Benutzer anlegen

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So legen Sie einen Benutzer manuell an und nehmen die wichtigsten Einstellungen vor

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Nützliches Vorwissen

Benutzer anlegen

Benutzer werden in der Web-UI unter > > angelegt.

Anschließend müssen Sie das Formular zur Schnellanlage ausfüllen:

Einstellung Beschreibung
Anmeldename Dieser muss aus Kleinbuchstaben bestehen, er dient zur Anmeldung, z. B. im pascom CLient.
Anzeigenamen Diesen Namen sehen andere Teilnehmer wenn die von diesem Benutzer angerufen werden.
Durchwahl Unter dieser Durchwahl ist der Benutzer intern erreichbar.
Anmeldung Diese Einstellung legt fest wie sich der Benutzer z. B. an seinem pascom Client anmeldet. Zur Auswahl stehen
* pascom, wenn das Passwort in der pascom gespeichert wird
* Extern/LDAP, wenn die Authentifizierung über ein pascom-fremdes System stattfindet
* Keine
Passwort Muss mindestens 8 Stellen haben. Das Passwort wird zur Anmeldung im Client verwendet. Der Benutzer kann es im Client ändern.
Pin Muss mindestens 4 Stellen haben und sollte nur Zahlen enthalten, da diese Pin für die Anmeldung am Telefon verwendet wird
Fax-Durchwahl Gibt man hier eine Nummer an wird für diesen Benutzer automatisch ein virtuelles Faxgerät angelegt.
EMail-Adresse Diese E-Mail-Adresse wird verwendet um dem Benutzer eingehende Faxe und Voicemails zuzusenden.
Bevorzugte Sprache In dieser Sprache wird der Benutzer Systemansagen hören.
Voicemailbox verwenden Mit dieser Einstellung kann man dem Benutzer eine eingene Voicemailbox aktivieren und eine Aktion anlegen.
* Nicht verwenden: Es wird keine Aktion hinterlegt, die Voicemailbox kann später angelegt werden,
* Für externe Gespräche: es wird eine Aktion Extern/Nachher angelegt,
* Für interne Gespräche: es wird eine Aktion Intern/Nachher angelegt,
* Für alle Gespräche: es werden für Intern/Nachher und Extern/Nachher je eine Aktion hinterlegt.
pascom Softphone aktivieren Legt dem Benutzer automatisch ein pascom Softphone an.
Hat ein Mobiltelefon Legt dem Benutzer automatisch ein Mobiltelefon an.

Sind Sie mit dem Formular fertig, klicken Sie auf

  • Speichern um zu speichern und zur Benutzerliste zurück zu kehren.
  • Speichern und Details um zu speichern und den Benutzer weiter zu Bearbeiten.
  • Speichern und nächster um diesen Benutzer zu speichern und einen weiteren anzulegen.

Benutzer anlegen über den .xlsx-Import

Für die Erstinstallation eignet es sich die Benutzer aus eine .xlsx-Datei zu importiern. Die Datei mit dem Namen Benutzerimport.xmls finden Sie unter > > . Sie könnern zuerst die Vorlage herunterladen, ausfüllen und wieder importieren. Achten Sie bitte auf die Hinweise in der Datei.

Alternativ können Sie auch den Erweiteren Import verwenden ( > > ). Hier können Sie bereits beim Anlegen der Benutzer weitere Einstellungen vornehmen:

  • IP-Telefone zuweisen
  • pascom Softphone zuweisen
  • Aktionsvorlagen zuweisen
  • Arbeitsplätze anlegen
  • ein globales Telefonbuch erstellen
  • Kurzwahlen definieren

Beachten Sie bitte auch hier auf die Hinweise in der Datei.

Verwenden Sie den Benutzerimport nur einmalig bei der Erstkonfiguration Ihrer pascom. Weitere Benutzer müssen Sie manuell anlegen. Erneute Verwendung des Benutzerimports überschreibt die bisher angelegten Benutzer.

Benutzerrechte im Web-UI

Standardmäßig kann nur der Administrator zur Administration der pascom in die Web-UI einloggen. Zusätzlich können Sie aber an jeden beliebigen Benutzer Administrationsrechte vergeben. Aktuell stehen Ihnen fix vier Berechtigungsstufen zur Verfügung:

Rolle Berechtigungen
System Administrator Die höchste Rechte-Stufe. Der System Administrator hat alle verfügbaren Rechte.
Administrator Rechte wie der System-Administrator jedoch ohne:
- pascom Update
- Sicherung des kompletten Systems
- Dienste-Einstellungen
- pascom herunterfahren/neustarten
- Netzwerk-Konfiguration
- Cluster Management
Telefonie Verwaltung Rechte wie der Administrator jedoch ohne:
- Verwaltung von Gateways/Ämter
- Restart von Diensten
- Datenbank-Backup und Wiederherstellung
- Endgeräte-Firmware ausrollen
- pascom Connector
- Cronjob-Verwaltung
Telefonbuch Verwaltung Der Benutzer kann das pascom Telefonbuch bearbeiten.

