Tomorrow's Workplace: Der Guide für die Rückkehr an den Büroarbeitsplatz

Tomorrow's Workplace: Der Guide für die Rückkehr an den Büroarbeitsplatz

Hier in Deutschland ist die verpflichtende Heimarbeit aufgehoben worden und als Marketingprofi kehrt ein Stück Normalität in meine Jobrolle zurück. Ich plane wieder Vor-Ort-Events, wir starten bald wieder unsere Video-Tutorial-Reihe und ja, das heißt, ich gehe endlich wieder ins Büro. Vielen Mitarbeitern geht es genauso und wollen ihren Küchen- oder Esszimmertisch wieder gegen einen richtigen Arbeitsplatz eintauschen. Trotz rückläufiger Coronazahlen und einer Zunahme der Impfungen in vielen Bereichen wird die Rückkehr der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz nicht so einfach sein und darüber hinaus wird es nicht mehr “business as usual” sein. Bevor wir alle zurück ins Büro hetzen, brauchen Unternehmen und Führungskräfte einen Plan, um sicherzustellen, dass 1. die Rückkehr aus den richtigen Gründen erfolgt und 2. der Übergang so reibungslos und sicher wie möglich verläuft.

Jedes Unternehmen hat hier seine eigene Herangehensweise, weshalb wir für Sie in diesem Beitrag eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Unternehmensleiter unserer Meinung nach berücksichtigen sollten, zusammengestellt haben.

1. Sicherheit am Arbeitsplatz

Die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sind von entscheidender Bedeutung und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Arbeitsplätze so sicher wie möglich sind. Mit der COVID-19-Pandemie müssen die Sicherheitsrichtlinien am Arbeitsplatz aktualisiert werden. Es ist auch berechtigt, dass Mitarbeiter und Besucher gewisse Ängste haben, wenn es darum geht, wieder zur Tagesordnung überzugehen, daher sind klare Richtlinien und Kommunikation unerlässlich.

Die folgende Liste soll einige Punkte für den Anfang bieten, ist aber keineswegs vollständig. Die wichtigste Komponente dabei ist, die lokalen Arbeitsschutz- und COVID-Gesetze zu verstehen, umzusetzen und einzuhalten.

Etablierung von sozialen Distanzierungsmaßnahmen innerhalb des Büros

  • Gestaffelte Pausen- und Mittagszeiten, um sicherzustellen, dass sich nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit in Gemeinschaftsbereichen aufhalten
  • Begrenzung der maximalen Anzahl von Personen, die sich in bestimmten Bereichen / Büros / Firmenwagen aufhalten dürfen
  • Einführung einer Rotationspolitik im Büro, um die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort zu begrenzen
  • Bereitstellung der erforderlichen Technologie für Mitarbeiter, die weiterhin im Home-Office arbeiten
  • Verlagerung von Arbeitsplätzen, um mehr räumliche Distanz zwischen den Mitarbeitern zu schaffen
  • Zentral zugängliche Dokumentation, um soziale Distanzierungsmaßnahmen und Einschränkungen vielleicht auch grafisch darzustellen

Test- und Kontaktverfolgungsprozeduren

  • Verfahren zur Selbstisolierung klären
  • Bürozugangskontrolle mit Video-Gegensprechanlagen & RFID-Chips
  • Implementierung und Aktualisierung der Testanforderungen zum Betreten des Arbeitsplatzes
  • Implementierung von Richtlinien zur Kontaktverfolgung innerhalb des Arbeitsplatzes
  • Aktualisierung der Anforderungen für den Aufenthalt zu Hause inkl. nicht COVID-19-bedingter Krankheiten
  • Effektive Richtlinien und Kommunikationswege für potentiell gefährdete Mitarbeiter

Persönliche Schutzausrüstung & Hygienemaßnahmen

  • Bereitstellung von FFP2-Masken oder gesetzlich vorgeschriebene Alternativen für das Personal
  • Festlegen von Richtlinien, wann und wo Masken getragen werden müssen
  • Stationäre Händedesinfektionsgeräte
  • Festlegung von Belüftungsprozessen, um frische Luft entweder durch offene Fenster oder Luftfilter zu gewährleisten
  • Sicherstellung einer kontinuierlichen Versorgung der eben genannten Hygiene- und Sicherheitsartikel, insbesondere für Mitarbeiter mit regelmäßigem persönlichen Kundenkontakt - z. B. technischer Support, Außendienst etc.

Kundenbesuche vor Ort & Gäste empfangen

  • Verkehrswege am Arbeitsplatz einrichten bzw. Leitwege schaffen
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Besucher vor Ort und steuern Sie die Fernarbeit, um die maximal zulässige Anzahl von Personen am Arbeitsplatz nicht zu überschreiten.
  • Beschränken Sie Geschäftsreisen auf ein notwendiges Minimum
  • Nutzen Sie weiterhin Web-, Video- und Audiokonferenzen, um die Anzahl der persönlichen Treffen zu begrenzen
  • Etablieren Sie die kontaktlose Abholung und Zustellung von Produkten, Post etc.

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2. Strategie zur Rückkehr an den Arbeitsplatz

Ein langsamer, schrittweiser Ansatz für die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro ist erforderlich. Die Durchsetzung einer obligatorischen Rückkehrstrategie, bei der alle Mitarbeiter an einem bestimmten Tag ins Büro zurückkehren müssen, ist in Anbetracht der oben genannten Maßnahmen zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz möglicherweise nicht machbar. Für viele Mitarbeiter kann eine massenhafte Rückkehr ins Büro eine Überforderung darstellen und hier könnte man durchaus auf Gegenwehr der Belegschaft stoßen. Dass Ihr Unternehmen eine Rückkehr ins Büro in Erwägung zieht, bedeutet nicht, dass andere Institutionen das auch tun. Daher benötigen die Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Flexibilität in Bezug auf Kinderbetreuung usw.

