VoIP Telefonanlagen Ratgeber: Netzwerkintegration

VoIP Telefonanlagen Ratgeber: Netzwerkintegration

In unserem Kapitel Telefonanlagen Ratgeber: Netzwerkintegration beschäftigen wir uns nun mit der Frage, wie kann ich meine VoIP Telefonanlage in das bestehende Netzwerk integrieren. Im Vergleich zur klassischen Telefonanlage, in denen die Telefone über ein separates Netz angebunden werden, bieten IP-basierte Systeme einige Vorteile. Bspw. muss nur ein Netzwerk gepflegt werden und zusätzliche Funktionen wie Desktop Clients, CRM / Ticketsystem oder Telefonbücher Anbindung sind jederzeit möglich. Zudem ermöglicht die VoIP Software Sprachanrufe nicht mehr über klassische Telefonleitungen, sondern mittels des Internets zu übertragen. Dabei wird das Telefonat in „Paketen“ verschlüsselt durch das World Wide Web geschickt. VoIP Software ist ein enorm umfangreiches Produkt, das eine Vielzahl an Features besitzt. Diese reichen von einer automatischen Antwortfunktion, der Einrichtung eines Call Centers, über die Videotelefonie bis hin zur Konferenzschaltung. Erstellen Sie sich also eine Liste mit allen Funktionalitäten, welche für Sie und Ihre Mitarbeiter unverzichtbar sind. Wie Sie merken gibt es für die Integration verschiedene Möglichkeiten, welche auf verschiedenen Frameworks basieren, die wir im Folgenden erläutern werden. Außerdem gehen wir gesondert auf die wichtigsten Funktionen ein, welche Ihnen von einem VoIP Telefonsystem geboten werden sollten.

Wie sucht man die richtige Software aus?

Eine professionelle Telefonanlage vermittelt gegenüber Anrufern einen hochwertigen Eindruck. Die Konfigurations- und Anwendungsmöglichkeiten, haben einen entscheidenden Einfluss darauf wie professionell Sie Ihr Anrufaufkommen meistern. Die Wahl der richtigen Kommunikationslösung ist essentiell, um eine möglichst ideale Erreichbarkeit zu gewährleisten. Dies gilt nicht nur für große Firmen mit vielen Mitarbeitern, sondern auch für kleine Betriebe oder Start-ups.

Wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen?

Nicht jede, der vorgestellten Lösungen ist ideal für jedes Unternehmen geeignet. Die Wahl einer Cloud-Lösung bietet viele Vorteile, beispielsweise die sehr niedrigen Einstiegskosten. Daher ist die Cloud-Lösung ideal für Start-ups und KMUs. Dies gilt allerdings nicht für z.B. Produktionsstätten, die aus Sicherheits- und Gesundheitsgründen eine fest installierte Telekommunikationslösung vor Ort benötigen.

Als Faustregel gilt, die Cloud-Lösung ist ideal für Übernehmen bis ca. 25 Mitarbeiter geeignet, was nicht heißen soll, dass größere Unternehmen die Cloud ignorieren sollten. Die Cloud-Lösungen von pascom bieten weitaus mehr Vorteile als nur die Vorlaufkosten zu senken.

Wenn Ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat, spielt die Technologie selbst nur noch eine untergeordnete Rolle. Bei unseren Kunden steht die Zentralisierung und Standardisierung der Kommunikationsplattform im Vordergrund. Bei Großunternehmen ist es oft so, dass das Unternehmen über eine Zentrale verfügt, die jedoch völlig unabhängig von den kleineren Standorten ist. Aus diesem Grund verfügen die Niederlassungen in der Regel über ein eigenes IT-Team, das ein Vor-Ort-Telefonsystem verwaltet – ob virtuell oder hardwarebasiert. Daher ist es für Großunternehmen wichtig, eine Lösung zu finden, die es ermöglicht, eine zentralisierte Kommunikationslösung zu integrieren. Mit pascom kann dies sowohl mit Vor-Ort als auch Cloud-Lösungen erreicht werden.

Möglichkeit A: Integration in bestehendes Firmennetzwerk

Vor allem in kleineren und mittleren Netzwerken kann eine neue Telefonanlage direkt in die bestehende Netzwerkstruktur integriert werden. Dadurch sind nur geringe Anpassungen der vorhandenen IT-Umgebung erforderlich. Ein vorhandener DHCP-Server (Dynamic Configuration Protocol-Server) kann hierbei entweder für die Telefonanlage mitbenutzt werden oder Sie konfigurieren Ihre Telefonanlage als DHCP-Server für das gesamte Netzwerk.

