Wie man erfolgreiche virtuelle Videokonferenzen durchführt und verwaltet
Was das Arbeiten aus der Ferne betrifft, so haben die letzten Monate den Unternehmen weltweit gezeigt, dass das Arbeiten im Home-Office kein Nebeneffekt mehr ist, sondern zu einem unverzichtbaren Instrument der Geschäftskontinuität geworden ist, dass bei richtiger Handhabung die Produktivität tatsächlich steigern kann. Im Großen und Ganzen hat diese Technologie den Anforderungen standgehalten, und die Mitarbeiter haben sich erfolgreich an die neue Arbeitsweise angepasst. Was jedoch deutlich geworden ist, dass die Mitarbeiter bei virtuellen Besprechungen Mühe hatten, sich mit den Funktionen zurechtzufinden, um ansprechende und produktive virtuelle Videokonferenzen effektiv durchzuführen und zu verwalten. Als Spezialisten für die geschäftliche Zusammenarbeit sind uns das Arbeiten von zu Hause aus und virtuelle Meetings nicht fremd. Deshalb haben wir einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, virtuelle Meetings zum Erfolg zu führen.
1. Die richtige Technologie
Wie wir in unserem vorherigen Artikel erörtert haben, ist die Wahl der richtigen Technologie von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Durchführung und Verwaltung virtueller Konferenzen geht. Wir erläuterten, warum Cloud-Business-Kommunikation so wichtig ist, warum Video heute der Kommunikationskanal Nummer 1 sein sollte, warum Audio-Einwahlen notwendig sind und wie die Verwendung von Team Kollaboration-Tools sicherstellen, dass die Teilnehmer optimal mit Informationen versorgt werden. Der wichtigste Aspekt, der von Ihnen gewählten Lösung, ist jedoch die Benutzerfreundlichkeit. Wenn die Lösung nicht einfach zu bedienen ist, wird die Produktivität des Meetings leiden.
2. Zeit für Vorbereitungen einplanen
Wie ein Sprichwort sagt: Schlechte Planung führt zu schlechter Leistung. Wir alle nehmen uns die Zeit, um uns auf persönliche Treffen vorzubereiten, warum also nicht auch für virtuelle Treffen? Unser Tipp, bauen Sie folgende Parameter in den Planungsprozess Ihrer virtuellen Meetings mit ein:
- Teilnehmerkreis
- Inhalt
- Struktur
Wenn Sie sich über die obigen Tipps Gedanken machen, werden Sie erleben, dass Ihre virtuellen Treffen viel erfolgreich werden. Berücksichtigen Sie, wer Ihr Publikum ist, so können Sie feststellen ob der Inhalt relevant ist oder nicht. Wenn der Inhalt irrelevant ist, entfernen oder ändern Sie ihn. Wenn Aspekte des Inhalts nur für eine kleinere Anzahl von Teilnehmern relevant sind, splitten Sie das Online Meeting und machen ein separates Treffen.
Fließende Präsentationen und Konferenzen sind am ansprechendsten, und eine vorab geplante Struktur hat viele Vorteile. Gut strukturierte Konferenzen sind leichter nachzuvollziehen und tragen somit zu einem besseren Verständnis bei. Wie bei geschäftlichen Besprechungen von Angesicht zu Angesicht, sollten virtuelle Besprechungen immer einen Moderator haben. Der Moderator muss dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich an die Struktur halten, während Sie Ihren Input in die Besprechung einbringen. Je besser der Moderator vorbereitet ist, desto produktiver wird die Konferenz sein.
3. Die Größe der Teilnehmer auf ein Minimum beschränken
Was die Teilnehmer betrifft, so ist es wichtig, dass Sie diese kennen. Wir empfehlen, die Teilnehmerzahlen so klein wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass der Inhalt nur für diese Teilnehmer relevant ist. Außerdem sind kleinere Gruppen einfacher zu handhaben. Darüber hinaus hat jeder Persönlichkeitstyp die Möglichkeit, seinen Beitrag aktiv in das virtuelle Meeting einzubringen.
Es gibt nichts Schlimmeres, wenn dominantere Persönlichkeiten die Führung übernehmen und Themen diskutieren, die für Sie und Ihre Rolle oder Ziele nicht relevant sind. Dies gilt insbesondere für interne Besprechungen wie Brainstorming-Sitzungen, bei denen zu viele Meinungen und Ideen die Qualität der Sitzung beeinträchtigen.