Eine schrittweise Rückkehr ins Büro

  • Verabschieden Sie einen nicht-diskriminierenden Ansatz für die Rückkehr ins Büro, z. B. nach Alter oder Abteilung.
  • Erstellen Sie einen Zeitplan, der festlegt, welche Mitarbeiter an welchen Tagen im Büro sein müssen.
  • Kommunikation mit den Mitarbeitern, um Pläne nicht nur für Mitarbeiter der Hochrisikokategorie, sondern auch für Familienmitglieder zu erstellen
  • Kommunizieren und unterstützen Sie Mitarbeiter, die aufgrund von Kinderbetreuung, familiären Verpflichtungen etc. zusätzliche Flexibilität benötigen
  • Berücksichtigen Sie Mitarbeiter, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln pendeln

Wenn sich Ihre Büros in einem Geschäftskomplex befinden, sprechen Sie mit dem Gebäudemanagement über zusätzliche Richtlinien, wie z. B. gestaffelte Zeiten zum Betreten des Gebäudes.

Aktualisierte Schulungen zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

  • Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter über alle Aktualisierungen Ihrer Maßnahmen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Dokumentieren Sie Änderungen und informieren Sie die Mitarbeiter, wie und wo sie auf die Dokumentation zugreifen können
  • Überwachen Sie kontinuierlich die staatlichen COVID-19-Richtlinien und Beschränkungen, um über Entwicklungen informiert zu bleiben.
  • Regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die Richtlinien befolgt werden, und um sie über Änderungen zu informieren

3. Remote-Arbeit

Home-Office war definitiv ein unschätzbares Werkzeug zum Schutz der Mitarbeiter und zur Begrenzung der Ausbreitung von COVID-19. Sie hat es sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitern in vielen Sektoren ermöglicht, den Betrieb aufrechtzuerhalten und somit dazu beigetragen, dass die wirtschaftlichen Auswirkungen der Pandemie nicht noch viel schlimmer ausfielen. Erwägen Sie den Einsatz von Telearbeit nicht nur als Hilfsmittel für den Katastrophenfall, sondern auch als langfristiges, produktivitätssteigerndes Mitarbeitervorteils- und Kosteneinsparungsinstrument.

Technologien fürs Home-Office

  • Evaluieren Sie Ihre aktuellen Tools für die Remote-Arbeit und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.
  • Bieten Sie Mitarbeiterschulungen an, wie man Remote Collaboration Tools effektiv nutzt
  • Konsolidierung von Multi-Vendor-Lösungen z.B. einer cloudbasierten Komplettlösung, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu sparen
  • Implementieren Sie Projektmanagement-Unternehmenssoftware, um verstreute Teams aus der Ferne zu leiten und zu verwalten

Weitere Maßnahmen

  • Beschäftigen Sie sich mit Hybridarbeit, um Büro- und Home-Office-Tage zu rotieren
  • Seien Sie ansprechbar für Mitarbeiter, die weiterhin aus der Ferne arbeiten möchten.
  • Berücksichtigen Sie eventuelle vertragliche Änderungen, die erforderlich sein könnten, z. B. bei Verträgen, Diensthandys, Stromrechnungen usw.
  • Durchleuchten Sie die langfristigen Kosteneinsparungen, die Produktivität und die Umweltvorteile einer permanenten Fernarbeit

4. Business-Kontinuitäts-Pläne

Die Pandemie hat die Notwendigkeit von Business-Kontinuitäts-Plänen verdeutlicht und viele wertvolle Lektionen wurden im vergangenen Jahr gelernt. Mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz ist es nun an der Zeit, Ihre Pläne für die Zukunft zu überprüfen, zu aktualisieren und zu dokumentieren.

Wer schreibt der bleibt

  • Wenn vor der Pandemie kein Business-Kontinuitäts-Plan vorhanden war, ist es jetzt an der Zeit, einen zu erstellen.
  • Richten Sie ein Team ein, welches sich mit der Planung und Umsetzung beschäftigt.
  • Dokumentation von Infektionskrankheiten wie Erkältung und Grippe mit einbeziehen
  • Aktualisieren Sie alle Kontaktinformationen und überprüfen Sie die Daten, um die kontinuierliche Richtigkeit sicherzustellen
  • Informieren und schulen Sie die Mitarbeiter, testen Sie Wissen und Reaktion und überarbeiten Sie entsprechende Lücken.

Planen Sie Heute, für zukünftige Pandemieausfälle

  • Planen Sie für zukünftige Home-Office Phasen
  • Planen Sie für Unterbrechungen in der Versorgungskette, insbesondere bei PSA und technischer Hardware
  • Festlegung von Personalrotationsplänen für wichtige Mitarbeiter vor Ort
  • Planen von Fernarbeitsmaßnahmen und Kommunikationsprozeduren

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Wir sind hier um zu helfen

Wie wir in diesem Artikel festgestellt haben, wird die Rückkehr ins Büro nicht so einfach sein, wie viele denken. Der obige Artikel bietet lediglich eine Vorlage und hebt Fragen und Aspekte hervor, die Unternehmensleiter berücksichtigen müssen, bevor sie Mitarbeiter ins Büro zurückholen. Wahrscheinlich werden die meisten Unternehmen eine Strategie für hybrides Arbeiten wählen. Dies bietet eine Kombination, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer attraktiv ist, da hybrides Arbeiten einen “Best of both worlds”-Ansatz für den modernen Arbeitsplatz darstellt. Unabhängig davon, welchen Ansatz Ihr Unternehmen wählt, wird eine agile Kommunikation entscheidend für den Erfolg sein, sei es intern mit Ihrem Team oder extern mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.

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