5 Fehler bei einer Telefonanlage, die Unternehmen teuer zu stehen kommen – und wie man sie vermeidet

Die Telefonanlage ist in Betrieb, die Telefone klingeln. Klingt gut, oder? Leider trifft das nicht immer zu.

In vielen Unternehmen wird der Geschäftstelefonie und ihren Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen kaum Beachtung geschenkt. Mit anderen Worten: Man geht einfach davon aus, dass die geschäftliche Telefonanlage funktioniert. Anrufe kommen herein, Mitarbeiter nehmen sie entgegen, die Kunden erhalten die benötigte Unterstützung und so weiter. Auch wenn Ihre Telefonanlage vielleicht nur ein kleiner Teil Ihres Unternehmens zu sein scheint, spielt sie doch eine große Rolle dabei, wie Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen. Hinter den Kulissen gibt es eine Reihe häufiger Herausforderungen im Bereich der Telefonie, die sich unbemerkt auf die Produktivität, die Kundenzufriedenheit und letztlich auf den Umsatz und das Geschäftsergebnis auswirken können.

Die gute Nachricht ist, dass moderne Cloud-Telefonanlagen so konzipiert sind, dass sie viele dieser alltäglichen Probleme beseitigen. Hier sind fünf kostspielige Fehler bei Telefonanlagen, die Unternehmen häufig begehen, und wie moderne Lösungen für die Geschäftskommunikation, wie beispielsweise die PASCOM-Cloud-Telefonanlage, dabei helfen, diese zu beheben.

Inhalt

• Verpasste Anrufe bleiben unbemerkt
• Kundenanrufe werden von einer Stelle zur nächsten weitergeleitet
• Mitarbeiter im Homeoffice sind nicht erreichbar
• Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten werden nicht bearbeitet
• Niemand übernimmt die Verantwortung dafür, was mit den Anrufen geschieht

1. Verpasste Anrufe bleiben unbemerkt

Jeder Anruf ist eine Chance für Ihr Unternehmen: Ob es sich um einen Neukunden mit einer Kaufanfrage, einen Bestandskunden, der Unterstützung benötigt, oder sogar um einen wichtigen Geschäftspartner handelt, der Kontakt aufnehmen möchte. Daher stellt jeder verpasste Anruf eine potenziell verpasste Chance dar, und unbeantwortete Anrufe können schnell zu Geschäftsverlusten führen.

Tatsächlich können die geschäftlichen Kosten verpasster Anrufe geradezu astronomisch sein: So berichtet IntroducerTODAY beispielsweise, dass verpasste Anrufe die 5,6 Milliarden britischen Unternehmen jährlich rund 30 Milliarden Euro kosten. Derselbe Bericht gibt zudem an, dass die Kosten verpasster Anrufe allein in der Immobilienbranche auf jährlich 119 Millionen Euro geschätzt werden.

Das eigentliche Problem ist jedoch oft nicht die Tatsache, dass der Anruf verpasst wurde, sondern dass Unternehmen keine klare Vorstellung davon haben, wie sie mit verpassten Anrufen umgehen sollen.

Wie moderne Cloud-Telefonanlagen helfen

Moderne Cloud-Telefonielösungen wie PASCOM sind darauf ausgelegt, verpasste Anrufe auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Um dies zu erreichen, ist es wichtig zu verstehen, wie und warum eingehende Anrufe überhaupt verpasst werden – beispielsweise aufgrund von ausgelasteten Mitarbeitern, Remote-Arbeit und vielen anderen möglichen Gründen. Es ist jedoch unvermeidlich, dass einige Anrufe verpasst werden. Daher muss es einfach sein, die verpassten Anrufe zu identifizieren, ihren Kontext zu verstehen und zu entscheiden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Aus diesem Grund bietet PASCOM intelligente Funktionen zum Anrufmanagement, die Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre eingehenden Anrufe zu behalten, darunter:

• Benachrichtigungen über verpasste Anrufe
  Genau wie Sie es von Ihrem Smartphone gewohnt sind, erhalten Sie als PASCOM-Nutzer auch eine Benachrichtigung, wenn Sie einen Anruf verpasst haben. Im Gegensatz zu Ihrem Smartphone gibt es bei der Geschäftstelefonie jedoch verschiedene Arten von Anrufen – solche, die direkt an Ihre Büronummer gerichtet sind, und solche, die an ein Team gehen, dem Sie angehören. Die Schwierigkeit besteht also darin, zwischen diesen beiden zu unterscheiden. Aus diesem Grund werden Anrufe an eine Anrufwarteschlange (ein Team) anders gekennzeichnet als Anrufe an Ihre Büronummer. So erkennen Sie nicht nur auf einen Blick, dass es sich um einen Team-Anruf handelte, sondern sehen auch, an welches Team der Anruf gerichtet war.

• Detaillierte Anrufprotokolle
  Detaillierte Anrufprotokolle bieten einen sofortigen Überblick über alle Ihre Anrufe. Bei PASCOM werden Anrufe in einer Warteschlange, die von Kollegen beantwortet wurden, anders gekennzeichnet als eigene verpasste Anrufe. Zudem werden verpasste Anrufe in einer Warteschlange als gelesen markiert, sobald Sie oder ein Kollege die Details des verpassten Anrufs im Anrufprotokoll aufrufen. Ebenso können Mitarbeiter Notizen zu Anrufen hinzufügen, um Kollegen darüber zu informieren, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden und welche noch ergriffen werden müssen.

• Voicemail mit KI-gestützter TranskriptionVoicemails sind ein weiteres nützliches Hilfsmittel zur Verwaltung verpasster Anrufe – vorausgesetzt, Sie gehen ihnen nach. Um Ihnen bei der Entscheidung und Priorisierung der wichtigsten Anrufe zu helfen, bietet die intelligente Voicemailbox von PASCOM Intelligence sofortige Transkriptionen und Zusammenfassungen Ihrer Voicemail-Nachrichten, sodass Sie nicht alle durchhören müssen, um zu entscheiden, welche Anrufe eine sofortige Bearbeitung erfordern. Und das Beste daran: Die intelligente Voicemail-Box von PASCOM steht sowohl für Anrufe an Ihr Team als auch für direkte Anrufe auf Ihre Durchwahl zur Verfügung.

Dank eines klaren Überblicks über alle Anrufe können Teams schnell und effektiv auf verpasste Anrufe und Voicemail-Nachrichten reagieren, wodurch mögliche negative Auswirkungen minimiert werden und sichergestellt wird, dass wichtige Anfragen nicht unbeantwortet bleiben.

2. Kundenanrufe werden von einer Stelle zur nächsten weitergeleitet

Kaum etwas frustriert Kunden mehr, als mehrmals weitergeleitet zu werden, bevor sie den richtigen Ansprechpartner erreichen, wobei sie jedes Mal ihr Anliegen erneut erläutern müssen, um es schließlich noch einmal zu wiederholen, sobald sie einen Mitarbeiter erreicht haben, der ihnen tatsächlich helfen kann. Das ist das erste Problem: Frustrierte Kunden sind schwieriger zu betreuen und zu bedienen. Der Mitarbeiter, der am Ende wirkliche helfen kann, muss den Kunden erst einmal beruhigen, bevor es weitergehen kann. Das bedeutet Zeitverlust und Produktivitätsverluste.

Das zweite Problem besteht darin, dass Ihr Unternehmen an Effizienz einbüßt, wenn Mitarbeiter ihre Zeit damit verbringen, Anrufe weiterzuleiten, anstatt sie zu bearbeiten. Darüber hinaus wirkt Ihr Unternehmen aus Kundensicht unprofessionell und unorganisiert, was dazu führt, dass das Vertrauen in Ihr Unternehmen sowie in Ihre Produkte und Dienstleistungen sinkt. Bei potenziellen Neukunden könnte dies ein Ausschlusskriterium sein, und bestehende Kunden könnten von der Situation so genervt sein, dass sie sich nach der Konkurrenz umsehen.