Ein weiterer kritischer Aspekt ist, dass viele Teilnehmer die virtuelle Konferenz auf einem kleinen Bildschirm sehen werden. Nicht jeder Teilnehmer wird Zugang zu größeren Bildschirmen oder mehreren Monitoren haben, und wenn man die Größe des Publikums auf ein Minimum beschränkt, ist es möglich das Durcheinander auf dem Bildschirm zu reduzieren und die Teilnehmer konzentriert zu halten.
4. Testen und Üben im Vorfeld
Testen und Üben Sie Ihre virtuellen Konferenzen - wir können dies nicht genug betonen. Nur durch Testen und Üben werden Sie mögliche Probleme beim Inhalt, der Struktur und Ihren Fähigkeiten mit der Technologie und als Moderator aufdecken.
In unserem vorherigen Beitrag haben wir hervorgehoben, wie das Üben im Vorfeld dazu beiträgt, potenzielle Probleme mit der Technologie zu erkennen. Dasselbe gilt für den eigentlichen Inhalt und die Struktur des Meetings. Wenn Sie vor der Konferenz testen und üben, werden Sie zweifellos Punkte aufdecken, die verbessert werden können. Inhalt, der nicht relevant ist, kann entfernt werden. Abschnitte, in denen die Struktur nicht fließend ist, können verbessert werden.
Das Üben im Vorfeld wird Ihnen auch helfen, sich mit dem Inhalt besser vertraut zu machen und sicherzustellen, dass Sie mögliche Zeitprobleme erkennen und ein Überlaufen vermeiden können. Darüber hinaus werden Probeläufe dazu beitragen, dass Sie als Gastgeber des Treffens selbstbewusst, gut vorbereitet und professionell auftreten. Natürlich sollte man immer gut vorbereitet sein, aber für virtuelle Geschäftstreffen mit Kunden, Lieferanten und/oder Geschäftspartnern ist dies unerlässlich.
5. Angemessene Kleidung, Umgebung und Etikette
Die Arbeit von zu Hause aus ist voll mit Bildern von Menschen, die auf ihrem Sofa liegen, den Laptop auf dem Schoß und einen Pyjama tragen. Sie würden nicht im Pyjama zu einem persönlichen Treffen im Büro erscheinen, also warum sollten Sie es in virtuellen Konferenzen tun? Darüber hinaus hat eine angemessene Kleidung eine Reihe weiterer Vorteile, wie z.B. die Schaffung der richtigen Einstellung zur Arbeit und die Darstellung von Professionalität.
Wenn man zudem bedenkt, dass sich virtuelle Besprechungen von der traditionellen Audiokonferenz zu Video- und Webkonferenzen gewandelt haben, ist es sehr empfehlenswert, einen geeigneten Raum zu finden, in dem man arbeiten kann. Am Küchentisch zu sitzen, neben einer Tasse Tee und schlechtem Licht, wäre eine unangemessene Umgebung und schmälert die Effektivität. Wenn Sie die Möglichkeit haben, einen Büroraum zu schaffen, tun Sie dies. Es wird Ihren Geschäftserfolg in jeder Hinsicht verbessern. Noch dazu erhalten sie die richtige Work-Life-Balance.
Denken Sie letztendlich daran, dass jeder Sie sehen kann. Die Einhaltung der richtigen Etikette ist von großer Bedeutung und der Schlüssel zu einem positiven Eindruck. Wenn Sie müde, abgelenkt oder uninteressiert wirken, dann ist Ihr Meeting dazu verdammt, eine sinnlose Zeitverschwendung für Ihre Teilnehmer zu werden. Das heißt, führen Sie die Besprechung wie im Büro durch, seien Sie pünktlich, kleiden Sie sich angemessen, halten Sie sich an Ihren Plan, interagieren Sie mit Ihren Teilnehmern und bleiben Sie im Zeitplan.
Wir sind hier um zu helfen
Es gehört natürlich viel mehr dazu, großartige virtuelle Konferenzen zu veranstalten und produktiv zu bleiben, während man von zu Hause aus arbeitet. Wir sprechen schon seit einigen Jahren über solche Themen, mit vielen Tipps und Tricks. Nutzen Sie daher auch unsere anderen Blog-Artikel, z.B. darüber, welche zusätzlichen UC- Tools zu verwenden sind, wie man mit Remote-Teams arbeitet und sie verwaltet, wie die Ergonomie des idealen Home-Office aussieht und was Sie für die perfekte Einrichtung benötigen (sehen Sie sich diesen Beitrag von 2018 an).
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