Voicemailbox

Jedem Benutzer wird automatisch eine persönliche Voicemailbox zugeteilt. Standardmäßig existiert diese zwar, Anrufer werden aber noch nicht auf die Voicemailbox abgeworfen.

Zuerst muss festgelegt werden, wie mit den Voicemails umgegangen werden soll. Unter > > Benutzer auswählen und im Tab finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Einstellung Beschreibung
Voicemails speichern JA bedeutet, die Voicemails werden nach dem Versenden oder nachdem sie abgehört werden auf der pascom gespeichert bleiben. Durch einen Cronjob können ältere Voicemails gelöscht werden.
NEIN bedeutet, dass die Voicemails nach dem Versenden per E-Mail von der pascom gelöscht werden. Diese Einstellung ist zu empfehlen, da Voicemails viel Speicherplatz verwenden.
Voicemail Email An diese E-Mail-Adresse werden die Voicemails verschickt.
Überwachte Voicemailbox Als Standardeinstellung wird die eigene Voicemailbox überwacht. Hier kann man die Voicemailbox eines anderen Benutzers auswählen.

Anschließend muss die Voicemailbox als Aktion hinterlegt werden, falls das nicht schon bei der Benutzeranlage geschehen ist.

Alternative CallerID (CID Nummer)

Beim Anlegen erhält der Benutzer eine eigene Durchwahl unter der er angerufen werden kann. Im Normalfall wird einem anderen Teilnehmer diese Durchwahl auch angezeigt, wenn er von dem Benutzer angerufen wird. Wird dies nicht erwünscht, so kann unter Unter > > Benutzer auswählen und im Tab eine alternative CID Nummer angegeben werden.

Soll ein Benutzer bei externen Anrufen eine andere Durchwahl als seine eigene signalisieren, konfigurieren Sie das bitte im Amt unter Ausgehende Rufe.

Telefonbuch

Standardmäßig erhält jeder Benutzer einen Eintrag im Telefonbuch mit seinem Anzeigenamen und seiner Durchwahl. Hier hat man die Möglichkeit weitere Daten einzugeben. Der Eintrag ist dann auf pascom Client, Mobility Client und IP-Telefonen verfügbar.

Es ist auch möglich den Telefonbucheintrag zu deaktivieren, falls nicht erwünscht ist, dass mache Einträge für alle pascom Benutzer sichtbar sind.

Einstellungen zum Benutzer-Telefonbucheintrag können Sie unter > > Benutzer auswählen und im Tab vornehmen.

Virtuelles Faxgerät

Unter > > Benutzer auswählen und im Tab können Sie dem Benutzer ein virtuelles Faxgerät anlegen:

Einstellung Beschreibung
E-Mail Diese E-Mail-Adresse wird verwendet, um Faxe zu empfangen und Benachrichtigungen über die virtuell versendeten Faxe zu erhalten.
Durchwahl Die Durchwahl, unter der die Faxnummer erreichbar ist.
ausgehende Faxkennung Diese Nummer steht auf dem versendeten Fax.
Format Gibt das Format an, in dem der Benutzer eingehende Faxe per E-Mail erhält.

Endgeräte

Unter > > Benutzer auswählen und im Tab können Sie dem Benutzer Telefone zuweisen.
Aus der linken Seite ist eine Übersicht über alle verfügbaren Telefone. Über den blauen Pfeil können Sie das gewünschte Telefon wählen und auf die rechte Seite ziehen zu den zugewiesenen Geräten. Benötigen Sie ein Telefon nicht mehr, dann ziehen Sie es über den blauen Pfeil (Richtung nach links) zurück auf die linke Seite.
Einem Benutzer können mehrere Endgeräte zugewiesen werden. Welches Endgerät für ausgehende Rufe verwendet wird, kann über den pascom Client gewählt werden.

Für die zugewiesenen Geräte können Sie Timeouts einstellen:

Timeouts Beschreibung
Warten Intern Nach wie vielen Sekunden soll das Telefon bei internen Rufen klingeln.
Läuten Intern Wie viele Sekunden soll das Telefon klingeln, bevor der Anrufer in eine Aktion Intern/Nachher übergeht.
Warten Extern Nach wie vielen Sekunden soll das Telefon bei internen Rufen klingeln.
Läuten Intern Wie viele Sekunden soll das Telefon klingeln, bevor der Anrufer in eine Aktion Extern/Nachher übergeht.
Warten Agent Nach wie vielen Sekunden soll das Telefon klingeln, wenn der Benutzer als Agent einen Anruf über ein Team bekommt.
Läuten Agent Wie viele Sekunden soll das Telefon klingeln, wenn der Benutzer über ein Team angerufen wird. Dieser Timeout überschreibt den Timeout, der beim Team eingestellt ist.

Benutzer-Timeouts müssen pro Gerät und pro Benutzer eingestellt werden.