Einige IP Tischtelefone besitzen auch einen internen Switch. Dieser kann genutzt werden, um den Arbeitsplatzrechner oder weitere Endgeräte direkt in die Netzwerkstruktur zu integrieren. Dies spart Verkabelung und ist besonders dann hilfreich, wenn nicht genug LAN-Ports vorhanden sind.

Möglichkeit B: Trennung von Telefon- und Firmennetzwerken

Für größtmögliche Flexibilität und Betriebssicherheit sollte die Telefonanlage in einem – vom Firmennetzwerk getrennten – Telefonnetzwerk betrieben werden. Diese Netzwerkarchitektur bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Probleme mit der Bandbreitenzuteilung (Quality of Service) und Konflikte mit bereits vorhandenen Netzwerkdiensten werden vermieden; insbesondere wird der Telefonverkehr nicht durch Auslastungsspitzen des Firmennetzwerkes beeinträchtigt.
• Zugriffe auf das Telefonnetzwerk können durch eine Firewall kontrolliert werden.
• Da manche Telefonanlagen einen integrierten DHCP-Server für das Telefonnetzwerk bereitstellen können, sind keine Anpassungen des DHCP-Dienstes im Firmennetzwerk erforderlich.

Dabei muss das Ganze auf keinen Fall physisch getrennt sein. Moderne Switches bieten den Vorteil, dass sogenannte VLANs, also virtuelle LANs angelegt werden können. So ist es bspw. möglich einen 48Port Switch so zu konfigurieren, dass auf Port 1-24 alle Telefone und Port 25-48 alle Firmenrechner angelegt werden.

Möglichkeit C: Integration und Migration bestehender Telefonanlagen

Eine gute VoIP Telefonanlage lässt sich relativ einfach an vorhandene ISDN-basierte Telefonanlagen anbinden. Dies ermöglicht eine schrittweise Migration (auch sanfte Migration genannt), wenn für bestehende Nebenstellen und Endgeräte keine sofortige Umstellung möglich ist.

So eine Integration sollte nur mit Bedacht durchgeführt werden, da in diesem Fall zwei Anlagen gewartet werden müssen und der Konfigurationsaufwand sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.

Möglichkeit D: Gehostete Telefonanlage (Cloud Lösung)

Immer mehr wird der Begriff Cloud Telefonsystem verwendet und es gibt durchaus Szenarien, in denen eine gehostete virtuelle Telefonanlage ihre Vorteile mit sich bringt. Aber wie schaut es bei der Netzwerkverkabelung aus?

Die Netzwerkverkabelung bei einer gehosteten Anlage ist ähnlich wie bei einer Inhouse TK Anlage. Sie benötigen ebenfalls Switches und einen Router. Ist Ihre Software einmal komplett eingerichtet, entsteht so gut wie kein Administrationsaufwand. Die Anlagen an sich sind relativ statisch.

Netzwerk Zusammenfassung

Wie Sie Ihr Netzwerk aufbauen möchten, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Ein guter Telefonanlagenanbieter hat auch gewisses Know-how in Sachen Netzwerk und bietet Ihnen die notwendige Unterstützung. Prinzipiell können Sie den üblichen Telefonanschluss kündigen. Mit der VOIP Software können Sie ab sofort ins Ortsnetz, aufs Handy oder via Video über das Internet telefonieren. Sie sollten aber vorab prüfen, ob noch andere Geräte von Ihrem Telefonanschluss abhängig sind. Eine Telefonanlage ist mehr als bloß ein Server und ein paar Telefone. Dank der Verknüpfung von PC, Arbeitsplatz und Telefon bietet Ihnen eine gute Telefonanlage ein hohes Maß an Komfort. Sie benötigen ein IP-fähiges Telefon. IP-Telefone kommunizieren mit der gleichen Netzwerktechnologie wie PCs. Möglichkeiten, wie beispielsweise Schnittstellen zwischen Telefon und PC, funktionieren nur mit IP Telefonen und lassen die veralteten ISDN-Anschlüsse aussterben. Mit der passenden Portierungsbeauftragung ist es selbstverständlich möglich, Ihre aktuelle Rufnummer kostenlos zu übernehmen. Sie sollten Ihren derzeitigen Telefonanbieter jedoch im Vorfeld über einen Umzug informieren und die Umstellung beauftragen.

Wenn Sie sich bei den verschiedenen Anbietern informieren, seien Sie vorbereitet und schreiben Sie sich genau auf:

• Welche Verkabelung liegt vor? – CAT 5,6,7…
• Was für Switches haben Sie (POE, GIGABIT)?
• Wie viele LAN-Ports haben Sie?

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie pascom Ihrem Unternehmen bei einer digitalen Aufrüstung helfen kann, rufen Sie uns an unter (+49 991 291691 200) und starten Sie durch mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage.