Was bedeutet “Unified Communications Communications as a Service"?
Vor einigen Wochen haben wir das Thema Unified Communications näher betrachtet und dabei und die verschiedenen Dienste vorgestellt, die zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und damit zu einer beträchtlichen Produktivitätssteigerung eines Unternehmens führen, wenn sie auf einer Plattform in einem einheitlichen, zentralisierten Kommunikations-Hub zusammengeführt werden.
Wie bereits erwähnt, werden Unified Communications (UC-)Lösungen in vielen verschiedenen Formen angeboten, von denen eine das zunehmend populäre cloudbasierte “as a Service” -Modell, kurz UCaaS, ist.
Die Vorteile des “Unified Communications as a Service” Modells als cloudbasierte Anwendung (UCaaS)
Auf den ersten Blick besteht der Hauptvorteil von Unified Communications as a Service oder UCaaS (und von den sogenannten „as a Service” Modellen im Allgemeinen) darin, dass die Anfangsinvestition des Unternehmens wesentlich geringer ausfällt, da bei der Cloud-Lösung die Kosten über einen bestimmten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) verteilt werden.
Obwohl dies bereits ein stichhaltiges Argument ist, bieten UCaaS-Lösungen den Unternehmen über die Kostenvorteile hinaus viele weitere wichtige Vorteile.
Zusammenarbeit über die Cloud
Unified Communications (UC) – oder Vereinheitliche Kommunikation – optimiert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter eines Unternehmens. Deutlich erleichtert werden Instant Messaging, Datenübertragung oder die Durchführung von Video- und Audiokonferenzen. Cloudbasierte UC-Lösungen bieten jederzeit und überall den Zugang auf die gemeinsame Datenplattform und erleichtern damit den Zugriff von außerhalb (remote access) und die Integration von HomeOffice-Mitarbeitern erheblich. UCaaS- und UC-Telefonsysteme bieten per Fingertipp einen Desktop-Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten wie Telefonbücher und Anruflisten, so dass Ihr Team jederzeit auf dem neuesten Stand ist.
Die Einführung des Smartphones hat maßgeblich zur Transformation des modernen Arbeitsplatzes beigetragen. Daher wird jeder Anbieter von UC-Telefonsystemen bestrebt sein, auch mobile UC-Apps bereitstellen. Mobile VoIP- und UC-Apps bieten dieselbe UC-Funktionalität wie die Desktop-Ausführungen und fördern somit zusätzlich das Teamwork und führen zu einer weiteren Produktivitätssteigerung. Mobile UC-Apps sind damit eine weitere wichtige Ressource für die Kontinuität von Geschäftsprozessen.
Konnektivität in der Cloud
Selbstverständlich sind alle diese Tools als lokal installierte On-Premise-Lösungen verfügbar, wobei der Zugriff auf On-Premise-Lösungen jederzeit über das Virtual Private Network (VPN) des Unternehmens erfolgen kann. Mit erstklassigen cloudbasierten UCaaS-Lösungen ist die vollständige Konnektivität überall und jederzeit problemlos gegeben, solange eine Internetverbindung vorhanden ist.
Es könnte nun der Fall sein, dass beim Internet Service Provider (ISP) der Zentrale Dienstunterbrechungen auftreten. Dadurch wird der Fernzugriff von Mitarbeitern auf das Telefonsystem wahrscheinlich nicht beeinträchtigt – es sei denn, sie haben den gleichen Anbieter. Selbst wenn dies der Fall sein sollte, stehen auf den Smartphones der Mitarbeiter alle Tools zur Verfügung, die zum Verbinden und Weiterarbeiten benötigt werden.
Darüber hinaus kann die Verlagerung der Infrastruktur eines Unternehmens in die Cloud mit Lösungen wie ein gehostetes UC Telefonsystem dazu beitragen, lokal auftretende Probleme oder Hindernisse wie interne Verbindungsprobleme zu beseitigen. Solange die Benutzer des Telefonsystems über eine Internetverbindung verfügen, kann die Verbindung von überall aus hergestellt werden.
Weitere Vorteile: Das Unternehmen braucht keine VPN-Infrastruktur zu unterhalten und kann die Hardwareanforderungen vor Ort minimieren sowie die Arbeitsbelastung des Administrators und die Wartungskosten für die Hardware erheblich reduzieren.