Arbeitsplatz

Unter > > können Sie Arbeitsplätze anlegen. Im Tab können Sie die Telefone zuweisen. Ein Arbeitsplatz kann mehrere Geräte haben.
Im Tab können Sie Benutzer zuweisen. Der Arbeitsplatz kann aber bei der Erstellung auch erstmal leer bleiben. Benutzer können sich über ihr Telefon oder dem pascom Client selber am Arbeitsplatz anmelden.

Am Arbeitsplatz anmelden:
über den pascom Client Rechts neben dem Profilbild können Sie den Arbeitsplatz auswählen.
Falls Sie öfters die gleichen Arbeitsplätze verwenden, sehen Sie diese gleich beim Klick auf den Pfeil. Ansonsten wählen Sie Weitere Arbeitsplätze.
Möchten Sie sich von dem Arbeitsplatz abmelden, wählen Sie Kein Arbeitsplatz
über das IP-Telefon IP-Telefone, die von der pascom provisioniert werden haben eine pascom Menütaste. Drücken Sie diese und wählen Sie Anmelden. Nun geben Sie Ihre Durchwahl ein und Ihre PIN.
Zum Abmelden Drücken Sie ebenfalls die pascom Menütaste und wählen Sie Abmelden

Unter > > Benutzer auswählen und im Tab können Sie auch dem Benutzer einen Arbeitsplatz zuteilen bzw. sehen an welchem Arbeitsplatz der Benutzer aktuell arbeitet.

Rufumleitungen (anlagenbasiert)

Eine Übersicht über Rufumleitungen finden Sie unter > . Hier sehen Sie die von den Benutzern angelegten Rufumleitungen, ob sie aktiv oder inaktiv sind, und Sie können hier auch neue Rufumleitungen setzen.

Richten Sie bitte nur Rufumleitungen über die pascom ein (über den pascom Client oder der pascom-Menütaste Ihres IP-Telefons). Damit vermeiden Sie unkontrollierte Umleitungs-Endlosschleifen.

Aktionen

Aktionen sind in der pascom ein wichtiges Werkzeug um den Anrufablauf zu steuern. Aktionen ermöglichen es

  • dem Anrufer Ansagen vorzuspielen,
  • außerhalb der Geschäftszeiten den Anrufer auf eine Voicemailbox umzuleiten,
  • einen Anrufen auf einen anderen Benutzer oder Team abzuwerfen, falls der eigentlich Angerufene im Gespräch,
  • und vieles mehr.

Lesen Sie dazu bitte den Artikel über Aktionen.

FollowMe

Benutzern und Arbeitsplätzen können mehrere Endgeräte zugewiesen werden. Die Konfiguration welches Endgerät wann, wie lange und ob überhaupt klingelt bezeichnet man als FollowMe.

FollowMe

Klicken Sie im Web-UI zunächst auf > > Benuzter auswählen > im Tab . In der rechten Spalte erhalten Sie die Übersicht der direkt zugewiesenen Geräte mit den FollowMe-Einstellungen. Klicken Sie nun auf die FolloMe-Einstellung:

FollowMe

Einstellung Beschreibung
Vom Benutzer konfigurierbar Ja/Nein: Der Admin kann entscheiden ob der Benutzer FollowMe-Einstellungen zu diesem Gerät über seinen Client vornehmen kann.
Aktiviert Ja/Nein: Das Endgerät läutet bei einem eingehenden Anruf mit oder nicht.
Warten Zeit in Sekunden, wie lange das Gerät wartet bis es mitklingelt bei einem eingehenden Anruf
Timeout Zeit in Sekunden, wie lange das Gerät klingelt

Die Einstellungen erfolgen für

  • Intern: wenn der Anruf pascom-intern erfolgt,
  • Extern: wenn der Anruf über das Amt kommt,
  • Team: wenn der Benutzer als Agent in einem Team angerufen wird.

FollowMe über den Client steuern

Darf der Benutzer (je nach Berechtigung) selber seine FollowMe-Einstellungen verwalten, kann er dies über seinen pascom Desktop Client ( > ) tun.

FollowMe

Der Benutzer kann Einstellungen vornehmen für Anrufe von intern und extern und für Anrufe die aus einer Warteschlange kommen. Dafür wechselt er zwischen dem Tabs , und .

Einstellungen Beschreibung
Client kontrolliert Über dieses Auswahlmenü kann gewählt werden welches Telefon, falls mehrere vorhanden, über den Desktop Client kontrolliert wird.
Meine Geräte Hier sind alle Telefone des Benutzers gelistet. Telefone zu denen der Benutzer keine FollowMe-Einstellungen vornehmen darf sind ausgegraut.
Der Benutzer kann Geräte aktivieren/deaktivieren, also entscheiden ob ein Telefon mitläutet oder nicht. Ebenfalls kann eine Verzögerung (Telefon wartet bis es mitläutet) und Dauer des Läutens eingestellt werden.

Zur Übersicht über die FollowMe-Einstellungen sieht man in der rechten Spalte eine grafische Übersicht über die Geräte und deren Zeiten.