Wie das PASCOM-Cloud-Telefonsystem hilft

Dank seiner umfangreichen Funktionen sorgt das PASCOM-Geschäftstelefonsystem dafür, dass Ihre Anrufer auf Anhieb oder spätestens beim zweiten Versuch den richtigen Ansprechpartner erreichen – und zwar durch eine Kombination verschiedener Funktionen:

• Pia – der PASCOM-Intelligenz-Agent
  Pia ist ein KI-basierter Telefonassistent und noch viel mehr. Pia versteht nicht nur Anfragen, sondern kann sich auch an Gesprächen beteiligen, kurze Folgefragen stellen und auf Grundlage der Angaben des Anrufers Entscheidungen treffen, wenn der Anruf an die zuständige Abteilung, das zuständige Team oder den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet wird. Darüber hinaus kann Pia dazu veranlasst werden, auf Daten zuzugreifen, die sowohl in PASCOM als auch in Anwendungen von Drittanbietern gespeichert sind, um beispielsweise Anrufer persönlich zu begrüßen oder Termine im Kalender einzutragen.
• IVR-Menüs / Automatische Telefonzentrale
  Ähnlich wie bei Pia, nur etwas traditioneller: Die Verwendung eines IVR-Systems (Interactive Voice Menu), das Anrufer zunächst begrüßt und ihnen dann die Auswahl aus vordefinierten Optionen ermöglicht, ist eine hervorragende Möglichkeit, Anrufer vorab zu qualifizieren und ihre Anrufe entsprechend der von ihnen gewählten Optionen an das zuständige Team bzw. die zuständige Abteilung weiterzuleiten.
• Automatische Anrufverteilung und Anrufwarteschlangen
  Basierend auf den von Pia oder dem IVR eingegebenen Daten ist ACD (Automatische Anrufverteilung) die intelligente Weiterleitungsfunktion, welche die Anrufbearbeitung automatisiert und den Anruf an die gewünschte Warteschlange weiterleitet. Innerhalb jeder Warteschlange sollten Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen als Mitglieder zugewiesen werden, damit sie die Kundenanrufe entgegennehmen können. Während der Anrufer auf die Annahme des Anrufs wartet, können natürlich Musik und relevante Ansagen abgespielt werden, um die Wartezeit angenehmer und informativer zu gestalten.
• Präsenzinformationen, Chat, Anruf in Warteschleife und Anrufweiterleitung
  Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Anruf erhält und die Kundenanfrage nicht sofort beantworten kann, ist es wichtig, dass dieser Mitarbeiter ehrlich ist und dies auch sagt. Dem Mitarbeiter stehen jedoch eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung, um dem Kunden eine Antwort zu geben, angefangen bei den Präsenzinformationen. Mithilfe der Präsenzinformationen kann er auf einen Blick erkennen, wer verfügbar ist, und dann entscheiden, wie der Anrufer am besten bedient werden kann. Beispielsweise kann ein einfacher Chat mit dem Kollegen eine Antwort liefern, doch wenn die Angelegenheit komplexer wird, ist es vielleicht die beste Lösung, den Anrufer in die Warteschleife zu stellen oder den Anruf an eine andere Person weiterzuleiten – das ist zwar keine Lösung beim ersten Kontakt, aber dennoch eine Lösung beim ersten Anruf!

Zusammenfassend lässt sich sagen: Indem Anrufe sofort an die am besten geeignete Person oder das am besten geeignete Team weitergeleitet werden, können Unternehmen Wartezeiten verkürzen, die Lösungsquote beim ersten Anruf verbessern und ihren Anrufern somit ein professionelleres Kundenerlebnis bieten.

