf Synchronisieren damit Sie den geänderten Status angezeigt bekommen. Die Anzeige aktualisiert sich nicht automatisch.

Sie erhalten zusätzlich von META eine E-Mail, wenn die Prüfung abgeschlossen ist.