Redundanz in der Cloud
Eines der Hauptanliegen der Unternehmen in Bezug auf Cloud-Lösungen sind die Aspekte Redundanz und Ausfallsicherheit. Dies ist definitiv ein berechtigtes Anliegen, besonders wenn es um Sprachtelefonie und UC geht. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, sich bei der Auswahl des Lösungsanbieters über Redundanz- bzw. Ausfallsicherheitsmaßnahmen des Providers sowie über Verfügbarkeitsstatistiken zu informieren.
Betrachten wir, welches Szenario das größere Risiko von Ausfallzeiten aufweist; ein Bürogebäude oder ein Rechenzentrum? Ein Bürogebäude, dessen Infrastruktur nach Praktikabilitäts- und Kostengesichtspunkten kostenminimierend eingerichtet wurde oder ein Rechenzentrum, das abseits von Hochrisikogebieten errichtet wurde, um extremen Wetterbedingungen standzuhalten, und in dem strengste “Reinraum” - und Sicherheitsstandards berücksichtigt werden? Vergleicht man beide Fälle, ist es viel wahrscheinlicher, dass die interne Infrastruktur eines Unternehmens ausfällt, als dass ein professionelles Rechenzentrum einen Ausfall erleidet.
Selbst wenn die Zentrale ausfällt, ist Ihr Team weiterhin in der Lage, in Verbindung zu bleiben und weiterzuarbeiten. Damit werden Sie auch weiterhin für Ihre Kunden erreichbar sein und diese werden wahrscheinlich nicht einmal bemerken, dass es überhaupt einen Verbindungsausfall gegeben hat. Wie wir alle wissen, bringt mangelnde Erreichbarkeit eines Unternehmens umfangreiche Probleme mit sich.
Leider sind gehostete Telefonie- und UCaaS-Lösungen nicht in jedem Szenario anwendbar. Ein Beispiel wäre eine Produktionsstätte, die auf der „Man-down-Funktion“ eines DECT-Mobilteils beruht. Unter Berücksichtigung von allen hier gegebenen Risiken muss in diesem Fall eine bestimmte Redundanzinfrastruktur vor Ort vorhanden sein, um die Kommunikationsfähigkeit aller internen Systeme zu gewährleisten.
Profitabilität in der Cloud
Wie bereits erwähnt, stellen UCaaS-Lösungen eine hervorragende Möglichkeit zur Absenkung der Betriebskosten dar, z.B. zur Minimierung der Verwaltungs- und Infrastrukturwartungskosten. In vielen Fällen können Erstinvestitionskosten vermieden werden. Hinzu kommt, dass UCaaS und Cloud-Lösungen im Vergleich zu On-Premise-Lösungen (lokalen Installationen) von Haus aus einfacher und kosteneffektiver zu skalieren sind. Hierzu sind keine zusätzlichen Server- oder Hardware-Ressourcen erforderlich. In der Summe können die laufenden Kosteneinsparungen beträchtlich sein.
Betrachtet man zusätzlich den Zugewinn an Produktivität durch die uneingeschränkte Kommunikation der Mitarbeiter, die gehostete Telefonie- und cloudbasierte Unified Communications-Lösungen ermöglichen, ist der Wechsel zu einer „Unified Communication as a Service-“ Lösung (UCaaS) ein bedeutender Treiber, um das Betriebsergebnis zu verbessern, eine Umsatzsteigerung zu erreichen und letztlich die Rentabilität eines Unternehmens zu maximieren.
Zusammenfassung
Es gibt viele Vorteile von cloudbasierten Unified Communications Lösungen, die nicht vorwiegend kostenorientiert sind. Doch in erster Linie sollten UCaaS-Lösungen als Instrument zur Optimierung von Organisationsprozessen betrachtet werden, zur Steigerung des Umsatzes durch verbesserte Produktivität und Leistungsoptimierung sowie als wirksames Mittel zur Reduktion von Investitionsausgaben. Wie immer gibt es bei der Entscheidung für oder gegen eine cloudbasierte UCaaS-Lösung Argumente dafür und dagegen – und es sollte in jedem Fall sorgfältig abgewogen werden, ob UCaaS und gehostete Telefonsysteme für Ihr Unternehmen geeignet sind oder nicht.
Wenn Sie unsicher sind oder Fragen haben, wenden Sie sich jederzeit an einen unserer Berater, der Sie gerne ausführlich und individuell zu Ihrem Vorhaben beraten wird. Wir sind sicher: Unsere cloudbasierten oder lokal installierten Telefonielösungen können zur Aktualisierung Ihrer Kommunikationslösung einen wertvollen Beitrag leisten.