Mit der richtigen Telefonanlage gewährleisten Sie kontinuierliche Geschäftsabläufe

Mit der richtigen Telefonanlage gewährleisten Sie kontinuierliche Geschäftsabläufe

Die Wahl der Telefonanlage spielt eine entscheidende Rolle für den die Kontinuität von Geschäftsprozessen.

Telefonanlagen für Unternehmen haben sich von der ursprünglichen Hardware-basierten Telefonvermittlung (Private Branch Exchange oder PBX) weiterentwickelt und bieten heute eine Fülle von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, produktiver, mobiler und damit wettbewerbsfähiger zu werden und so die Kontinuität ihrer Geschäftsprozesse abzusichern. Dies gilt auch für die Aufrechterhaltung der Telefonie in Krisensituationen – bis hin zum Ausfall des Telefonproviders, der durch Naturkatastrophen verursacht wird.

Effiziente Kommunikation ist heute grundlegend für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist Kommunikation auch maßgeblich für kontinuierlich durchlaufende Geschäftsprozesse – angefangen bei der durchgängigen Erreichbarkeit bis hin zum Aufbau einer nachhaltigen Kundenbindung. Wie die aktuelle Forschung zeigt, ist sprachliche Kommunikation noch immer die erste Wahl bei den bevorzugten Kommunikationskanälen. Deshalb ist ein erstklassiges Telefonsystem ein Muss.

Kunden erwarten heute hervorragenden Service von ihren Dienstleistungspartnern. Bei der Telekommunikation können bereits geringfügige Ausfallzeiten Umsatzeinbußen und eine nachhaltige Schädigung der Reputation zur Folge haben. Eine störungsfrei und stabil funktionierende Telefonanlage, die als Kommunikationsplattform des Unternehmens dient, gilt deshalb als unabdingbare Voraussetzung für effiziente kontinuierliche Geschäftsprozesse.

Sprache bevorzugt

Wie bereits erwähnt, ist die Sprache immer noch der bevorzugte Kundenkontaktkanal und wird auch von der Mehrheit der Mitarbeiter für die interne Kommunikation bevorzugt. Dies bedeutet, dass der erste Ansprechpartner Ihrer Kunden oft Ihre Telefonanlage ist. So gesehen stellt Ihre On-Premise- oder gehostete Telefonanlage nicht nur eine hervorragende Plattform dar, die Ihr Markenimage befördert und schützt und damit auch Einfluss darauf nimmt, wie Ihre Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen, sondern ist darüber hinaus auch dafür verantwortlich, wie kontinuierlich und effizient Kommunikation und damit Geschäftsprozesse ablaufen.

Wenn Sie sich für ein Telefonsystem entscheiden, das über mehrere Provider betrieben werden kann, profitieren Sie von zusätzlicher Redundanz. Falls ein Provider ausfällt, läuft der Betrieb über einfach über einen Backup-Provider unterbrechungsfrei weiter, ohne dass Ihre Kunden einen Unterschied bemerken.

Gehostete Telefonanlagen spielen eine Schlüsselrolle

Was passiert, wenn die Telefonverbindung in Ihrer Firmenzentrale unterbrochen wird? Wenn sich Ihre Hardware-Telefonanlage in der Zentrale befindet, lösen Sie das Problem indem Sie Ihren Provider bitten alle Anrufe auf Mobilanschlüsse umzuleiten. Eine gut konzipierte BYOD / CYOD-Strategie für die mobile Telefonie (Bring your own device / Choose your own device) wird auch an dieser Stelle helfen.

Eine weitere Möglichkeit, den Verlust der Konnektivität in der Zentrale zu kompensieren besteht darin, Resiliency-Schichten wie LTE und in Zukunft 5G-Konnektivitätsoptionen einzubauen. Obwohl dies aus geografischen Gründen nicht überall anwendbar ist, bietet diese Option eine zusätzliche Ausfallsicherheit für die Kontinuität der Business-Telefonie – sowohl für stationäre On-Premise- als auch für Cloud Telefonanlagen.

Gehostete Telefonsystem haben hier wesentliche Vorteile: Denn die meisten modernen Telefonsysteme, wie pascom, bieten eine umfangreiche Palette an Unified Communications (UC) -Tools, einschließlich mobiler Apps und Softphones. Diese Tools sind täglich in Gebrauch – zusätzlich schützen Sie vor größeren Katastrophen, da damit die Verbindung Ihrer Mitarbeiter auf jeden Fall gewährleistet ist. Wenn Ihre Telefonanlage gehostet ist, erleiden sie keinerlei funktioneller Einbuße und sorgen für kontinuierliche Geschäftsabläufe.

Integrierte Systemintegritätsprüfungen

Die Überwachung des Servicestatus ist ein hervorragendes Werkzeug für die Überwachung der Kontinuität von Geschäftsprozessen, da IT-Administratoren einen sofortigen Überblick über den Status des Telefonsystems erhalten und beim Erkennen potentieller Probleme Benachrichtigungen versenden können. Dies ermöglicht es Administratoren, den Systemzustand proaktiv zu überwachen, Probleme zu erkennen und ihnen zuvorzukommen, bevor sie kritische Ausmaße annehmen.

Auf dem Markt sind viele Überwachungslösungen von Drittanbietern verfügbar, aber nur erstklassige Telefonsysteme bieten integrierte Überwachungssysteme für Telefonanlagen an. So verfügen alle Telefonanlagen von pascom beispielsweise standardmäßig über integrierte Nagios Icinga-Überwachungslösungen, die Ihrem IT-Administrator zusätzliche Vorteile verschaffen.

Automatisches Backup & Restore

Leider passieren diese Dinge und sollte im schlimmsten Fall Ihre Telefonanlage ausfallen, könnte dies mit erheblichen Kosten verbunden sein. Dies ist jedoch nicht allzu tragisch, da eine automatische Backup-Funktion wirksam für Abhilfe sorgt. Mit der Backup-Funktion können sowohl vollständige System-Backups als auch Datenbank-Backups automatisch ausgeführt werden. Damit können Telefonie- und PBX-Dienste innerhalb von Minuten wiederhergestellt werden.

Wenn Sie über eine gehostete Lösung wie pascom verfügen, wird Ihr Hosting-Provider dies für Sie übernehmen. Sollte Ihre gehostete Telefonanlage aus irgendeinem Grund versagen – melden Sie dies einfach Ihrem Provider an, der die volle Funktionstüchtigkeit über ein Backup wiederherstellen wird.

Bei einer stationären Vor-Ort Lösung sind Sie selbst für die Backup-Erstellung verantwortlich. Nach der Konfiguration kann das vollständige System-Backup zur Neuinstallation verwendet werden und Ihr Telefonsystem innerhalb weniger Minuten wieder betriebsbereit sein. Sollte Ihre Serverhardware defekt sein, kann die Installation über eine Virtualisierungssoftware erfolgen.

Redundanz und Ausfallsicherheit

Sollten in Ihrem Unternehmen bereits wenige Minuten unterbrochener Dienste zu erheblichen finanziellen Verlusten führen können, z. B. zu einem Call-Center oder bei Finanzdienstleistungen, benötigen Sie eine Telefonanlage, die eine außergewöhnliche Ausfallsicherheit und Redundanz bietet.

Eine Möglichkeit besteht darin, einen genaueren Blick auf die Virtualisierung zu werfen. Virtualisierungssoftware wie VMware bietet jetzt erweiterte Redundanz-, Backup- und Wiederherstellungswerkzeuge. Bei der Virtualisierung muss sichergestellt werden, dass Business-Continuity-Protokolle implementiert werden. Der Vorteil virtueller Umgebungen ist es, dass im Vergleich zu tagelangen Wartezeiten bei der Lieferung von Ersatzhardware eine Lösung binnen Minuten bereitgestellt werden kann.

Die Wahl von gehosteten Cloudlösungen stellt eine exzellente Möglichkeit dar, die Redundanz Ihres Systems sicherzustellen, da der Provider die Kosten übernimmt und außerdem ein hohes Maß an Sicherheit bietet indem er ein DataCenter bereitstellt, Verfügbarkeit garantiert oder Problemlösungen etc. anbietet. Die erfolgreiche Wiederherstellung von Diensten hängt jedoch vollständig von der Reaktionszeit Ihres Providers ab, was sich Ihrer Kontrolle weitgehend entzieht.

Bei der Auswahl eines Telefonanbieters sollten Sie folgenden Punkte in Betracht ziehen:

  • Wie lange ist er bereits im Geschäft?
  • Verfügt der Anbieter über eine vollständige Dokumentation?
  • Wie wartungsfreundlich ist die angebotene Lösung – z.B. bei Upgrades und Updates?
  • Liegen Zertifizierungen vor – z.B. TüV-zugelassenes DataCenter usw.
  • Gibt es aussagekräftige Kundenreferenzen

Weitere Informationen zu Telefonsystemen von pascom und darüber, wie Sie mit pascom Ihre Unternehmenskommunikation verbessern, finden Sie auf unserer Website unter www.pascom.net

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