3. Mitarbeiter im Homeoffice sind nicht erreichbar

Heute sind hybrides und Remote-Arbeiten mittlerweile fester Bestandteil des geschäftlichen Alltags geworden. Hybrides und Remote-Arbeiten bieten eine Reihe von Vorteilen, wie beispielsweise die Förderung einer besseren Work-Life-Balance. Das Problem bei vielen veralteten Telefonanlagen ist jedoch, dass sie die Mitarbeiter nach wie vor an ihren Schreibtisch binden, da sie auf physische Bürotelefone angewiesen sind und Remote-Arbeiten ohne moderne Telefonie- und Kollaborationstools technische Herausforderungen mit sich bringt.

Ohne die richtigen Tools können Anrufe verloren gehen, wenn Mitarbeiter ins Homeoffice wechseln. Zunächst einmal stellt sich die zentrale Frage, wie Anrufe die Mitarbeiter im Homeoffice erreichen sollen. Bei einer herkömmlichen Telefonanlage waren hierfür komplexe VPN-Konfigurationen und Anrufweiterleitungen erforderlich. Dies führte zu einer uneinheitlichen Anrufabwicklung und einer geringeren Erreichbarkeit der Mitarbeiter, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden eine Herausforderung darstellte.

Wodurch sich moderne Cloud-Telefonanlagen auszeichnen

Obwohl ihr Verwendungszweck im Grunde identisch ist, unterscheiden sich moderne Cloud-Kommunikationsplattformen wie PASCOM erheblich von einem herkömmlichen System. Erstens sind Cloud-Kommunikationslösungen IP-basiert (Internet Protocol) und kommunizieren über das Internet, sodass sie von jedem Ort mit Internetverbindung aus zugänglich sind. Zweitens hat sich der Funktionsumfang seit der Einführung der IP-Telefonie weiterentwickelt und umfasst heute alles von Telefonie über Instant Messaging bis hin zu Videokonferenzen. Darüber hinaus wurden alle wesentlichen Funktionen einer herkömmlichen Geschäftstelefonanlage, wie beispielsweise die Anrufwarteschlange, nicht außer Acht gelassen.

• Softphone-Funktionalität
  Die Einführung des Softphones hat die Welt der Telearbeit grundlegend verändert. Ein Softphone ist im Grunde ein softwarebasiertes VoIP-Telefon, das es Mitarbeitern ermöglicht, über ihre Internetverbindung Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen.
• Mobil- und Desktop-Anwendungen
  Mit Telefonie-Apps auf Ihrem Desktop und Ihren Mobilgeräten haben Sie Zugriff auf wichtige geschäftskritische Daten und Funktionen – direkt auf Knopfdruck. Zu den Mobil- und Desktop-Apps gehören Softphones, Instant Messaging, Videokonferenzen, WhatsApp und sogar Faxfunktionen in einer einzigen App, die überall sicher verfügbar ist.
• Das „One Number“-Konzept
  Da Ihre Nutzer nun auf allen ihren Geräten über Softphone-Apps verfügen, welche sich automatisch über das Internet synchronisieren, besteht der nächste Schritt darin, dafür zu sorgen, dass sie unter ihrer Büronummer erreichbar sind, ganz gleich, von wo aus sie arbeiten – auch bekannt als das „One-Number-Konzept“.

Zwar ist ein VPN nach wie vor eine empfehlenswerte Sicherheitsmaßnahme beim Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten, doch ist der Zugriff auf Ihre geschäftliche Telefonanlage über ein VPN keine unverzichtbare Voraussetzung mehr. Der Zugriff auf Telefonie- und Kollaborationsdienste über die Cloud hat die Einbindung von Remote-Standorten erheblich vereinfacht. Ferner bieten Apps wie die Desktop- und Mobil-Apps der PASCOM-Telefonanlage Remote-Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf alle Ihre Cloud-Kommunikationskanäle an einem Ort, wodurch die Erreichbarkeit der Mitarbeiter bei der Annahme von Anrufen im Homeoffice kein Problem mehr darstellt.

4. Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten werden nicht bearbeitet

Die Erwartungen der Kunden haben sich erheblich verändert. Die Zeiten des 9-bis-5-Arbeitstages sind vorbei. Stattdessen erwarten Kunden heute zunehmend einen Service auf Abruf. Das gilt zwar natürlich nicht für alle Branchen und Geschäftsfelder, trifft aber auf viele Bereiche zu. Wie gehen Sie also mit Kunden um, die außerhalb Ihrer normalen Geschäftszeiten anrufen? Wenn keine Strategie für den Außer-Geschäftszeiten-Betrieb vorhanden ist, können Anrufer mit einigen der größten Probleme im Kundenservice konfrontiert werden, die es im Telefonbereich gibt: endloses Klingeln, unterbrochene Anrufe oder allgemeine Voicemailboxen.

Der Grund, warum diese Probleme Ihren Kundenservice beeinträchtigen und sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken können, ist einfach: Wenn man bei einem Unternehmen anruft und das Telefon endlos klingelt oder die Verbindung einfach abbricht, wächst die Frustration der Kunden, da sie das Gefühl bekommen, ihre Zeit zu verschwenden – und das wiederum bedeutet, dass Sie ihre Zeit verschwenden.

Dann gibt es noch die allgemeine Voicemailbox. Viele Kunden haben sich daran gewöhnt, dass Voicemail-Nachrichten nicht beantwortet werden, weshalb laut einer Veröffentlichung des Forbes-Magazins schätzungsweise 80 % der Anrufer, die an die Voicemail weitergeleitet werden, keine Nachricht hinterlassen. Wenn Sie also eine Voicemail nutzen, müssen Sie Ihren Kunden das Vertrauen geben, dass die Anfragen auch wirklich bearbeitet werden.

Wie Cloud-Telefonie Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten unterstützt

Moderne Cloud-Telefonielösungen wie PASCOM bieten Unternehmen eine Reihe von Möglichkeiten, mehrere professionelle Strategien für die Anrufbearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten zu entwickeln.

Zunächst wollen wir dem endlosen Klingeln und den ungewollten Verbindungsabbrüchen entgegenwirken. Wie oben erwähnt, ermöglichen Funktionen wie Pia oder die PASCOM-IVR-Funktion die automatische Begrüßung von Anrufern – was natürlich ein wichtiger erster Schritt ist. Dank der zeitgesteuerten Anrufweiterleitung ist es jedoch möglich, zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Begrüßungsansagen abzuspielen, um Anrufern zusätzliche Informationen zu liefern, z. B. die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens. Je nach Anwendungsfall ist es sogar möglich, unterschiedliche Begrüßungsansagen je nach Tageszeit, Wochentag oder sogar an Feiertagen abzuspielen.

Darüber hinaus ermöglicht die zeitbasierte Weiterleitung eine gezielte Steuerung eingehender Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten. So können Anrufe beispielsweise an ein spezielles Kundenservice-Team weitergeleitet werden, das auch außerhalb der regulären Erreichbarkeit verfügbar ist. Alternativ lassen sich Anrufer an die PASCOM Smart Voicemail weiterleiten. Diese erstellt mithilfe von KI in Echtzeit Transkriptionen und aussagekräftige Zusammenfassungen der Anrufe. Dadurch erkennen Mitarbeiter am nächsten Arbeitstag dringende und besonders wichtige Anliegen sofort und können diese gezielt priorisieren.

5. Niemand übernimmt die Verantwortung dafür, was bei Anrufen vor sich geht

In der Callcenter-Branche bilden Statistiken und Analysedaten zu Telefonie und Anrufaufkommen die Grundlage für die KPIs von Mitarbeitern und Teams. In den meisten Unternehmen werden solche Informationen jedoch häufig übersehen, da man sich dort des Zusammenhangs zwischen effektiver Telefonie und geschäftlichem Erfolg nicht bewusst ist. Infolgedessen bleiben einfache Fragen oft unbeantwortet, was eine Herausforderung für die Unternehmensplanung und Entscheidungsfindung darstellt.

Das beste Beispiel hierfür ist das aktuelle und historische Anrufaufkommen. Ohne einen transparenten Überblick über eingehende Anrufe können Unternehmen nicht rechtzeitig auf Veränderungen reagieren. Plötzliche Anrufspitzen können beispielsweise auf den Erfolg einer neuen Marketingkampagne hindeuten oder ein erstes Warnsignal für ein unerwartetes Problem sein. Eine Kampagne kann großes Interesse wecken und die Anzahl eingehender Anrufe deutlich erhöhen. Genauso kann jedoch eine Störung oder ein anderer negativer Vorfall zu einem Anstieg des Anrufaufkommens führen. Ohne Echtzeit-Monitoring und aussagekräftige Berichte bleibt die Ursache reine Vermutung statt einer fundierten, datengestützten Erkenntnis.

Über die Echtzeitüberwachung hinaus liefern historische Daten wertvolle Erkenntnisse über das Kommunikationsverhalten eines Unternehmens. Sie zeigen unter anderem, zu welchen Zeiten das Anrufaufkommen seinen Höhepunkt erreicht, wie hoch die Spitzenauslastung ausfällt, wie viele Anrufe unbeantwortet bleiben und wie lange Anrufer durchschnittlich warten müssen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen fundiert beurteilen, ob ihre Teams ausreichend besetzt sind, um Spitzenzeiten zu bewältigen und gleichzeitig einen hohen Kundenservice sowie eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Ohne diese Daten basieren Personal- und Ressourcenentscheidungen häufig auf Vermutungen statt auf belastbaren Fakten.

Unternehmen, die auf die Analyse ihrer Anrufdaten verzichten, verzichten zugleich auf wertvolle Erkenntnisse über ihre Kommunikation. Dadurch wird es deutlich schwieriger, Engpässe, Ineffizienzen oder wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Ohne diese Transparenz fehlt die Grundlage, um den Kundenservice gezielt zu optimieren und die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu verbessern.

Wie Cloud-Kommunikationslösungen helfen

Allein durch die Kenntnis der Anzahl der Anrufe, die ein Unternehmen in der Vergangenheit getätigt und empfangen hat, können Unternehmen interne Prozesse optimieren und die Entscheidungsfindung verbessern – von der Personalabteilung bis hin zur Budgetplanung. Aber natürlich bietet eine moderne Cloud-Kommunikationsplattform wie PASCOM weitaus mehr Möglichkeiten in Bezug auf Überwachung und Berichterstellung. Funktionen, die früher Callcentern vorbehalten waren, stehen heute auch kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung, sodass Unternehmen jeder Art und Größe eine Vielzahl von Leistungskennzahlen effektiv überwachen, nachverfolgen und auswerten können, darunter:

• Gesamtanrufvolumen
  Erfasst alle Anrufe zu und von einem Unternehmen und kann so konfiguriert werden, dass interne Anrufe einbezogen oder ausgeschlossen werden.
• Anzahl der eingehenden und ausgehenden Anrufe
  Detaillierte Aufschlüsselung der Gesamtzahl der eingehenden und ausgehenden Anrufe. Die Daten lassen sich für verschiedene Zwecke nutzen, darunter die Ressourcen- und Budgetplanung (Personal, Technologie, Einführung von KI).
• Gesamtzahl der verpassten Anrufe
  Die Gesamtzahl der verpassten Anrufe in einem bestimmten Zeitraum. Eine wichtige Kennzahl, da 80–85 % der Anrufer nicht erneut anrufen, wenn ihr erster Anruf bei einem Unternehmen nicht entgegengenommen wird, und verpasste Anrufe von den Anrufern oft als schlechter Kundenservice wahrgenommen werden.
• Durchschnittliche Gesprächsdauer
  Die durchschnittliche Dauer eines Anrufs ab dem Zeitpunkt, an dem der Anrufer mit einem Mitarbeiter spricht, ist ein wichtiger Indikator für die Leistungsüberwachung und den Kundenservice. Ist diese Dauer zu kurz oder zu lang, erhalten die Anrufer möglicherweise keine angemessene Kundenbetreuung. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch dieser KPI kann Aufschluss über Schulungsbedarf, Engpässe und sogar Möglichkeiten zur Automatisierung oder zum Self-Service geben.
• Durchschnittliche Wartezeit
  Die durchschnittliche Wartezeit eines Anrufers in der Warteschlange, bevor der Anruf entgegengenommen wird. In der Regel gilt: Je länger die Wartezeit, desto geringer die Kundenzufriedenheit.
• Spitzenzeiten
  Verfolgen Sie die Anrufe über einen längeren Zeitraum (Wochen, Monate, Jahre usw.), um Muster im Anrufaufkommen zu erkennen, die wertvolle Einblicke in Spitzen- und Tiefpunkte des Anrufaufkommens liefern. Diese Spitzen und Tiefpunkte können täglich, wöchentlich, monatlich oder sogar jährlich auftreten und dazu genutzt werden, die Personalplanung zu optimieren, Möglichkeiten zur Automatisierung zu identifizieren oder sogar Entscheidungen in den Bereichen Vertrieb und Marketing zu beeinflussen.

All diese Informationen lassen sich noch weiter aufschlüsseln, um detaillierte Einblicke auf Unternehmensebene sowie auf Team- oder individueller Ebene zu gewinnen. Diese Erkenntnisse können von Managern und Teamleitern genutzt werden, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und so den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern – sei es durch eine optimierte Personalbesetzung, die Identifizierung und Behebung technischer Probleme oder die Ermittlung eines möglichen Schulungsbedarfs bei den Mitarbeitern.

PASCOM – Einfach besser verbunden

In den meisten Fällen sind die kostspieligsten Fehler oder Probleme bei Geschäftstelefonanlagen keine technischen Ausfälle. Tatsächlich handelt es sich bei den kostspieligsten Fehlern oft um alltägliche betriebliche Probleme. Wenn sich diese Ineffizienzen im Laufe der Zeit anhäufen, wirken sie sich nach und nach auf das Kundenerlebnis und die Produktivität der Mitarbeiter aus und bremsen infolgedessen das Unternehmenswachstum.

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen mit verpassten Anrufen, ineffizienten Weiterleitungen, Herausforderungen bei der Erreichbarkeit im Homeoffice oder fehlender Transparenz über die tatsächlichen Abläufe kämpft – all diese Faktoren können sich direkt auf Servicequalität, Produktivität und Geschäftserfolg auswirken. Mit einer All-in-One-Cloud-Kommunikationslösung wie dem PASCOM Cloud Telefonsystem erhalten Sie Zugriff auf leistungsstarke Funktionen, die genau diese Herausforderungen adressieren. Von intelligentem Anrufmanagement und automatischen Weiterleitungen über mobiles Arbeiten bis hin zu KI-gestützten Telefonagenten und detaillierten Anrufanalysen: Alles wird zentral über eine sichere Plattform verwaltet, die Mitarbeiter, Kunden und Unternehmensprozesse nahtlos miteinander verbindet und so eine effizientere und professionellere Geschäftskommunikation ermöglicht.

Sollten Ihnen und Ihrem Unternehmen einige dieser Herausforderungen im Zusammenhang mit Telefonanlagen bekannt vorkommen, könnte PASCOM Ihnen dabei helfen, diese in Chancen zu verwandeln, bei denen eine verbesserte Kommunikation zu einem besseren Kundenservice führt.