Kategorie: Howto

6. November 2024

Voicemail Transkription: Was sind die Vorteile und wie benutzt man es?

In der Geschäftswelt kann die Voicemail ein äußerst nützliches Instrument sein, insbesondere für kleinere Unternehmen, die vielleicht nicht das Personal haben, um alle Anrufe sofort entgegenzunehmen. In Kombination mit einer kompletten Suite von modernen Tools für die Unternehmenskommunikation wie Voicemail-to-E-Mail können kleine Unternehmen und Start-ups Voicemail wirklich zu ihrem Vorteil nutzen, indem sie Anrufern die Möglichkeit geben, eine Nachricht zu hinterlassen.

So kann Ihr Unternehmen die Anrufer jederzeit bedienen. Ganz gleich, ob der Anruf außerhalb der Geschäftszeiten erfolgt oder ob Sie gerade nicht in der Lage sind, den Anruf entgegenzunehmen - durch das Hinterlassen einer Nachricht haben Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich weiterhin um Ihre Kunden zu kümmern.

Die geschäftliche Voicemail hat jedoch einige Probleme. Erstens ist das Abrufen und Abhören von Sprachnachrichten zeitaufwändig. Zweitens können in einer Sprachnachricht viele Informationen enthalten sein, die sich nicht so einfach abrufen lassen, so dass es äußerst schwierig ist, zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzugreifen.

Glücklicherweise kann die Voicemail-Transkription hier Abhilfe schaffen.

Vorteile der Business Voicemail
Nachteile der Business Voicemail
Was ist die Voicemail-Transkription?
Vorteile der Voicemail Transkription
Wie man die Voicemail Transkription einrichtet und verwendet

Vorteile der Business Voicemail

Bevor wir uns eingehender mit den Vorteilen der Voicemail-Transkription und ihrer Verwendung befassen, sollten wir zunächst einen Blick auf die Vorteile von Voicemail für Unternehmen werfen.

1. Jederzeit für Kunden da sein

Die Geschäftswelt wird immer mehr zu einem 24/7 - Business, und es wird immer wichtiger, dass Sie jederzeit für Ihre Anrufer erreichbar sind. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise die Möglichkeit geben, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind oder wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, können diese eine Nachricht mit ihren Kontaktdaten hinterlassen um einen Rückruf zu bekommen.

Auf diese Weise hat der Kunde den Eindruck, dass sein Anruf wichtig ist und bearbeitet wird, sobald Sie wieder erreichbar sind oder das Geschäft wieder geöffnet hat.

2. Anrufe abhören und Zeit sparen

Es kann von Vorteil sein, wenn Sie sich zum Beispiel gerade auf ein Projekt mit hoher Priorität konzentrieren, Kundenanrufe zu filtern um nicht gestört zu werden. Wenn Sie zulassen, dass der Anruf auf die Mailbox geht, können Sie sich weiter auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und zu einem günstigeren Zeitpunkt auf den Kundenanruf zurückkommen.

Das Gleiche gilt auch für die Verwendung von DND oder eines Kundenprofils, das eingehende Anrufe sperrt, wenn Sie sich in einer Besprechung befinden. Auch wenn es sich hierbei nicht um ein direktes Screening von Anrufen handelt, ist der Effekt derselbe, sobald der Anruf auf der Mailbox landet.

Wie ich bereits sagte, sehe ich hier den Vorteil insbesondere für kleine Teams, so dass z.B. der Anrufer nicht ewig in einer Warteschleife wartet. Für größere Teams gibt es bessere Alternativen für die Bearbeitung von Anrufen, z. B. das Weiterleiten des Anrufs an eine andere Warteschlange oder Nebenstelle, so dass der Anruf von einer echten Person entgegengenommen wird.

Nachteile der Business Voicemail

1. Kann zeitaufwendig sein

Eines der Hauptprobleme bei Sprachnachrichten ist, dass das Abrufen und Anhören ziemlich zeitaufwändig sein kann. Ja, Voicemail to E-Mail kann das Abrufen erleichtern, da die .mp3-Datei dann in Ihrem E-Mail-Posteingang liegt und direkt in Ihrer E-Mail angehört werden kann. Das Gleiche gilt für den Desktop-Client, wo Sie Ihr Anrufjournal so filtern können, dass nur Anrufe mit angehängten Voicemail-Nachrichten angezeigt werden. Darüber hinaus wird die Voicemail-Nachricht an den entsprechenden Anruf im Anrufprotokoll angehängt, wie oben dargestellt. Das Abhören aller Nachrichten nimmt jedoch Zeit in Anspruch, und für Vielnutzer von Voicemail kann die Suche nach der richtigen Voicemail-Nachricht auch langwierig sein.

2. Der Inhalt von Audiodateien ist nicht durchsuchbar

Das vielleicht größte Problem bei geschäftlichen Sprachnachrichten ist, dass der Inhalt einer Audiodatei nur schwer zu durchsuchen ist. Das macht die Suche nach bestimmten Nachrichten oder Informationen in einer Voicemail-Nachricht extrem schwierig. Dies ist zeitaufwändig, und selbst wenn die Nachricht gefunden wurde, geht noch mehr Zeit verloren, da man die Nachricht möglicherweise mehrmals anhören muss, um alle erforderlichen Informationen zu notieren.

Was ist die Voicemail-Transkription?

Die Voicemail-Transkription verwendet eine Voice-to-Text-Engine, um den Audioinhalt einer Voicemail-Nachricht in Text umzuwandeln. Diese Informationen werden dann zusammen mit der Sprachnachricht neben dem entsprechenden Eintrag für entgangene Anrufe protokolliert.

Vorteile der Voicemail Transkription

1. Spart Zeit und ist effizienter

Wie oft haben Sie schon eine Sprachnachricht von jemandem abgehört und mussten sie dann noch einmal anhören, um die Informationen korrekt zu notieren? Wenn die Nachricht sehr lang ist, müssen Sie sie vielleicht mehrmals anhören, um alle wichtigen Inhalte zu verstehen bzw. zu dokumentieren. Die Transkription von Sprache in Text spart Ihnen wertvolle Zeit, da Sie sich die Nachrichten nicht mehr erneut anhören oder Notizen machen müssen. Dies geht viel schneller als das Anhören einer Nachricht.

2. Text ist durchsuchbar

Noch problematischer wird es, wenn Sie die Nachricht in ein paar Tagen noch einmal abhören wollen, denn dann kann es schwierig werden, sie wiederzufinden. Sobald die Sprachnachricht in Text umgewandelt wurde, fügen die PASCOM Apps den Text dem entsprechenden Eintrag in Ihren Anrufprotokollen als Text hinzu, und genau wie bei einer Chat-Nachricht ist der Text durchsuchbar, so dass Sie die Nachricht schnell und effizient finden können.

Wie man die Voicemail Transkription einrichtet und verwendet

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre PASCOM Apps auf dem neuesten Stand sind, da die Voicemail-Transkription ab der PASCOM App Version 114 unterstützt wird.

Als nächstes loggen Sie sich in die PASCOM Admin UI ein und wählen unter dem Menü Benutzer einen Benutzer und bearbeiten diesen. Unter dem Reiter Basisdaten scrollen Sie nach unten und aktivieren die Option Voicemail-Transkription.

PASCOM Admin UI Voicemail Transkription einrichten

Sobald die Transkription der Sprachnachrichten aktiviert ist, transkribieren die PASCOM Apps automatisch Ihre Sprachnachrichten und fügen den Text an den entsprechenden Eintrag in der Anrufliste an:

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23. Oktober 2024

Gerätewechsel-Funktion: Wie und warum sollte man dieses Feature nutzen?

Wenn es um Geschäftstelefonie geht, sind Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Flexibilität entscheidend für die Produktivität und letztendlich den Geschäftserfolg. Mit der Einführung von Cloud-Telefonanlagen hat sich die Technologie der Telefonsysteme weiterentwickelt. Ein Tool, welches die Art und Weise wie wir telefonieren völlig verändert hat, ist das Softphone - die gesamte Funktionalität eines herkömmlichen Desktop-Telefons kombiniert mit der Mobilität eines Laptops und/oder Mobiltelefons.

Vor allem seit Home Office zur Normalität geworden ist, benötigen Mitarbeiter sowohl einen Laptop als auch eine mobile Softphone-App, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können. In der Büroumgebung sind Desktop-VoIP-Telefone noch nicht verschwunden, und drahtlose DECT-Handsets sind in Umgebungen, in denen sich die Mitarbeiter frei am Arbeitsplatz bewegen müssen, weit verbreitet. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass die Mehrheit der Mitarbeiter an einem bestimmten Arbeitstag zwei oder mehr Geräte zur Kommunikation nutzt, und genau hier hat Call Flip einen entscheidenden Einfluss darauf, wie wir mit Anrufen umgehen.

Was ist Call Flip / Gerätewechsel ?

Call Flip ist eine Funktion der Cloud Telefonanlage, die es den Benutzern ermöglicht, während eines aktiven (d. h. live laufenden) Gesprächs das gerade verwendete Gerät zu wechseln. Call Flip wird manchmal auch als Call Pushing oder Call Switching bezeichnet, obwohl sich Call Switching eigentlich auf eine ähnliche Funktion bezieht, die im Endeffekt das gleiche Ergebnis hat, nur eine andere Methode.

Die PASCOM Cloud-Telefonanlage verfügt schon seit langem über die Funktion, Live-Anrufe umzuleiten, damit die Benutzer das Gespräch auf einem anderen Gerät fortsetzen können. Allerdings war der Prozess bis vor kurzem nicht gerade benutzerfreundlich und daher wurde die Funktion nie wirklich genutzt, aber oft gefordert.

Mit der Veröffentlichung der PASCOM Desktop- und Mobile-Apps (Version 114) wurde der Gerätewechsel vereinfacht und extrem benutzerfreundlich gestaltet.

Wie funktioniert die Gerätewechsel-Funktion?

Einfach ausgedrückt, funktioniert Call Flip ähnlich wie eine blinde (unbeaufsichtigte) Anrufweiterleitung, aber anstatt die Nebenstelle einer anderen Person anzurufen, startet Call Flip einen ausgehenden Anruf und leitet diesen dann an Ihre Benutzergeräte weiter, indem es Ihre Nebenstelle über einen Vermittler klingeln lässt. Der Vermittler überbrückt den Anruf zwischen dem ursprünglichen Gerät und dem Gerät, auf dem Sie den Anruf entgegennehmen, d. h. dem Gerät, auf dem Sie den Anruf fortsetzen möchten. Da der Prozess, vom Klicken auf die Schaltfläche „Gerätewechsel“ bis zur Annahme des Anrufs auf dem Zielgerät, buchstäblich nur eine Sekunde dauert, kann der Anruf nahtlos fortgesetzt werden, ohne dass die Person am anderen Ende etwas davon merkt.

Was sind die Vorteile der Gerätewechsel-Funktion

Der Hauptvorteil des Call Flipping ist die Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, einen aktiven Anruf von einem Ihrer Geräte auf ein anderes zu verschieben, bietet mehr Flexibilität, Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz und Mobilität. Ein klassisches Beispiel, das leicht zu verstehen ist, ist das Szenario, in dem Sie ein Gespräch mit Ihrem Tischtelefon im Büro führen und plötzlich das Böro verlassen müssen. Aber was bringen diese Vorteile für Ihr Unternehmen?

1. Minimierung der Unterbrechung von Anrufen

Kundenanrufe sind essentiell und Unterbrechungen von Geschäftsgesprächen sollten um jeden Preis vermieden werden. Bei der Auswahl eines [Business-Telefonsystems](https://www.pascom.net/ "Link - PASCOM cloud PBX") richten Manager und Geschäftsinhaber ihre Erwartungen und Entscheidungen nicht nur nach den Kosten, sondern auch nach der garantierten Betriebszeit, den Reaktionszeiten des Supports, dem Funktionsumfang und mehr. Wenn ein Kunde Ihr Unternehmen anruft, hat er auch Erwartungen, die erfüllt werden müssen. Kunden erwarten, dass sie mit jemandem sprechen können, wenn sie in Ihrem Unternehmen anrufen. Zudem soll der Anruf schnell und effizient bearbeitet werden und dass am Ende des Anrufs ihre Bedürfnisse/Anforderungen erfüllt werden. Die Gerätewechsel Funktion ist ein großer Vorteil, wenn es darum geht, Gesprächsunterbrechungen zu vermeiden. Ein Beispiel: Sie sitzen im Büro und führen ein Gespräch mit einem potenziellen Neukunden, der für Ihr Unternehmen einen erheblichen Wert darstellen könnte. Sie telefonieren seit etwa 20 Minuten und alles läuft sehr gut, aber plötzlich müssen Sie das Büro verlassen. Das Problem ist, dass Sie Ihr Bürotelefon oder Ihr Laptop-Softphone benutzen, die beide nicht ideal für die Fortsetzung des Gesprächs geeignet sind. In der Vergangenheit mussten Sie entweder das Gespräch unterbrechen und einen Rückruf vereinbaren oder das Gespräch an einen Kollegen weiterleiten. Beide Optionen unterbrechen den Gesprächsfluss und können die Beziehung zum potenziellen Kunden stören. Mit Call Flip können Sie den Anruf einfach übergeben und das Gespräch auf Ihrem Mobilgerät fortsetzen. Das gibt Ihnen die nötige Mobilität, welche Sie in diesem Szenario dringend brauchen.

2. Erhöhte Reaktionsfähigkeit

Die Geschäftswelt ist mittlerweile mobiler denn je. Die Zeiten, in denen nur die Geschäftsinhaber von zu Hause aus arbeiteten, sind vorbei. Das bedeutet, dass die Ansprüche und Anforderungen an die Unternehmenstechnologie sehr viel höher geworden sind. Ein Business-Telefonsystem, das die neuesten Technologien für Geschäftstelefonie und Zusammenarbeit bietet, gibt Mitarbeitern, Anwendern und Agenten alle Werkzeuge an die Hand, um schnell und effizient zu reagieren und macht sie so reaktionsschneller und damit produktiver. Mit der Gerätewechsel-Funktion wird die Geschäftskommunikation Ihres Unternehmens mit mehr Agilität und Reaktionsfähigkeit angereichert die Ihren Kundenservice und die Wahrnehmung Ihres Unternehmens verbessern kann.

3. Erhöhte Professionalität

Darüber hinaus haben sich auch die Erwartungen der Kunden drastisch verändert. Die Kunden wissen sehr wohl, welche Technologie heute zur Verfügung steht - sie nutzen sie selbst täglich. Daher erwarten die Kunden von Ihrem Unternehmen die gleichen Fähigkeiten und das gleiche Maß an Professionalität. Wenn Sie diese Erwartungen erfüllen oder sogar übertreffen, werden Ihr Unternehmen und Ihr Kundendienst professioneller wirken, und die Kunden werden sich eher für Ihr Unternehmen entscheiden als für die Konkurenz.

3. Stärkeres Image Ihres Unternehmen

Darüber hinaus vermittelt eine funktionsreiche professionelle Cloud-Telefonanlage den Anrufern nicht nur den Eindruck eines hochprofessionellen Unternehmens, da sie alle für den modernen Arbeitsplatz erforderlichen Funktionen sofort zur Verfügung stellt, sondern sie erweckt auch den Eindruck, dass Ihr Unternehmen größer ist, als es in Wirklichkeit sein mag. Dies kann für Inhaber kleiner Unternehmen und deren Geschäftswachstum von großem Vorteil sein, da die Kunden eher glauben, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, ihre Anforderungen zu erfüllen.

Wie benutzt man die Gerätewechsel Funktion

Mit den PASCOM Apps ist die Verwendung von Call Flip mit einem Klick erledigt. Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie ein Tischtelefon verwenden. In diesem Fall müssen Sie entweder einen Funktionscode (*) auf Ihren BLF-Tasten konfigurieren oder ganz altmodisch den aktiven Anruf halten und sich selbst anrufen, damit Sie den Anruf auf einem neuen Gerät annehmen können, wie hier gezeigt:

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27. Mai 2024

Datensicherheit bei Cloud-Telefonie

Unternehmen sind heutzutage zunehmend auf cloudbasierte Kommunikationssysteme angewiesen, um den Kontakt zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern aufrechtzuerhalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die potenziellen Risiken und Bedrohungen für die Datensicherheit zu verstehen, die mit Cloud-Telefonie einhergehen.

Cloud Telefonie Vorteile
Potenzielle Risiken für die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie
Best Practices für die Datensicherheit
Vorschriften für Datensicherheit in der Cloud-Telefonie
Häufig gestellte Fragen

Wir werden im Folgenden gängige Schwachstellen und Angriffsvektoren in der Cloud-Telefonie sowie bewährte Methoden zur Gewährleistung der Datensicherheit untersuchen. Darüber hinaus erfahren Sie mehr über die Bedeutung von Verschlüsselung, regelmäßigen Audits und der Einhaltung relevanter Gesetze zum Schutz Ihrer Daten in cloudbasierten Kommunikationssystemen.

Cloud-Telefonie bietet vielfältige Vorteile

Bei der Cloud-Telefonie handelt es sich um die Bereitstellung von Telefondiensten über das Internet oder ein Cloud-Netzwerk anstelle von herkömmlichen Telefonleitungen. Es bietet Ihnen als Unternehmen die Flexibilität, Anrufe von überall dort zu tätigen und zu empfangen, wo eine Internetverbindung besteht, was die Kommunikationsprozesse optimiert.

Diese innovative Technologie ermöglicht es Unternehmen wie Ihrem, ihre Telefonsysteme je nach Bedarf einfach zu erweitern oder zu reduzieren und bietet damit eine Skalierbarkeit, die mit herkömmlichen PBX-Systemen nicht möglich ist. Zudem bietet Cloud-Telefonie den Vorteil, dass es ein kostengünstiger Kommunikationsweg ist, da sie die Notwendigkeit teurer Hardware und Wartungskosten, die mit lokal installierten Telefonsystemen verbunden sind, beseitigt.

Durch die Möglichkeit, Anrufe und Voicemails remote abzurufen, können Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb der Bürogebäude verbunden bleiben, was zu einer verbesserten Mobilität in der heutigen dynamischen Arbeitsumgebung beiträgt.

Potenzielle Risiken für die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie

Die Gewährleistung von datenschutz und datensicherheit in der Cloud-Telefonie ist für Sie aufgrund der zahlreichen Risiken und Bedrohungen, die sensible Informationen gefährden können, unerlässlich. Aus diesem Grund ist es zwingend notwendig, Cybersicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um sich gegen Datenverstöße, unbefugten Zugriff und Netzwerkschwachstellen abzusichern. Gängige Schwachstellen in der Cloud-Telefonie umfassen unzureichende Bedrohungserkennung, schwache Authentifizierungsprotokolle und veraltete Sicherheitsmaßnahmen. Angriffsvektoren wie Phishing, Malware und sogenannte Distributed Denial of Service (DDoS)-Angriffe zielen auf diese Schwächen ab, um die Datenprivatsphäre und -integrität auszunutzen. Phishing-Angriffe zielen beispielsweise darauf ab, Benutzer zu täuschen und sie dazu zu bringen, vertrauliche Informationen preiszugeben, indem sie sich als legitime Einheiten ausgeben. Hierdurch gefährden sie die Vertraulichkeit der Kommunikation. Andererseits können Unbefugte durch Malware-Infektionen in ganze Telefonsysteme eindringen und dort gespeicherte Daten ausspähen, manipulieren und verbreiten. DDoS-Angriffe bergen darüber hinaus das Risiko, Cloud-Telefondienste zu überlasten und zu Störungen sowie potenziellen Serviceausfällen zu führen. Es ist entscheidend, dass Organisationen regelmäßige Schwachstellenbewertungen durchführen, proaktive Bedrohungserkennungswerkzeuge implementieren und robuste Sicherheitsmaßnahmen durchsetzen, um sich effektiv gegen diese Gefahren zu schützen.

Best Practices für die Datensicherheit

Um Risiken effektiv zu mindern, ist die Anwendung bewährter Verfahren für die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie empfehlenswert. Maßnahmen wie die Implementierung von Multi-Faktor-Authentifizierung, die Festlegung von Zugriffskontrollrichtlinien und die Anwendung proaktiver Risikomanagementstrategien tragen maßgeblich zum Schutz sensibler Informationen bei. Darüber hinaus gewährleisten auch die Verschlüsselung von Daten sowie regelmäßige Sicherheitsaudits die Datensicherheit. Diese beiden Maßnahmen werden im Folgenden näher erläutert.

Wichtigkeit von Verschlüsselung und regelmäßigen Überprüfungen

Durch die Nutzung von Verschlüsselungsprotokollen werden sensible Informationen in einen komplexen Code umgewandelt, den unbefugte Parteien nicht entschlüsseln können, wodurch sie effektiv vor potenziellen Sicherheitsverletzungen geschützt werden. Diese Methode der Datenverschlüsselung gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf die übermittelten Informationen zugreifen und sie verstehen können. Daneben tragen auch regelmäßige Sicherheitsaudits dazu bei, die Datensicherheit zu gewährleisten, indem die Wirksamkeit der aktuellen Sicherheitsmaßnahmen bewertet, Schwachstellen oder Lücken im System identifiziert und Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden. Diese Überprüfungen stärken somit die Gesamtsicherheit der Cloud-Telefonie-Nutzung.

Vorschriften für Datensicherheit in der Cloud-Telefonie

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Branchenstandards ist für Unternehmen, die Cloud-Telefonie nutzen, entscheidend, um die Privatsphäre der Benutzer zu schützen. Zudem schafft das Befolgen regulatorischer Rahmenbedingungen, Datenschutzgesetzen und Sicherheitsanforderungen Vertrauen und signalisiert Zuverlässigkeit beim Umgang mit Daten.

Überblick über relevante Gesetze und Vorschriften

Anbieter von Cloud-Telefonie müssen verschiedenen Datenschutzgesetzen und -vorschriften entsprechen, um Benutzerdaten ausreichend zu schützen. Dazu gehören Standards wie die DSGVO, HIPAA und PCI DSS. Es ist entscheidend, diese regulatorischen Rahmenbedingungen zu verstehen und umzusetzen, um eine sichere Datenverarbeitung zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Gesetze und Vorschriften ist nicht nur für den Schutz sensibler Informationen, sondern auch für den Aufbau und die Aufrechterhaltung des Vertrauens zu Kunden und Partnern von entscheidender Bedeutung. Die DSGVO legt Datenschutz- und Privatsphäre-Richtlinien für Personen in der EU fest, während sich HIPAA auf die Sicherung von Gesundheitsinformationen konzentriert. Darüber hinaus widmet sich der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) der Sicherheit von Zahlungskartendaten. Durch die Einhaltung dieser Standards können Anbieter von Cloud-Telefonie Risiken wirksam minimieren, Bußgelder vermeiden und Engagement für ethische Praktiken bei der Datenverarbeitung demonstrieren.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Datensicherheit in der Cloud-Telefonie?

Datensicherheit in der Cloud-Telefonie bezieht sich auf die verwendeten Methoden und Protokolle, um sensible Informationen, die in cloudbasierten Telefonsystemen übertragen und gespeichert werden, zu schützen.

Wie unterscheidet sich die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie von der traditionellen Telefonie?

In der traditionellen Telefonie werden Daten lokal gespeichert und verarbeitet, während die Datenspeicherung und -verarbeitung in der cloudbasierten Telefonie in der Cloud abläuft. Dies bedeutet, dass die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie spezielle Maßnahmen erfordert, um sich vor potenziellen Cyberbedrohungen zu schützen.

Welche Arten von Daten sind in der Cloud-Telefonie gefährdet?

Alle Arten von Daten, einschließlich Anrufprotokolle, Aufnahmen, Voicemails und Kundeninformationen, sind in der Cloud-Telefonie gefährdet. Es ist wichtig, umfassende Datensicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um die vielfältigen sensiblen Daten zu schützen.

Wie kann ich die Sicherheit meiner Daten in der Cloud-Telefonie gewährleisten?

Um die Sicherheit Ihrer Daten in der Cloud-Telefonie zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Sie einen seriösen und zuverlässigen Anbieter von Cloud-Telefonie wählen. Darüber hinaus können die Verschlüsselung sensibler Daten, die Implementierung starker Zugriffskontrollen und die regelmäßige Überwachung auf verdächtige Aktivitäten dazu beitragen, die Datensicherheit zu verbessern.

Welche potenziellen Risiken bestehen für die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie?

Zu den potenziellen Risiken für die Datensicherheit in der Cloud-Telefonie gehören Datenlecks, unbefugter Zugriff, Datenverlust oder -korruption und interne Bedrohungen. Es ist entscheidend, umfassende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu minimieren.

Garantiert die Nutzung eines Cloud-Telefonservices die Datensicherheit?

Nein, die Nutzung eines Cloud-Telefonservices garantiert nicht die Datensicherheit. Es liegt in der Verantwortung sowohl des Dienstleisters als auch des Benutzers, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um sensible Daten zu schützen. Daher ist es wichtig, einen seriösen Anbieter zu wählen und die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, um die Datensicherheit zu verbessern. *Inhalt wird von DataGuard GmbH erstellt (https://www.dataguard.de). PASCOM übernimmt keine Veranwortichkeit über den Inhalt*

22. April 2024

6 Wege, mit Video-Hintergrundeffekten Ihre virtuellen Meetings aufzuwerten

In diesem Artikel finden Sie folgende Themen:

Was sind Hintergründe für virtuelle Videokonferenzen?
Vorteile von virtuellen Videokonferenzhintergründen
PASCOM Video-Hintergründe verwenden

Was sind Hintergründe für virtuelle Videokonferenzen?

Die moderne Unternehmenskommunikation ist in das digitale Zeitalter eingetreten, und Videokonferenzen, Webkonferenzen usw. sind zu einem wesentlichen Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes geworden, insbesondere für die Fernarbeit von zu Hause aus oder die mobile Arbeit unterwegs. Infolgedessen ist die Akzeptanz von Videokonferenzanwendungen in die Höhe geschnellt, und da immer mehr Besprechungen virtuell stattfinden, ist der Bedarf an störungsfreien Hintergründen zu einem wesentlichen Merkmal von Videokonferenzen geworden.

Das Ändern oder Unschärfen des Hintergrunds ist ein visueller Effekt, der während eines virtuellen Meetings auf den Video-Feed eines Nutzers angewendet wird. Die Funktion ändert den Hintergrund entweder vollständig oder macht ihn weicher, während der Benutzer scharf und im Fokus bleibt. Diese Technik ähnelt der geringen Schärfentiefe, die Porträtfotografen häufig verwenden, um sicherzustellen, dass das Motiv des Fotos visuell wichtiger ist als der Hintergrund.

Es gibt eine Reihe von Gründen Ihr Hintergrundbild zu ändern und/oder zu verwischen. Zum Beispiel möchten Sie Ihre Online-Meetings im Home Office oder von unterwegs aus vertraulicher gestalten. Ein weiterer Grund könnte sein, dass Sie Ihren Besprechungen ein professionelles Element verleihen wollen. Der Schutz der Privatsphäre ist jedoch nicht der einzige Grund, warum eine Änderung des Hintergrunds bei Videokonferenzen sinnvoll sein kann.

Vorteile von virtuellen Videokonferenzhintergründen

1. Verbesserter Fokus auf den Sprecher

In der Fotografie und Videografie besteht einer der Hauptvorteile von subtilen Hintergrundbildern und Unschärfe darin, dass das Motiv in den Mittelpunkt des Bildes rückt und nicht der Hintergrund. Bei Ihren virtuellen Meetings ist dies wichtig, da es sicherstellt, dass jeder in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rückt. Dies ist besonders wichtig für denjenigen, der spricht oder präsentiert, da sich die Teilnehmer so ohne visuelle Ablenkungen im Hintergrund ganz auf die Präsentation konzentrieren können.

Darüber hinaus ist allgemein bekannt, dass Kommunikation in Bezug auf Körpersprache und Mimik überwiegend (55 %) visuell erfolgt. Vor diesem Hintergrund trägt die Trennung von Hintergrundbildern und die stärkere Fokussierung auf den Sprecher dazu bei, dass sich die Teilnehmer besser auf die Worte des Sprechers, seine Körpersprache, Gestik und Mimik konzentrieren können. Dies wiederum kann zu einer klareren und effektiveren Kommunikation führen.

2. Weniger Ablenkungen, mehr Effizienz in Meetings

Eine der größten Herausforderungen bei jeder Besprechung besteht darin, dass sich alle Teilnehmer auf den Inhalt der Besprechung konzentrieren müssen. Dies gilt insbesondere für virtuelle Besprechungen, bei denen die räumliche Distanz und das erhöhte Potenzial für Ablenkungen eine effektive Kommunikation ernsthaft behindern und somit die Produktivität der Besprechung verringern können.

3. Weitere Tipps zur Produktivität von virtuellen Meetings

4. Wahrung der Privatsphäre

Die Unschärfe des Hintergrunds oder die Verwendung eines vorgefertigten Bildes als Hintergrund ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Privatsphäre zu wahren, wenn Sie von zu Hause aus oder in anderen Arbeitsumgebungen arbeiten, in denen Sie keine privaten/persönlichen Details preisgeben möchten, die in Ihrem Arbeitsbereich sichtbar sein könnten. Wenn Sie in einer gemeinsam genutzten Arbeitsumgebung arbeiten oder aus der Ferne an einem Videoanruf teilnehmen, können Sie durch die Verwaltung Ihres Video-Feed-Hintergrunds auch die Privatsphäre anderer Personen in der Umgebung, in der Sie gerade arbeiten, schützen.

**Tipps zum Datenschutz** Wenn Sie in einem Co-Working-Bereich oder an einem öffentlichen Ort arbeiten, sollten Sie alle Vorkehrungen treffen, um die Privatsphäre der Menschen um Sie herum zu schützen. Ziehen Sie also die Verwendung eines VPN in Betracht, wenn Sie sich über öffentliche Netzwerke verbinden, und verwenden Sie immer ein Headset und sprechen Sie diskret, um sicherzustellen, dass Ihre Gespräche privat bleiben.

5. Erhöhter Benutzerkomfort

Ein weiterer Vorteil, der oft übersehen wird ist, dass durch die Änderung des Hintergrundbildes eines Videofeeds die Besprechungsteilnehmer sich während der Videokonferenz wohler und entspannter fühlen können. Die meisten von uns sind ein wenig unsicher und haben das Gefühl, dass andere Teilnehmer von Videokonferenzen uns aufgrund unserer Umgebung beurteilen könnten. Dies kann zu erhöhtem Stress und Ängsten führen, wenn wir an einer Videokonferenz teilnehmen. Durch eine einfache Änderung des Hintergrunds wird dieses Problem fast vollständig beseitigt, und die Teilnehmer können während der Besprechung entspannter sein.

6. Professionalität verbessern

Das Ändern oder Unscharfmachen Ihres Hintergrunds während einer virtuellen Sitzung kann einen professionelleren Eindruck vermitteln. Wenn die meisten Menschen an Professionalität denken, denken sie an klare, saubere und aufgeräumte Räume. Wenn Sie Ihren Hintergrund entrümpeln, vermitteln Sie ein Gefühl von Organisation und Vorbereitung, nicht nur für Sie selbst, sondern auch für das Unternehmen, das Sie präsentieren.

PASCOM Video-Hintergründe verwenden

Mit der [neuesten Version](/pascom-one-neue-video-funktionen) der pascom-Desktop-Apps können pascom-Videokonferenznutzer nun alle Vorteile des Änderns/Unschärfens ihres Video-Hintergrundbildes genießen.

Hintergründe und Unschärfeeffekte anwenden

Um den Hintergrund zu ändern, öffnen Sie die PASCOM Desktop-App und öffnen Sie das Einstellungsmenü, indem Sie auf das Zahnradsymbol

klicken. Wählen Sie in den Einstellungen die Option "Video", um das Menü für die Videoeinstellungen zu öffnen:

Wählen Sie nun den gewünschten Hintergrund aus. Der ausgewählte Hintergrund wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

Neue PASCOM virtual meeting Videokonferenz-Hintergrundfunktion

Wenn Sie Ihren Live-Hintergrund unscharf machen möchten, können Sie dies tun, indem Sie anstelle eines Hintergrunds einfach die Option blur* auswählen

Neue PASCOM virtual meeting Videokonferenz Unschärfe-Effekt

Schließen Sie nun das Einstellungsmenü und testen Sie Ihren gewählten Hintergrund, indem Sie einfach einen Videoanruf mit einem Kollegen starten Das war's, Sie sind bereit für Ihren nächsten Videoanruf.

Wir sind hier um zu helfen!

Wenn Sie Fragen zu Video Konferenzen der PASCOM Telefonanlage und den Funktionen der PASCOM App haben und wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen für die Arbeitswelt von morgen fit machen können, dann sind wir für Sie da. Starten Sie mit unserer [30-tägigen Testversion](https://www.pascom.net/kostenlos-testen/ "PASCOM kostenlos testen") der PASCOM Cloud Telefonanlage durch.

26. Februar 2024

Vorteile einer All-In-One Cloud Kommunikationslösung

Dieser PASCOM Wissensbeitrag widmet sich der Cloud-Kommunikation und ihrer unverzichtbaren Rolle für Unternehmen sowie der Unternehmenskommunikation. Wir erörtern die Vorteile dieser Technologie sowie die potenziellen Vor- und Nachteile einer All-in-One-Lösung im Vergleich zu einer Multi-Provider-Lösung.

Was sind All-In-One Cloud-Kommunikationslösungen?
All-In-One Geschäftskommunikation vs Unified Communications
Vorteile einer All-In-One Geschäftskommunikationslösung
Vorteile der Provider-Konsolidierung
Mögliche Nachteile von All-in-One-Lösungen
Fazit

Was sind All-In-One Cloud-Kommunikationslösungen?

All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen umfassen alle Tools für die Unternehmenskommunikation, die von den Mitarbeitern täglich benötigt werden und stellen sie direkt in einer einzigen nativen App für Desktop und Mobile zur Verfügung. Darüber hinaus bietet eine All-in-One-Lösung Optionen zur Integration in andere wichtige Geschäftsanwendungen und macht diese direkt über die Desktop- und Mobil-Apps verfügbar. Dies verbessert die Leistung und Zuverlässigkeit, da alle Tools nativ in einer einzigen Anwendung enthalten sind und mögliche Schwachstellen bei der Integration beseitigt werden.

Darüber hinaus stellt die Cloud-Plattform sicher, dass Ihre Unternehmenskommunikation von jedem Ort aus zugänglich ist, was den Mitarbeitern zusätzliche Flexibilität bietet von überall aus auf die Tools zuzugreifen. Zusätzlich integriert die PASCOM Cloud Telefonanlage Festnetztelefonie und Geschäftsrufnummern in ihr Leistungsspektrum.

All-In-One Geschäftskommunikation vs Unified Communications

Unified Communication (UC) integriert die wichtigsten Arbeitswerkzeuge in einer benutzerfreundlichen Plattform, um den Aufwand für Mitarbeiter beim Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikationsanwendungen zu minimieren. Durch einen einfachen Klick auf ihrem Desktop und/oder Mobiltelefon können Mitarbeiter auf alle relevanten Kommunikationstools zugreifen. Die Vorteile solcher Lösungen sind weithin bekannt und reichen von der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und des Outputs bis hin zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Obwohl viele Unternehmen UC noch als Möglichkeit betrachten, ihre bestehenden Plattformen über eine On-The-Top-Anwendung (OTT) zu kombinieren und in die vorhandene Infrastruktur zu integrieren, birgt dieser Ansatz langfristige Nachteile. Die Kosten, laufende Wartung und Stabilität können beeinträchtigt werden. Ein Multi-Vendor-Ansatz für UC führt nicht nur zu Kosten pro Anbieter, sondern auch zu einer erhöhten Abhängigkeit von der nahtlosen Integration der verschiedenen Anbieter, wobei eine einzige Änderung das gesamte System beeinträchtigen kann.

Ein anschauliches Beispiel für diese Probleme zeigt sich in der Telekommunikationswelt und bei Telefonanlagen für Unternehmen. Viele Unternehmen beziehen ihr Geschäftstelefonsystem und ihre geschäftliche Festnetznummer wahrscheinlich von verschiedenen Anbietern.

Im Klartext bedeutet dies, dass Sie zwei getrennte Rechnungen bezahlen müssen, was zusätzlichen Arbeitsaufwand für Ihre Buchhaltung mit sich bringt. Außerdem haben beide Anbieter wahrscheinlich unterschiedliche Abrechnungsmodelle, was die Bewertung der Kosteneffizienz erschwert. Hinzu kommt der technische Aspekt: Wenn Probleme auftreten, neigen die Anbieter wahrscheinlich dazu, einander die Schuld zuzuschieben.

Hier kommen All-In-One Business Kommunikationslösungen wie die PASCOM Cloud-Telefonanlage ins Spiel.

Vorteile einer All-In-One Geschäftskommunikationslösung

Wie der Name schon sagt, bieten All-in-One-Lösungen für die Unternehmenskommunikation alle alltäglichen Kommunikationstools, die von Unternehmen und ihren Mitarbeitern benötigt werden, in einer einzigen Lösung. Daher bieten All-in-One-Lösungen viele Vorteile gegenüber Lösungen von mehreren Anbietern.

1. All-Inclusive Features

Komplettlösungen wie PASCOM ONE bieten sämtliche gängige Kommunikationstools aus einer Hand. Unter anderem ermöglicht der Funktionsumfang Nutzern das Telefonieren, Chatten, Filesharing und Meetings direkt in einer einzigen App auf ihrem Desktop und/oder Smartphone. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Kollegen keine Zeit mehr mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Apps verbringen müssen, da alles an einem Ort verfügbar ist.

Im Gegensatz zu Anbietern von Komplettlösungen, die modulare Systeme mit kostenpflichtigen Zusatzoptionen anbieten, sind die Cloud-Kommunikationslösungen von PASCOM wirklich umfassend. Wie aus der nachstehenden Liste hervorgeht, sind alle Funktionen sowie unsere Hosting-, Support- und Update-Services im Benutzerabonnement enthalten. Die einzigen zusätzlichen Kosten beziehen sich auf unsere Telefonie-Minutenpreise bzw. Flatrate-Minutenpakete und unsere Service Level Agreements mit erweitertem Umfang.

Im Team zusammenarbeiten

Desktop & Mobile Apps
Instant Messaging (Chats)
Team Messaging (Gruppen Chats)
Video & Audio Konferenzen
Online Web Meetings
Screensharing
Filesharing
Präsenzmanagement

Telefonieren

Business SIP Trunk¹
Eingebaute Softphones
One Number Konzept
Halten von Anrufen
Verbinden (Rücksprache /- ohne Rücksprache)
Zentralisierte Telefonbücher
Outlook / Apple Integration
Voicemail & Voicemail-2-E-Mail
Digitales virtuelles Fax

Contact Center Funktionen

Automatische Anrufverteilung
Umfangreiche Warteschlangen
Gesprächsaufzeichnungen
Playlisten für Wartemusik
Ansagensystem
Skills Based Routing
Analytics Dashboard

Connectoren - Integrationen

Microsoft 365
Microsoft Exchange
Microsoft Teams
DATEV
tomedo®
CRM via Client Aktionen
....

2. Beseitigen Sie App-Überladungen und steigern Sie Ihre Produktivität

Eines der größten Probleme am modernen Arbeitsplatz ist die schiere Menge an Apps, die die Mitarbeiter täglich nutzen. Dieses Phänomen ist als App-Überladung oder App Fatigue bekannt und wird für Unternehmen zu einer immer größeren Herausforderung. Manchmal ist es unvermeidlich, mehrere Apps zu verwenden, z. B. wenn man von einer externen Partei zu einer Videokonferenz eingeladen wird. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass ihre interne und ausgehende Kommunikation einheitlich und über eine einzige Lösung zugänglich ist, wofür es mehrere gute Gründe gibt.

Erstens führt die App-Überlastung mit einer scheinbar unendlichen Anzahl von Geschäftsanwendungen nicht nur zu Frustration, sondern ist auch unglaublich ineffizient und äußerst verschwenderisch in Bezug auf Zeit und Ressourcen. Je mehr Apps Sie installiert haben, desto mehr Speicherplatz wird benötigt, um sie auszuführen, und desto mehr Zeit wird mit dem Wechsel zwischen ihnen verschwendet. Noch schlimmer ist, dass das System umso weniger kohärent ist, je mehr die Mitarbeiter bestimmen können, welche Anwendungen verwendet werden sollen. So verlieren die Mitarbeiter beispielsweise unweigerlich den Überblick darüber, wo Informationen gespeichert sind und welche App bei der Kommunikation mit anderen Parteien zu verwenden ist.

Zweitens wird durch eine zentrale Plattform für alle Kommunikationskanäle Ihres Unternehmens die Pflege und Aktualisierung aller Kontaktinformationen Ihres Unternehmens wesentlich einfacher. Dies wiederum spart IT-Managern Zeit und Ressourcen, da sie nur eine Datenquelle pflegen müssen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter nicht mehr zwischen zahlreichen Apps wechseln, sondern haben Zugang zu so genannten "sauberen Daten", was bedeutet, dass die Daten korrekt und aktuell sind, so dass sie einen schnelleren, professionelleren und persönlicheren Kundenservice bieten können.

App-Überladung loswerden

Um dieses Problem zu überwinden, müssen Unternehmen überlegen, welche Anwendungen sie regelmäßig nutzen, und versuchen, diese in einer zentralen Anwendung zu vereinen. Im Falle der Unternehmenskommunikation sind dies Telefonie-, Video-, Chat-, File-Sharing- und Web-Meeting-Anwendungen.

Als Nächstes müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, Anwendungen bereitzustellen, die über alle verwendeten Geräte hinweg ein einheitliches Erscheinungsbild (User Experience) aufweisen, da dies gewährleistet, dass die Arbeitsabläufe in allen Arbeitsbereichen identisch sind.

Und schließlich muss die Benutzererfahrung nicht nur gut aussehen, sondern auch gut sein, da die gewählte Anwendung sonst die Probleme des Benutzers nicht löst und daher nicht genutzt wird.

Zum Glück bieten Plattformen wie PASCOM ONE mit unseren Desktop- und mobilen Anwendungen all das in einer Lösung.

3. Verbesserung der Datensicherheit und Verringerung des Risikos von Schatten-IT

Ähnlich wie die App-Überladung sind auch die Sicherheitsrisiken, die von der Schatten-IT ausgehen, potenziell katastrophal. Wenn Sie zu viele Apps haben, setzen Sie Ihr Unternehmen potenziellen Sicherheitsrisiken aus, da Sie entweder die Sicherheit mehrerer Anwendungen verwalten müssen oder das Potenzial für menschliche Fehler steigt.

Schlimmer noch: Wenn Mitarbeiter beschließen, die Unternehmensrichtlinien zugunsten einer Vereinfachung ihrer Arbeitsabläufe zu ignorieren, werden sie anfangen, ihre eigenen Apps zu verwenden. Dies führt nicht nur zum Verlust der Kontrolle über die Informationen, sondern auch dazu, dass Sie keinerlei Möglichkeit haben, die Datensicherheit zu gewährleisten - dies ist die so genannte Schatten-IT.

Mit einer benutzerfreundlichen, voll ausgestatteten All-in-One-Lösung ist es einfacher, die Datensicherheit zu gewährleisten, da Ihre Mitarbeiter eher bereit sind, die Infrastruktur und die Anwendungen Ihres Unternehmens zu nutzen, als mit unkontrollierten Apps zu arbeiten.

Vorteile der Provider-Konsolidierung

1. Kompatibilität

Bei einer Lösung mit mehreren Anbietern kann eine Aktualisierung einer Komponente zu Kompatibilitätsproblemen mit anderen Komponenten der Lösung führen.

Wie bereits erwähnt, ist dies häufig der Fall, wenn Sie sich jeweils für Anbieter einer Telefonanlage und für Festnetzdienste (Festnetztelefonie) entscheiden. Wenn ein Anbieter ein neues Update herausgibt, kann dieses Update Änderungen von neuen Verschlüsselungen, Sicherheitsprotokollen, Auslaufmodellen bis hin zu einer simplen Änderung der IP-Adresse enthalten. Im schlimmsten Fall hat dies zur Folge, dass sich die Telefonanlage nicht mehr beim Telefonieanbieter anmelden kann, was Ihr Unternehmen in eine Katastrophe stürzt, da Ihre Kunden Sie nicht mehr erreichen können.

All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen reduzieren mögliche Ausfallzeiten aufgrund von Integrationsfehlern erheblich, da alle Komponenten der Lösung von einem einzigen Anbieter entwickelt, gehostet und gewartet werden und jeder Aspekt der Lösung zu Qualitätssicherungszwecken rigoros erprobt und getestet wird.

2. Kostenersparnis und Transparenz

Eines der größten Ziele bei der Vereinheitlichung von Kommunikationskanälen in einer Unified-Communication-Lösung ist die Optimierung der Effizienz - ein Ziel, das mit UCC-Lösungen sehr gut erreicht werden kann. All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen gehen sogar noch weiter, indem sie die Notwendigkeit mehrerer Anbieter für mehrere Lösungen beseitigen. Wenn Ihr Unternehmen bisher mehrere monatliche und/oder jährliche Rechnungen zu bezahlen hatte, bietet der Wechsel zu einer All-in-One-Lösung mehr Transparenz über Ihre Kosten und vereinfacht und optimiert die Buchhaltungs- und Berichterstattungsprozesse.

3. Verbesserte Geschäftsbeziehung

Ein einziger Lösungsanbieter bedeutet, dass Ihr Unternehmen in einer guten Position ist, um von einer verbesserten Geschäftsbeziehung zu profitieren. Sollten Sie zum Beispiel technische Unterstützung benötigen, hat Ihr Unternehmen mit einem Anbieter von All-in-One-Cloud-Telefonielösungen wie PASCOM Zugang zu einem speziellen Support-Team, das als zentrale Anlaufstelle für alle Support-Probleme fungiert. Im Vergleich zu All-in-One-Lösungen müssen Sie beim Support für Multi-Vendor-Lösungen oft mehrere Anbieter kontaktieren und zahlreiche Support-Tickets öffnen und verfolgen, was wertvolle Zeit und Mühe kostet, noch bevor eine Lösung gefunden wurde.

Wenn Sie sich für einen Anbieter von All-in-One-Lösungen entscheiden, haben Sie außerdem oft direkten Zugang zum Anbieter, wenn es um die Anforderung neuer Funktionen usw. geht. Bei PASCOM zum Beispiel beinhaltet unser Support-Forum ein Feature-Voting-Tool und unser PASCOM DIRECT Live-Stream bietet eine hervorragende Plattform für unsere Endanwender, um mit uns zu interagieren und direktes Feedback zu geben.

Mögliche Nachteile von All-in-One-Lösungen

Natürlich gibt es auch potenzielle Risiken und Nachteile bei jeder Art von Lösung und obwohl es viele Vorteile von All-in-One-Lösungen gibt, sollten Sie sich auch einiger Nachteile bewusst sein.

1. Anbieter Lock-in

Einige Anbieter von All-in-One-Lösungen binden Sie ausschließlich an ihre SIP-Trunking-Dienste. Es ist zwar meistens gut, alle Dienste von einem Anbieter zu beziehen, aber nicht immer. Wenn es um Festnetztelefonie-Gebühren für Unternehmen geht, ist es manchmal von Vorteil, wenn Sie die Flexibilität haben, einen anderen Anbieter zu wählen, da Sie dadurch größere Kosteneinsparungen und Vorteile bei der Kundenzufriedenheit erzielen können.

Wenn sich Ihr Kundenstamm beispielsweise auf mehrere Länder verteilt, kann es sinnvoll sein, Anbieter mit niedrigeren Tarifen für diese Länder hinzuzufügen, um bei den Kosten für die abgehende Telefonie zu sparen. Und wäre es nicht toll, wenn Ihre Kunden Sie unter einer Ortsnetznummer anrufen könnten, anstatt internationale Gesprächsgebühren zu zahlen?

Was passiert darüber hinaus, wenn Ihr Unternehmen international wächst, Ihr gewählter Anbieter aber nicht in der Lage ist, Ihr Wachstum mit Festnetznummern und Tarifen zu unterstützen - dann müssen Sie sich erneut umsehen.

Lösungen wie PASCOM ONE lösen dieses Problem, indem sie das Beste aus beiden Welten bieten. Ja, wir können Ihre Rufnummern für Sie hosten, aber wenn Ihr Unternehmen auch in einem Land tätig ist, das PASCOM nicht anbietet, dann haben Sie immer noch die Freiheit, den Anbieter zu wählen, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

2. Langsamere Innovationen

Innovation ist eine wesentliche Voraussetzung für Verbesserung und Entwicklung. Wenn Sie sich für einen Anbieter von Cloud-basierten Lösungen entscheiden, können Sie in der Regel sicher sein, dass Sie von Lösungen profitieren, die auf dem neuesten Stand der technologischen Innovation sind. Anbieter von All-in-One-Lösungen haben jedoch auch den Nachteil, dass ihre Lösungen in Bezug auf die Funktionalität sehr weitreichend sind. Daher sind sie manchmal langsamer als ein Lösungsanbieter, der sich nur auf einen Bereich konzentriert.

Im Allgemeinen handelt es sich dabei um einen methodischeren Marktzugang, der es All-in-One-Anbietern ermöglicht, das Beste aus den jüngsten Innovationen in ihre Lösungen zu integrieren.

Ja, Sie müssen vielleicht ein wenig warten, aber Ihre Geduld wird langfristig belohnt, da Sie eine gut abgerundete, vollständige und zukunftssichere Lösung erhalten.

Fazit

All-in-One-Lösungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber Lösungen von mehreren Anbietern. Bevor Sie sich jedoch für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie unbedingt eine gründliche Bewertung Ihrer derzeitigen Infrastruktur durchführen, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Gleichzeitig finden Sie heraus, was verbessert werden kann und was Sie tatsächlich erreichen wollen. Wenn es um Unternehmenskommunikation geht, stehen viele Anbieter zur Auswahl, aber nur wenige bieten ein so umfassendes Paket in einer echten All-in-One-Lösung wie PASCOM ONE. Daher ist es wichtig zu wissen, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung achten müssen, was das Thema unseres nächsten Beitrags ist, also schauen Sie bald wieder vorbei!

Wir sind hier um zu helfen!

Wenn Sie Fragen zu Fixed Mobile Convergence, der PASCOM Telefonanlage und den Funktionen der PASCOM App haben und wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen für die Arbeitswelt von morgen fit machen können, dann sind wir für Sie da. Starten Sie mit unserer 30-tägigen Testversion der PASCOM Cloud Telefonanlage durch.

¹ PASCOM business SIP-Trunking ist derzeit nur in Deutschland und Österreich verfügbar. Andere Länder benötigen einen zusätzlichen SIP-Trunking-Anbieter.

2. Januar 2024

Warum Sie Ihre Unternehmenskommunikation im Jahr 2024 in die Cloud verlagern sollten

Updated 02.01.2024

5 Gründe für die Verlagerung Ihrer Geschäftskommunikation in die Cloud

Ihr Unternehmen wächst und wächst. Klingt großartig, nicht wahr?! Nun ja, jedes Unternehmen möchte expandieren und natürlich seinen Gewinn steigern. Leider nimmt mit dem Wachstum des Unternehmens auch die Zahl der Komplikationen zu. Mehr Mitarbeiter und Standorte, die miteinander verbunden werden müssen, mehr IT-Systeme, die verwaltet werden müssen, nur um ein paar wenige zu nennen. Mit einem herkömmlichen Geschäftstelefonsystem war dies noch nie besonders einfach. Im Jahr 2024 sind die Dinge mit einer herkömmlichen Telefonanlage (PBX - Private Branch Exchange) vor Ort extrem kompliziert geworden. Der Generationswechsel am Arbeitsplatz, der technologische Fortschritt, sowie in jüngster Zeit die Notwendigkeit, Homeoffice-, Mobil-, Hybrid- und Remote-Arbeitsmodelle zu implementieren, haben die Sichtweise von Unternehmen auf ihre Kommunikationslösungen verändert.

Aus diesen Gründen stellen immer mehr erfolgreiche Unternehmen ihre Telefonsysteme auf moderne Cloud-basierte Telefonsysteme um, da diese in puncto Flexibilität, Leistung und Kontinuität wesentlich mehr Vorteile bieten. Deshalb haben wir beschlossen, einen Blick auf die wichtigsten Gründe zu werfen, warum Unternehmen ihre Kommunikation im Jahr 2024 in die Cloud verlagern sollten:

1. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit

Keine Hardware oder Hosting erforderlich

Im Gegensatz zu VoIP-Telefonanlagen vor Ort sind Cloud-Telefontelefonanlagen und Cloud-Telefonielösungen softwarebasiert und erfordern daher keine zusätzliche Serverhardware oder Virtualisierungsinfrastruktur vor Ort. Ein Cloud-Telefonsystem entlastet die IT-Abteilung erheblich, da eine laufende Systemverwaltung nicht mehr erforderlich ist.

Hardware ist auch insofern ein Problem, da sie einen begrenzten Lebenszyklus hat und, wie wir im letzten Jahr mitbekommen haben, auch Lieferschwierigkeiten unterliegen kann. Daher setzen zukunftsorientierte Unternehmen jetzt auf Telefonanlagen als Softwarelösung, die Desktop- und Mobile Business-Communications-Apps anbieten, welche alle Tools bereitstellen, um Ihre Teams und Kunden in Verbindung zu halten.

Schnelle Einrichtung der Cloud-Telefonanlage

Da es keine oder nur geringe Hardware-Anforderungen gibt, ist die Einrichtung einer Cloud-Telefonanlage viel einfacher und Sie können sofort loslegen.

In der Vergangenheit bedeutete die Verwaltung eines herkömmlichen Telefonsystems vor Ort, dass Unternehmen und ihre IT-Administratoren für die laufende Verwaltung und Wartung der Lösung verantwortlich waren. Dazu gehörte die Verwaltung aller Aspekte, von der Netzwerkintegration bis hin zu Sicherheits-Patches, der Installation von Updates und Firewall- und VPN-Konfigurationen, um autorisierten Remote-Benutzern den Zugang zu ermöglichen. All diese Aufgaben sind zeitaufwendig und erfordern oft technisches Fachwissen, was entweder Outsourcing oder höhere Personalkosten bedeutete. Infolgedessen wurden Aufgaben oft übersehen, Sicherheits-Patches nicht installiert und neue Funktions-Updates blieben unbemerkt. Das Endergebnis war ein leistungsschwaches, veraltetes Telefonsystem, das sowohl bei Ihren Benutzern als auch bei Ihren Kunden unbeliebt war.

Mit einem Cloud-Telefonsystem müssen Sie sich lediglich einen Account einrichten, die Ersteinrichtung der Telefonanlage vornehmen und die Desktop- und mobilen VoIP-Apps herunterladen. Schon sind Sie in weniger als 5 Minuten startklar. Die meisten Anbieter von Cloud-Telefonsystemen bieten sogar eine kostenlose Testphase an, damit Sie Ihre Cloud-Telefonanlage einrichten und konfigurieren können, bevor Sie eine finanzielle Investition tätigen müssen.

Cloud ist sicher und immer auf dem neuesten Stand

Anbieter von Cloud-Telefonsystemen machen die Sache viel einfacher, da sie oft eine Reihe von Managed Services anbieten. Zu diesen Diensten gehören in jedem Fall die Verwaltung, Wartung und Sicherung der Cloud-Hosting-Plattform und die Gewährleistung, dass Ihr Unternehmenstelefonsystem immer auf dem neuesten Stand ist. Der von Ihnen gewählte Cloud-Telefonsystem-Anbieter ist dann dafür verantwortlich, die vereinbarten Betriebszeiten und Verfügbarkeiten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Backups für Sie durchgeführt werden, sowie automatisch die neuesten Updates installiert werden. Damit verfügen Sie und Ihr Team immer über die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Mehr Funktionen

Da die Hosting-Plattform vom Anbieter verwaltet wird, kennt dieser die Infrastruktur in- und auswendig,

wodurch die Notwendigkeit von Kompatibilitätstests mit den verschiedenen Hardwareservern und Virtualisierungsplattformen reduziert wird. Dies macht die Entwicklung, das Testen und die Freigabe neuer Features und Funktionen im Vergleich zu herkömmlichen On-Premise Telefonanlagen sehr viel effizienter. Das bedeutet, dass Cloud Kunden Updates und neue Features sehr viel schneller erhalten, und so vielleicht neue Innovationen vor Ihren Mitbewerbern nutzen können.

2. Kosteneinsparungen

Keine Investitionsausgaben

Herkömmliche Telefonsysteme für Unternehmen wurden auf der Basis unbefristeter Benutzerlizenzen lizenziert und beinhalteten häufig wiederkehrende Wartungsgebühren. Dies bedeutete, dass die Anschaffung eines neuen Telefonsystems mit erheblichen Vorabinvestitionen für Hardware und Benutzerlizenzen sowie mit laufenden Betriebskosten für die Serverwartung und die Abschreibung der Hardware verbunden war. Darüber hinaus werden On-Premise Telefonanlagen in der Regel intern verwaltet, was noch mehr finanzielle und ressourcenbezogene Kosten verursacht. Vergleicht man dies mit einem Cloud-Telefonsystem, wird alles was man benötigt (Telefonanlage, Hosting, Updates, Apps und Telefonnummer), in einer Lösung bereitstellt. Hier wird deutlich, von welchen Kosteneinsparungen ein Unternehmen profitieren kann.

Eine niedrige monatliche Gebühr

Cloud-Telefonsysteme werden auf Abonnementbasis lizenziert, d. h. Unternehmen können die Kosten mit einem einfach zu verwaltenden monatlichen Abonnement abschließen. Abonnements werden in der Regel pro Benutzer verkauft, d. h. Unternehmen zahlen nur für die Anzahl der Benutzer, die sie benötigen. Wählen Sie außerdem einen Anbieter für Cloud-Telefonsysteme, welcher ein Komplettpaket anbietet, da dies die Komplexität des Entscheidungsprozesses reduziert. Hier haben Sie dann alle Tools, Funktionen und Merkmale in einem Paket, was die Notwendigkeit von mehreren Anbietern überflüssig macht.

Keine Hosting- und Wartungskosten

Ein weiterer Vorteil, worauf Sie bei einem Cloud-Telefonsystem achten sollten ist, dass der Abonnementpreis all-inclusive sein sollte. Soll bedeuten, dass Support, Hosting und Wartung in der monatlichen Abonnementrechnung enthalten sein sollte. Somit haben Sie keine zusätzlichen Kosten, was die Budgetplanung vereinfacht und Zeit und Geld spart. Kosten die zuvor für die Lösung technischer Probleme, die Installation von Updates und die Verwaltung Ihrer Serverinfrastruktur aufgewendet wurden, entfallen somit.

Niedrigere Gesprächskosten

Erwähnenswert sind auch die Kosteneinsparungen, von denen Unternehmen dank der VoIP-Telefonie profitieren können. Im Vergleich zu den Gebühren für herkömmliche Festnetztelefonie sind die Verbindungsgebühren für die VoIP-Telefonie erheblich günstiger. Darüber hinaus sind interne VoIP-Anrufe kostenlos, so dass für Anrufe zu entfernten Kollegen und Zweigstellen keine zusätzlichen Kosten anfallen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie internationale Kollegen und Geschäftsstellen haben, sofern diese an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen sind. Selbst bei Anrufen an Kollegen, die auf Reisen sind, fallen keine Verbindungsgebühren an, wenn diese ihr Desktop- oder Mobiltelefon verwenden. Untersuchungen aus dem Jahr 2006 haben ergeben, dass VoIP-Telefondienste die Telekommunikationskosten eines Unternehmens um bis zu 30 % senken können. Heutzutage ist diese Zahl wahrscheinlich noch höher, da Unternehmen internationale Ferngespräche auf virtuelle Online-Webmeetings und Videokonferenzen verlagern, welche oft ohne oder mit nur geringen Zusatzkosten im Abonnement des Cloud-Telefonsystems enthalten sind.

3. Freiheit, von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät zu arbeiten

Arbeiten Sie von jedem Ort aus mit einer PASCOM Cloud-Telefonanlage — Image - Cloud Telefonanlage, arbeiten von überall aus

Einer der attraktivsten Vorteile von Cloud-Telefonsystemen ist, dass sie die Möglichkeit bieten, von überall aus zu arbeiten, nicht nur im Büro. Da das Telefonsystem in der Cloud gehostet wird und der Zugriff über das Internet erfolgt, ist für die Verbindung lediglich eine stabile Internetverbindung erforderlich. Ein Cloud-Telefonsystem macht daher komplizierte, umständliche VPN-Lösungen überflüssig und erleichtert die Verbindung von globalen Büros, Zweigstellen und Homeoffices. Sogar Außendienstmitarbeiter, Remote-Mitarbeiter und Freiberufler können mühelos mit dem Rest des Teams und Ihren Kunden verbunden werden.

Während Cloud-Telefonsysteme im Kern für Telefoniezwecke konzipiert sind, haben sich moderne Lösungen zu kompletten Cloud-Kommunikationsplattformen entwickelt, die alle Telefonie-, Messaging- und Meeting-Funktionen an einem Ort bereitstellen. Darüber hinaus umfassen die besten Cloud-Telefonsysteme auch Softphone-Apps für Desktop und Smartphones. Solche Apps eignen sich perfekt, um Ihr Team in Verbindung zu halten und es unter seiner Büronummer erreichbar zu machen. Unabhängig davon, von wo aus gearbeitet wird oder welches Gerät man bevorzugt. Auch Kollegen, die Hardware-Telefone lieber mögen, kommen auf ihre Kosten, da die meisten Anbieter von Cloud-Telefonsystemen eine Reihe von führenden IP-Telefonherstellern unterstützen.

4. Höhere Flexibilität

Wächst mit Ihrem Unternehmen

Skalieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation schnell und mühelos — Graphic - cloud phone system benefit scalability

Einer der attraktivsten Vorteile einer Cloud-Telefonanlage ist ihre Skalierbarkeit. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage sind virtuelle Cloud-Telefonsysteme nicht durch begrenzte Hardwareressourcen, Leistungsanforderungen oder teure unbefristete Benutzerlizenzen eingeschränkt. Daher bieten sie eine größere Flexibilität und können mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden. Ihr Unternehmen zahlt zudem nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Das Hinzufügen neuer Benutzer und Telefonnummern kann in Sekundenschnelle über das Webportal des von Ihnen gewählten Cloud-Anbieters erfolgen. Einmal gebucht, könnte die Einrichtung neuer Benutzer und Nebenstellen nicht einfacher sein und erfordert dank der benutzerfreundlichen Administrationsoberfläche der Telefonanlage nur minimales Expertenwissen. Das E-Mail-Einladungstool für neue Benutzer von PASCOM ist so benutzerfreundlich, dass der Großteil des Prozesses über den Self-Service-Einrichtungsassistenten erfolgen kann, so dass Sie Ihr neues Büro oder Ihren neuen Arbeitsplatz mit nur wenigen Mausklicks anschließen können.

Erhöhen Sie Ihre geografische Reichweite

Ganz gleich, ob Sie in neue Regionen expandieren oder neue Talente für Ihre Belegschaft gewinnen möchten - die Einrichtung neuer Büros und das Onboarding entfernter Mitarbeiter mit einer Cloud-Telefonanlage ist schnell und einfach. Dies verbessert die Möglichkeiten Ihres Unternehmens, die besten Talente zu finden, zu gewinnen und zu halten, selbst wenn sich Ihr Hauptsitz am Ende der Welt befindet. Da Cloud-Telefonsysteme von überall aus über das Internet zugänglich sind, können sie außerdem zentral verwaltet werden. Für die Eröffnung neuer nationaler oder internationaler Niederlassungen sind daher keine zusätzlichen Telefonsysteme vor Ort oder komplizierte Anrufweiterleitung und VPNs für die Rückverbindung zur Zentrale mehr erforderlich.

Wählen Sie Geräte und Kanäle die zu Ihnen passen

Dank der All-In-One Collaboration-Apps sind Ihre neuen Mitarbeiter im Handumdrehen online und mit dem Rest des Teams verbunden. Die Unified Communication Tools, wie z.B. Videokonferenzen, Instant Messaging und Präsenzmanagement, stellen sicher, dass Mitarbeiter an entfernten Standorten und in Zweigstellen sofort mit Kollegen und Kunden über ihren bevorzugten Kanal und ihr bevorzugtes Gerät verbunden und verfügbar sind. Selbst wenn Sie neue Hardware-Telefone benötigen, können diese in wenigen Minuten und mit minimalem Aufwand in Betrieb genommen werden.

5. Kontinuität und Redundanz

Geschäftskontinuität

Ein weiterer großer Vorteil der Cloud-Kommunikation ist die Geschäftskontinuität und Redundanz. Wie bereits erwähnt, erfolgt der Zugriff auf Cloud-Telefonsysteme über das Internet und bietet den Nutzern die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Das ist natürlich ein Vorteil für Mitarbeiter, aber es ist auch ein hervorragendes Werkzeug für die Geschäftskontinuität. Wie wichtig es ist, schnell von Büro- auf Fernarbeit umschalten zu können, wurde uns mit Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 gezeigt. Zu diesem Zeitpunkt waren viele Geschäftslösungen und -prozesse dieser Aufgabe nicht gewachsen. Sehr wahrscheinlich haben viele Unternehmen in dieser Zeit viele Kunden durch eine schlechte Geschäftskontinuität verloren.

Maximale Verfügbarkeit

Redundante Cloud Telefonanlage von pascom — Image - PASCOM cloud phone system Business Continuity

Jeder seriöse Anbieter von Cloud-Telefonsystemen hostet seine Lösungen in zugelassenen Datenzentren, die rund um die Uhr überwacht und mit den neuesten Sicherheitsprotokollen auf dem neuesten Stand der Technik gehalten werden, wenn es um Redundanz geht. Einige Unternehmen denken beim Thema Redundanz immer noch in Schubladen und führen Internetausfälle als Grund für die Beibehaltung einer Vor-Ort-Lösung an. Ja, es stimmt, dass Ihr VoIP-Telefonsystem ohne Internetzugang nicht funktionieren wird. Aber was ist wahrscheinlicher: ein Internetausfall in Ihrem Büro oder in einem hochmodernen Rechenzentrum? Sollte es in Ihrem Büro zu einem Internet- oder Stromausfall kommen, ist Ihre Vor-Ort-Lösung nicht mehr funktionsfähig und kann von niemandem mehr erreicht werden. Ein Cloud-Telefonsystem hingegen stellt sicher, dass alle Ihre Telefondienste auch für entfernte Mitarbeiter und Zweigstellen weiterhin zugänglich sind. Sogar Ihre Mitarbeiter im Büro sind dank ihrer mobilen Apps weiterhin für Kunden und Kollegen erreichbar.

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Wenn Sie Fragen zu den PASCOM Team Messaging- und Collaboration-Apps und der PASCOM Cloud Telefonanlage haben und wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen für die Arbeitswelt von morgen fit machen können, dann sind wir für Sie da. Rufen Sie uns einfach an unter +49 991 29691 0 und sprechen Sie mit einem unserer Experten. Alternativ können Sie auch gleich durchstarten mit unserer kostenlosen Cloud-Telefonanlage.

2. Mai 2023

Was ist eine Cloud-Migration? Erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

In unserem Ratgeber-Artikel erfahren Sie alles über Cloud-Migrationen

Die Migration von lokalen Unternehmenskommunikationssystemen in die Cloud hat das Potenzial, Unternehmen aller Größenordnungen neu zu beleben. Durch die Umstellung auf die Cloud können Unternehmen Zeit und Ressourcen freisetzen, die dann in andere wichtige Unternehmensprojekte reinvestiert werden können. Es ist also kein Wunder, dass so viele Unternehmen ihre Geschäftskommunikation in die Cloud verlagern.

Aber was genau ist eine Cloud-Migration, was ist damit verbunden und welche potenziellen Vorteile und Risiken birgt die Migration Ihrer Kommunikation in die Cloud? All diese Fragen beantworten wir im folgenden Ratgeber-Artikel:

1. Was ist eine Cloud Migration?
2. Vorteile einer Cloud Migration
2. Potenzielle Risiken einer Cloud-Migration
4. Wie Sie Ihre Kommunikation in die Cloud migrieren
5. Hilfe bei Ihrer Cloud-Migration

1. Was ist eine Cloud Migration?

Der Begriff "Cloud-Migration" bezieht sich auf den Prozess, bei dem die Systeme Ihres Unternehmens vor Ort in eine Cloud-Infrastruktur oder in eine Cloud-Umgebung verlagert werden. Das kann auch von einer privaten Cloud in eine öffentliche Cloud oder beim Wechsel des Anbieters der Fall sein.

Bei der Kommunikation bezieht sich eine Cloud-Migration auf die Verlagerung Ihres geschäftlichen Telefonsystems und der UC-Tools auf eine neue Cloud-basierte Lösung. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, alle ihre Datenlösungen auf einmal zu verlagern, während andere sich dafür entscheiden, einzelne Elemente oder Geschäftsbereiche in einer Form der so genannten "sanften Migration" zu verlagern. Andere Unternehmen wählen einen so genannten hybriden Ansatz, bei dem sie nur bestimmte Elemente in die Cloud verlagern und andere spezifische Elemente vor Ort belassen.

2. Vorteile einer Cloud Migration

Von der Digitalisierung bis hin zu Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen - die Zahl der Vorteile, welche Unternehmen zu einer Migration auf Cloud-Lösungen bewegen, wächst stetig und hier sind die unserer Meinung nach überzeugendsten Vorteile:

Die Zunahme von Home-Office und hybriden Arbeitsplatzmodellen sind die Hauptursachen für den steigenden Bedarf an flexiblerer, agilerer Kommunikation. Die Notwendigkeit, während der Corona Pandemie von zu Hause aus zu arbeiten, hat dazu geführt, dass der Bedarf an einfacher, unkomplizierter mobiler und dezentraler Konnektivität ganz oben auf der Liste der Unternehmensanforderungen steht.

Das hat sich nun weiter verstärkt, da sich immer mehr Unternehmen an die veränderte Dynamik eines modernen Arbeitsplatzes und den Anforderungen von modernen Arbeitnehmern anpassen müssen.

Durch die Umstellung auf Cloud-basierte Lösungen können Unternehmen ihren Mitarbeitern an entfernten Standorten einen sicheren und flexiblen Zugang zu Geschäftswerkzeugen und Anwendungen bieten, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen. Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf Cloud-Kommunikation ist die Möglichkeit, die Reichweite eines Unternehmens zu vergrößern, sowohl was die Gewinnung von Mitarbeitern als auch die Kundenakquise angeht, da das Unternehmen nicht mehr an einen geografischen Standort gebunden ist. Kommunikation ist essenziell um mit Kunden und Kollegen in Verbindung zu bleiben. Effektive Kommunikation ist für eine effiziente Zusammenarbeit im Team unerlässlich. Ihre Kommunikationslösung ist in der Regel die erste Anlaufstelle für den Kunden und spielt bei fast allen täglichen Geschäftsaktivitäten eine wichtige Rolle. Allerdings ist eines der größten Probleme, mit dem die moderne Arbeit konfrontiert ist, die App-Ermüdung. Mitarbeiter sind überlastet mit Unternehmens-Apps und verwenden durchschnittlich 9,39 Anwendungen gleichzeitig Darüber hinaus ist die Zeit, die mit dem Wechseln zwischen Apps, der Suche nach Kontaktdaten oder sogar dem Gang zum Faxgerät verbracht wird, kontraproduktiv. Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, die PASCOM Cloud-Kommunikationslösung mit anderen Unternehmensanwendungen und -prozessen zu verbinden: - **Cloud-Telefonie**: Durch die Integration der Geschäftstelefonie in Ihre wichtigsten Unternehmens-Apps können Sie und Ihr Team per **"Click-to-Dial"** Anrufe tätigen, indem Sie einfach auf eine beliebige Telefonnummer in Apps wie Ihrem Webbrowser, MS Outlook, tomedo® und DATEV klicken. PASCOM Cloud-Lösungen bieten eine integrierte Faxlösung, mit der Benutzer Faxe direkt über ihre PASCOM Desktop-App senden können. - **Team Collaboration**: Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für produktives Teamwork. Da Teams immer mehr verstreut sind und die Arbeit im Homeoffice oder mobil immer beliebter wird, sind effektive Teamkollaborationstools, welche Teamarbeit fördern und Informationssilos aufbrechen, zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden. Chat, Team-Messaging, Filesharing, Screensharing und Webmeeting-Tools sind zu Kernkomponenten der Cloud-Kommunikation geworden und mit PASCOM sind sie auf allen Ihren Geräten von überall über die Cloud verfügbar. Es ist allgemein bekannt, dass Wartungsarbeiten kostspielig sind und diejenigen, die sich nicht an regelmäßige Updates anpassen, letztendlich zurückgelassen werden. Warum werden On-Premise-Lösungen jedoch nicht so regelmäßig aktualisiert, wie sie sollten? Liegt es daran, dass entweder die Aktualisierungen länger dauern oder die vorhandene Hardware das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hat? In jedem Fall werden On-Premise-Lösungen nicht wie vorgesehen gewartet, einfach weil die Updates und Wartungen am Kunden selbst hängen bleiben und nicht vom Anbieter durchgeführt werden. Traditionelle On-Premise-Lösungen haben ein weiteres Problem, nämlich dass der Lösungsanbieter ein angemessenes Maß an Hardwarekompatibilität einbauen muss, um eine angemessene Funktionalität sicherzustellen. Dies erschwert den Entwicklungsprozess und führt zu zusätzlichen Hindernissen. Was auch immer der Grund für die Verzögerung im Aktualisierungsprozess ist, Unternehmen, die auf On-Premise-Lösungen angewiesen sind und ihre Systeme nicht aktualisieren, setzen ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Hier haben Cloud-Lösungen einen entscheidenden Vorteil gegenüber On-Premise-Lösungen. Cloud-Lösungsanbieter aktualisieren ihre Lösungen, Hosting- und Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich, welche vom Anbieter bereitgestellt werden und nicht vom Kunden. Durch die Migration in die Cloud können Unternehmen dank der frühzeitigen Nutzung neuester Technologien eine Reihe erheblicher Vorteile realisieren und Zeit, Ressourcen sowie Finanzen für andere wichtige Geschäftsprojekte nutzen. Darüber hinaus werden mit einer Cloud-Lösung neue App-Updates sofort angekündigt, sodass Benutzer sie aktualisieren können, wann immer sie möchten. Um die Dinge noch einfacher zu machen, sind Apps wie die pascom-Anwendungen selbstaktualisierend, d.h. neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden automatisch installiert, ohne dass der Benutzer etwas tun muss. Der Schutz von Geschäftsinformationen und vertraulichen Kundendaten ist für jedes Unternehmen entscheidend, und die Migration zu einer Cloud-Kommunikationslösung bietet die neuesten und besten Sicherheits- und Ausfallschutzmaßnahmen. Tatsächlich sind Cloud-Sicherheit und -Ausfallschutz mitunter die größten Vorteile einer Umstellung auf ein Cloud-Telefonsystem. Die zuvor erwähnten Updates stellen sicher, dass Ihre Lösung immer auf dem neuesten Stand bleibt. Darüber hinaus verfügen seriöse Cloud-Lösungsanbieter über dedizierte IT-Sicherheitsteams, die sich ausschließlich auf die Sicherheit von Lösungen, Anwendungen und Infrastrukturen konzentrieren. Bei PASCOM haben wir dedizierte Teams für Cloud-Infrastruktur, Datensicherheit und Datenschutz, die regelmäßig Penetrationstests und Überprüfungen der Datensicherheit durchführen. Unsere Apps verschlüsseln alle Kommunikationskanäle, von Anrufen bis hin zu Chats, und bei der Verbindung mit Drittsystemen verwenden wir verschlüsselte URLs für die Anbindung und Nutzung. Darüber hinaus sind wir nach ISO 27001 zertifiziert, dem internationalen Goldstandard für Information Management und Security. Darüber hinaus unterliegen die Rechenzentren, in denen Cloud-Lösungen gehostet werden, strengen Vorschriften. In der Regel ist es äußerst unwahrscheinlich, dass ein typisches kleines oder mittleres Unternehmen über die Ressourcen verfügt, um ein solches Sicherheitsniveau zu implementieren und aufrechtzuerhalten. Das bedeutet in der Praxis, dass Cloud-Migrationen Unternehmen ermöglichen, ihren Lösungen und Systemen eine noch größere Sicherheit hinzuzufügen. Damit sind Unternehmen gut gerüstet, um schnell auf potenzielle Bedrohungen und Veränderungen im Geschäftsbetrieb zu reagieren. Cloud-Migrationen bringen viele kostengünstige Vorteile mit sich. Zunächst einmal werden Cloud-Lösungen in der Regel auf der Basis von Lizenzgebühren pro Benutzer und Monat berechnet, wobei die Lizenzgebühren meistens Hosting und Software-Updates beinhalten. Unternehmen müssen daher keine großen Geldbeträge mehr für teure, einmalige On-Premise-Server-Hardware ausgeben. Darüber hinaus sind Wartung und Aktualisierung von On-Premise-Lösungen mit kostspieligen jährlichen Wartungsverträgen verbunden. Einige Anbieter, darunter auchPASCOM, setzen auf die Flexibilität monatlicher Abonnements, da Sie Ihre Cloud-Lösung entsprechend dem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihrer Benutzerbasis skalieren können. Es gibt noch weitere finanzielle Vorteile einer Cloud-Migration. Durch den Umzug in die Cloud und die Reduzierung bzw. Beseitigung Ihrer lokalen Systeminfrastruktur können Sie sowohl den physischen als auch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens verringern. On-Premise-Server- und Netzwerkhardware erfordern Serverräume, die rund um die Uhr gekühlt werden müssen, was den Energieverbrauch und die Kosten erhöht. Daher führt die Reduzierung Ihrer lokalen Hardware zu einem geringeren Platzbedarf. Durch die Migration in die Cloud können Sie Ihren physischen Büroflächenbedarf reduzieren, was zu geringeren Ausgaben für Miete und Energie führt. Alternativ können Sie den Raum effektiver nutzen, je nachdem, welche Option besser Ihren Geschäftszielen entspricht. Was Ihren ökologischen Fußabdruck betrifft, führt die Beseitigung von lokalen Infrastrukturen zu einer Verringerung des Energieverbrauchs Ihres Unternehmens, da Sie keine Hardware mehr vor Ort haben, die ständig Energie verbraucht. Dadurch werden Ihre Energiekosten gesenkt und die Umweltauswirkungen Ihrer Geschäftstätigkeit reduziert. Natürlich ist es richtig, dass Cloud-Hosting Energie erfordert, aber da Ihre Cloud-Lösungen im Rechenzentrum des Anbieters gehostet werden, werden die Kosten und Umweltauswirkungen auf die gesamte Kundenbasis verteilt, was Cloud-Lösungen viel energieeffizienter macht.

3. Potenzielle Risiken einer Cloud-Migration

In Anbetracht all der eindeutigen Vorteile und der deutlich zunehmenden Beliebtheit und Akzeptanz der Cloud-Kommunikation stellt sich die Frage, warum die Mehrheit der Unternehmen immer noch mit On-Premise-Lösungen arbeitet? Als Spezialist für Cloud-Kommunikation haben wir alle Argumente gehört, von VoIP-Sicherheit und Datenschutz bis hin zu den Gesamtbetriebskosten und allem, was dazwischen liegt. Als Cloud-Kommunikationsspezialist sind wir uns jedoch bewusst, dass jeder Kunde seine eigenen Anforderungen und Herausforderungen hat, die Geschäftsinhaber und IT-Administratoren zögern lassen, alle ihre Systeme auf einen Schlag in die Cloud zu verlagern - und das ist der Knackpunkt: Sie haben Recht, zweimal darüber nachzudenken. Wie bei den meisten Dingen birgt auch eine Cloud-Migration ein potenzielles Risiko, und wir sind der Meinung, dass das größte Risiko auf eine schlechte Planung zurückzuführen ist. Was sind also die Risiken und wie können sie minimiert werden? Das größte Risiko ist der Datenverlust, der im besten Fall peinlich und im schlimmsten Fall extrem kostspielig ist. Außerdem besteht immer das Risiko, den falschen Anbieter von Cloud-Lösungen zu wählen und den Prozess dann wiederholen zu müssen. Letztendlich kostet eine falsch durchgeführte Cloud-Migration Ihr Unternehmen Geld, Ressourcen und Zeit.

4. Wie Sie Ihre Kommunikation in die Cloud migrieren

Vor der Durchführung einer Cloud-Migration ist es unbedingt erforderlich, die Migration ordnungsgemäß zu planen, Sicherungskopien aller Ihrer Datensysteme zu erstellen und dann den Migrationsprozess wie folgt zu durchlaufen: Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Cloud-Migration ist die Durchführung eines IT-Audits, einer internen Bewertung Ihrer derzeitigen IT-Systeme. Suchen Sie nach den Stärken und Schwächen und ermitteln Sie mithilfe einer SWOT-Analyse Chancen und Risiken. Indem Sie Ihre Stärken und Schwächen herausstellen, gewinnen Sie ein Verständnis dafür, welche Funktionen unbedingt vorhanden sein müssen und welche neuen Funktionen Sie bei der Migration in die Cloud benötigen, und können so klären, wie Sie Ihre Anforderungsziele erreichen.

Die Wahl des richtigen Anbieters ist von entscheidender Bedeutung. Viele IT-Entscheider setzen diesen Punkt an die Spitze ihrer Anforderungsliste und starten von dort aus. Davon raten wir jedoch ab. Wenn Sie nicht wirklich wissen, wonach Sie suchen, wie können Sie dann eine effektive Entscheidung treffen? Wenn Sie also Ihr IT-Audit durchgeführt und wissen was Sie wollen/brauchen, dann ist es an der Zeit, sich auf die Suche nach dem richtigen Anbieter zu machen.

Das ist nicht immer einfach, vor allem in einer Branche wie der Telekommunikation und der Zusammenarbeit, in der es so viele Anbieter gibt, aus denen man wählen kann. Daher ist es wichtig, einen Anbieter zu finden, der nicht nur alle Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden benötigen, sondern auch Ihr professioneller Partner während der gesamten Cloud-Migration und darüber hinaus sein wird.

Zum Glück haben etablierte Anbieter wie PASCOM jahrelange Erfahrung mit Cloud-Migrationen und begleiten Sie bei jedem Schritt, von der Planung über die Bereitstellung bis zum laufenden Support. Die Wahl eines solchen Anbieters vereinfacht den gesamten Prozess erheblich und stellt sicher, dass Sie Ihre neue Cloud-Kommunikationslösung mit einem Minimum an Aufwand genau nach Ihren Anforderungen einrichten und betreiben können.

Nachdem Sie Ihr IT-Audit durchgeführt haben, ist es an der Zeit, Ihre Reise in die Cloud zu planen. Nutzen Sie gemeinsam mit dem von Ihnen gewählten Anbieter die Informationen aus Ihrem IT-Audit, um ein Migrationskonzept zu erstellen. Ihr Anbieter wird Sie durch wichtige Aspekte und notwendige Überlegungen und/oder Verbesserungen führen. Nutzen Sie sein Wissen und seine Erfahrung, um einen Zeitplan mit allen notwendigen Schritten und Meilensteinen zu erstellen, z. B. Backups, Dokumentation, Schulungen und Neuanschaffungen wie Headsets und/oder Kopfhörer.

Wenn der von Ihnen gewählte Anbieter, wiePASCOM, ein kompletter Kommunikationsanbieter ist, der auch Cloud-Telefonsysteme, Hosting und Festnetztelefoniedienste anbietet, müssen Sie vor dem Start Ihrer Cloud-Migration Folgendes beachten:

Der Prozess der Nummernportierung/Bestellung
Erstellen einer Übersicht über den Anrufverlauf
Quellen für die Ansagen Ihrer Telefonanlage und Wartemusik
Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Infrastruktur kompatibel und auf dem neuesten Stand ist.

Sobald Sie mit Ihrem Cloud-Migrationsplan zufrieden sind, ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen und mit der Implementierung und dem Go-Live-Prozess zu beginnen.

Unabhängig davon, wie gut Ihre Planung und Vorbereitung ist, wird es immer eine Übergangszeit geben, in der Sie mit einigen Anlaufschwierigkeiten rechnen müssen, wenn Sie Ihren Cloud-Migrationsplan in die Tat umsetzen.

Hier ist es sicherlich von großem Vorteil, einen erfahrenen Anbieter an seiner Seite zu haben. Wenn Sie Ihren Plan in die Tat umsetzen, können Sie darauf wetten, dass Sie mit einigen stressigen Herausforderungen konfrontiert werden. In jedem Fall gibt es fast immer eine Lösung, und ein professioneller Cloud Anbieter hat das alles schon einmal erlebt und verfügt über die nötige Erfahrung, um die Probleme ruhig und erwartungsvoll zu lösen und dafür zu sorgen, dass Sie auf Kurs bleiben.

Nur weil sich Ihre Systeme jetzt in der Cloud befinden, heißt das noch lange nicht, dass eine Cloud Migration abgeschlossen ist. Wie bei jeder Projektimplementierung gibt es immer einen fortlaufenden Überprüfungsprozess, vor allem in der heutigen Zeit, in der die Erwartungen Ihrer Kunden höher sind als je zuvor, was Ihre Cloud-Kommunikationssysteme umso wichtiger macht.

Ihr Anbieter ist auch hier ein wertvoller Aktivposten. Zusätzliche Dienstleistungen, die bei der Planung und Umsetzung Ihrer Cloud-Migration vielleicht noch nicht erforderlich waren, können jetzt unverzichtbar sein. Dienstleistungen wie technischer Support, Mitarbeiterschulungen, Service Level Agreements (SLAs), sowie Flatrate-Sprachtarife sollten auf Anwendbarkeit in Ihrem Unternehmen bewerten werden.

5. Hilfe bei Ihrer Cloud-Migration

Bei PASCOM verstehen wir, dass Ihr Hauptaugenmerk auf Ihrem Unternehmen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden liegt. Sie möchten die richtigen Entscheidungen treffen, haben jedoch weder die Zeit noch die Ressourcen, um jeden Aspekt einer Cloud-Migration Ihres Unternehmens im Detail zu verwalten?

Mit 25 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung von IT-Kommunikationslösungen zählt PASCOM heute zu den führenden Anbietern von Cloud-Kommunikationslösungen. Wir glauben daran, die Komplexität von Lösungen zu reduzieren, deshalb bieten wir komplette All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen an. Unsere Lizenzierung ist einfach zu verstehen und unser Team steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite, von der Beratung zur Cloud-Migration bis hin zur Unterstützung und Aktualisierung nach der Implementierung.

Unabhängig von Ihren Anforderungen und unabhängig davon, wo Sie sich in Ihrer Cloud-Migrationsreise gerade befinden, arbeitet unser PASCOM Team mit Ihnen zusammen, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen und Ihnen eine Lösung anzubieten, die perfekt zu Ihren Geschäftszielen passt. Wir helfen Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihrer Migration in die Cloud, von der Verwaltung des Rufnummernportierungsprozesses bis hin zur Bereitstellung und Ersteinrichtung Ihres PASCOM Cloud-Telefonsystems. Unsere garantierten Reaktionszeiten bedeuten, dass unser Support-Team Ihnen jederzeit zur Verfügung steht, um Ihnen bei der technischen Unterstützung nach der Implementierung zu helfen. Die PASCOM Managed Services stellen sicher, dass Ihre Cloud-Kommunikationslösung immer auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Wir haben bereits Tausenden von Unternehmen geholfen, ihre Cloud Unified Communications- und Collaboration-Lösungen reibungslos, schnell und effizient in die Cloud zu migrieren. Wenn Sie also einen vertrauenswürdigen Anbieter suchen, der Ihnen bei der Migration Ihres Unternehmens hilft, dann kontaktieren Sie noch heute das pascom-Team!

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13. März 2023

Microsoft Teams Integration – jetzt bei der PASCOM Cloud Telefonanlage verfügbar

Die Microsoft Teams Integration für PASCOM Cloud Telefonanlagen ist verfügbar! Das neuste Cloud Server Update bietet den Nutzern der PASCOM App, welche regelmäßig MS Teams für Online-Meetings nutzen, mehr Komfort und Benutzerfreundlichkeit.

Was bietet eine Integration von MS365 und MS Teams?

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich verändert. Infolge der zunehmenden Beliebtheit von virtuellen Arbeitsplätzen und Remote-Teams sind Video- und Online-Meetings inzwischen zum Mainstream geworden. Dieser Wandel hat viel Gutes mit sich gebracht. Jedoch müssen die Tools und die Art und Weise wie wir unseren Arbeitsalltag bestreiten, angepasst werden. Mit dem rasanten Anstieg der Nutzung von MS Teams war klar, dass viele pascom-Kunden auch MS Teams-Nutzer sein werden, die aus naheliegenden Gründen PASCOM für Telefonie und Teams für Meetings nutzen. Dieses Szenario war eine Herausforderung - bei PASCOM liegen die USPs in der Welt der Business-Telefonie und unseren UC-Apps. Allerdings hören wir auch auf unsere Kunden sowie Partner und eines der häufigsten Themen, welches immer wieder auftauchte, war die Integration mit MS Teams. Dies würde einige Probleme lösen, welche durch die parallele Nutzung beider Plattformen entstehen, nämlich Anrufunterbrechungen und Headset-Bindung.

Um genau diese Umstände zu beheben, wurde eine Integration entwickelt, welche einem bei Online-Meetings über MS-Teams den Rücken frei hält, um stets den Fokus für die wesentlichen Dinge zu behalten.

Wie unterstützt Sie die Microsoft Teams Integration der PASCOM Telefonanlage bei Online Meetings?

Mit dem PASCOM Cloud-Update der letzten Woche (07.03.2023) wurde der PASCOM Microsoft 365 Status Connector veröffentlicht. Dies ist ein entscheidendes Element in unserer zukünftigen Entwicklung, wenn es um die Integration der Microsoft Welt geht. Als Teil des Releases wurde die stark nachgefragte MS Teams-Integration verfügbar gemacht und für alle PASCOM Cloud-Kunden vollständig ausgerollt.

Durch den Einsatz des PASCOM Microsoft 365 Statuskonnektors ist es nun möglich, den Status eines Benutzers innerhalb der Microsoft-Welt abzurufen. Diese Informationen nutzen wir dann, um den Status des Benutzers in der PASCOM Welt zu verändern und zu beeinflussen. Im Falle von Microsoft Teams wird der Microsoft 365 "In-Call Status " aktiviert, wenn sich ein Benutzer in einem Teams Meeting oder Anruf befindet. Wir verwenden diese Information dann als Auslöser, um ein speziell entwickeltes Teams Meeting PASCOM Client-Profil zu aktivieren/deaktivieren.

Noch dazu ändert das Teams Meeting Profil Ihre Online-Präsenz innerhalb der PASCOM Apps in "Teams Meeting", damit alle Ihre Kollegen wissen, dass gerade in einem Meeting sind. Ihre Präsenzanzeige sieht für Kollegen folgendermaßen aus:

PASCOM Teams Meeting Profile Presence Settings

Mit den PASCOM Client Profilen, können bestimmte Aktionen ausgeführt werden. Als Beispiel erklären wir Ihnen kurz ein mögliches Szenario. Beim Aktivieren des Teams-Meeting-Profil ändern sich die "Follow Me"-Einstellungen Ihres Geräts, so dass alle pascom-Anrufe auf allen Ihren Geräten deaktiviert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie keine Telefonanrufe über die pascom-Apps erhalten, was eine unterbrechungsfreie Besprechung garantiert. Durch die Deaktivierung der Anrufe beseitigt das Team-Meeting-Profil außerdem alle Probleme mit der gemeinsamen Nutzung von Headset-Verbindungen, wenn Sie zwischen den beiden Apps hin- und herschalten. Zusätzlich können nach belieben weitere Aktionen verkettet werden. Zum Beispiel wird für die Dauer des Teams-Call eine Rufumleitung geschalten und der Benutzer wird gleichzeitig aus allen Warteschlangen abgemeldet.

PASCOM Teams Meeting Profile FollowMe Settings

Passen Sie das Teams Meeting-Profil entsprechend Ihrer Anforderungen an

Das in diesem Artikel immer wieder erwähnte Teams Meeting Profil ist ein serverseitiges Profil und kann von App-Nutzern nicht bearbeitet werden. In den meisten Fällen genügt dieses voreingestellte Profil, da die meisten Nutzer während ihrer Teambesprechungen nicht gestört werden möchten. Sollte dies bei Ihnen jedoch nicht der Fall sein und das Profil Ihre Anforderungen nicht erfüllen, kann Ihr Systemadministrator die serverbasierten Profilaktionen bearbeiten.

Passen Sie das serverseitige MS-Teams Profil an.

Wenn Sie als Administrator einer PASCOM Cloud-Telefonanlage der Meinung sind, dass das PASCOM MS Team-Profil nicht den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, können Sie die serverbasierten Profil-Aktionen bearbeiten. Loggen Sie sich dazu einfach auf Ihrer PASCOM Cloud Admin UI ein, wählen Sie das "Teams Meeting Profil " unter Teams > Client Profiles aus und bearbeiten Sie es anschließend:

Image - PASCOM MS Teams Meeting Server Setting Update — PASCOM Teams Meeting Profile Server Settings

Ein Wort der Warnung: Wenn das Serverprofil bearbeitet wird, wirken sich die vorgenommenen Änderungen auf ALLE Benutzer Ihrer pascom-App aus.
Erstellen Sie ein eigenes benutzerdefiniertes MS-Teams Profil

Sollten Sie und Ihre Benutzer unterschiedliche Anforderungen und Präferenzen haben, dann wäre unser Vorschlag, Ihren Benutzern eigene Profile erstellen zu lassen. Mit Hilfe des Teams Status Connector als Auslöser ist das kein Problem. Durch die Konfiguration Ihres eigenen Teams Metting-Client-Profils erkennt die PASCOM App weiterhin den MS365-Benutzerstatus und Sie haben außerdem die Möglichkeit, alle Ihre Geräte, Anrufe und Einstellungen genau nach Ihren Anforderungen zu konfigurieren.

Wenn Sie noch nie mit Benutzerprofilen gearbeitet haben, finden Sie in unserem Guide für Client Profile viele weitere nützliche Informationen.

GUIDE FÜR PASCOM CLIENT PROFILE

1. Erstellen Sie ein neues Profil

Wählen Sie im Einstellungsmenü Profileinstellungen und klicken Sie auf das

Add new PASCOM MS Teams Profile

und konfigurieren Sie dann, wie das Profil im Client erscheinen soll, einschließlich Name, Farbe und Symbol.

PASCOM Configure Custom Teams Meeting Profile

2. Konfigurieren Sie Profil Aktionen

Unter dem Reiter

Image - add new Actions — Add new PASCOM MS Teams Profile Actions

können Sie nun festlegen, welche Aktionen das Profil ausführen soll, z.B. ändern Sie Ihre "Follow me"-Einstellungen so, dass Sie weiterhin auf Ihrem Handy erreichbar sind, aber nur für interne Nutzer, d.h. Ihre Kollegen.

PASCOM Configure Custom Teams Meeting Profile Actions

3. Richten Sie den Profil Trigger ein

Um Ihr neues Profil automatisch von der PASCOM App aktivieren zu lassen, müssen Sie den MS Teams-Trigger hinzufügen. Dies geschieht unter dem

Image - add MS Teams Trigger — Add new PASCOM MS Teams Profile trigger

wie folgt:

PASCOM Configure Custom Teams Meeting Profile Trigger

Danach brauchen Sie nur noch auf "Speichern" zu drücken, und schon ist Ihr individuelles MS Teams-Profil einsatzbereit. Wenn Sie das nächste Mal an einer MS Teams-Besprechung teilnehmen, wird Ihr Profil automatisch aktiviert.

Über PASCOM

Wenn Sie Fragen zu Fixed Mobile Convergence, der PASCOM Telefonanlage und den Funktionen der PASCOM App haben und wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen auf die Arbeitswelt von morgen vorbereiten können, dann sind wir für Sie da. Rufen Sie uns einfach an unter +49 991 291691 200 und starten Sie durch mit unserer kostenlosen Cloud-Telefonanlage.

12. Juli 2022

Wie Sie Ihre PASCOM Client Profile einrichten und verwalten

PASCOM Client Profile – Was ist das und was macht man damit?

Die PASCOM Client-Profile sind eine Funktion zur Präsenzverwaltung, die wir dem PASCOM Cloud-Telefonsystem und den PASCOM Desktop- und Mobile-Apps hinzugefügt haben. Das Tool Profile wurde entwickelt, um die Benutzererfahrung der Anwender zu verbessern und ermöglicht eine präzisere Verwaltung von Geräten und Aktionen, unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz, Zeitplan und sogar der Arbeitsbelastung.

Mit den PASCOM Client-Profilen können Benutzer beispielsweise steuern, wie sie online erscheinen, und automatisch ihr bevorzugtes Gerät, die Teamzugehörigkeit und die "Follow me"-Einstellungen für eine Vielzahl verschiedener Szenarien ändern, z.B. wenn sie von zu Hause aus arbeiten, sich in einem Meeting befinden oder sogar im Urlaub sind.

Warum sollten PASCOM Client Profile verwenden??

Sie fragen sich bestimmt, das konnte man doch bereits alles schon machen, warum also brauchen wir Profile? Ganz einfach: Mit den PASCOM Client Profilen kann ein Benutzer seinen Präsenzstatus mit Aktionen verknüpfen und in Profilen abspeichern. Einmal eingerichtet, kann das Profil jedes Mal aktiviert werden, wenn man es braucht, anstatt jedes Mal mehrere Einstellungen einzeln anpassen zu müssen, wenn sich Anforderungen ändern, z.B. wenn man den Arbeitsplatz vom Büro ins Home Office wechselt.

Hinzu kommt, dass die Geschäftswelt extrem hektisch geworden ist und die Kommunikationskanäle komplexer und vielfältiger sind als je zuvor. Wir arbeiten von zu Hause aus, im Büro und unterwegs. Wir telefonieren, wir chatten, wir tauschen Dateien aus, wir nehmen an Videokonferenzen teil und senden vielleicht sogar ab und zu ein Fax. Für jedes dieser Szenarien verwenden wir unterschiedliche Geräte wie Softphones, Mobiltelefone, Tablets und gelegentlich auch ein Tischtelefon. Wir haben auch unterschiedliche Erwartungen daran, wie all diese Arbeitsbereiche, Geräte und Kanäle harmonisch miteinander funktionieren sollten.

Genau für diesen Punkt bieten die PASCOM Client-Profile einen echten Vorteil für jeden Nutzer, da sie es ermöglichen, alles genau auf sich, seine Bedürfnisse und seine bevorzugte Arbeitsweise in jeder Situation anzupassen und zu verwalten, anstatt nach einer vordefinierten, starren Vorlage zu arbeiten, welche oftmals eher frustriert als effizient ist.

Einrichten, Verwalten und Nutzen der PASCOM Client Profile

Bevor wir weitermachen, sollten Sie wissen, dass Ihnen zwei Standard-Profile zur Verfügung stehen: Verfügbar und DND.

Wenn Sie eines dieser Standardprofile auswählen, schalten Sie Ihre Geräte grundsätzlich ein (verfügbar) und aus (DND). Das ist vielleicht das, was Sie erwarten, aber für viele Benutzer ist diese Funktionalität zu simpel, insbesondere in der Welt des hybriden und mobilen Arbeitens. Schauen wir uns also an, wie wir die Dinge verbessern und unsere Profile ausbauen können, damit sie wirklich unseren täglichen Arbeitsanforderungen entsprechen, und der Einfachheit halber werden wir die Arbeit von zu Hause und vom Büro aus als Beispiel verwenden.

Ein neues Profil einrichten

Um ein neues Profil einzurichten, öffnen Sie einfach Ihre PASCOM Desktop- oder Mobile-App, rufen Sie das Einstellungsmenü auf und gehen Sie zum Abschnitt "Profile":

PASCOM Client Profile Erstellen

Als nächstes müssen Sie einen Profilnamen hinzufügen - in unserem Fall "Home Office". Der Profilname sollte sinnvoll und aussagekräftig sein, da er Ihnen nicht nur sofort sagt, wofür dieses Profil gedacht ist, sondern der Name auch in den pascom-Apps angezeigt wird, um anderen Nutzern mitzuteilen, wie Ihr aktueller Anwesenheits-/Verfügbarkeitsstatus ist.

Im weiteren Verlauf können Sie eine Farbe und ein Symbol für Ihr Profil auswählen. Auch hier ist es wichtig, eine Farbe zu wählen, die Ihren Status effektiv kommuniziert, da sie anderen Nutzern hilft, Ihre Verfügbarkeit schnell zu erkennen, insbesondere auf kleineren mobilen Bildschirmen. Wir empfehlen, die Farben "Grün" für verfügbar und "Rot" für nicht verfügbar zu verwenden. Auch die Wahl des Symbols ist wichtig, da es genau aufzeigen kann, wo Sie sich gerade befinden. Wenn Sie zum Beispiel im Home Office arbeiten, zeigt die Farbe Grün und das Haussymbol deutlich, dass Sie von zu Hause aus verfügbar sind.

PASCOM Client HomeOffice Profil anlegen

Ein weiteres gutes Beispiel wäre das Einrichten eines Besprechungsprofils. In diesem Fall wäre unser Vorschlag "rot" und entweder das "DND"- oder das "Meeting"-Symbol, um zu zeigen, dass Sie gerade nicht erreichbar sind und nicht gestört werden möchten.

PASCOM Apps Meeting Profil erstellen

Da das Symbol eine visuelle Referenz für andere Benutzer darstellt, um die aktuelle Arbeitssituation eines Kollegen sofort zu verstehen, ist die Option "Symbol für andere Benutzer sichtbar machen" standardmäßig aktiviert. Obwohl wir dies nicht empfehlen, gibt es bestimmte Situationen, in denen das Symbol auszublenden, wichtig ist.

PASCOM Profile speichern

Wenn Sie jetzt auf "Speichern" klicken, steht Ihr neues Profil in der Dropdown-Liste "Präsenz" in der Desktop- und der mobilen App zur Auswahl bereit. In der Praxis ändert das Profil jedoch nur Ihren Status und fügt diesem eine Farbe und ein Symbol hinzu, ändert aber nichts an der Art und Weise, wie Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen. Hierfür müssen wir einige Aktionen hinzufügen.

Aktionen zum Profil hinzufügen

Durch das Hinzufügen von Aktionen zu Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit, jeden Aspekt Ihrer Anrufe zu steuern, vom verwendeten Gerät (FollowMe) bis hin zum Arbeitsort (Arbeitsplatz). Mit Aktionen ist es sogar möglich, die Art der Anrufe, die Sie erhalten, je nach Ihrer aktuellen Situation zu steuern. Wenn Sie z. B. von zu Hause aus arbeiten, können Sie mit Hilfe von Aktionen Ihr Mobiltelefon zum Standardgerät machen, den GSM-Modus aktivieren, wenn die Verbindung zwischen Ihrem Heim- und Ihrem Mobilfunknetz nicht sehr zuverlässig ist und Verzögerungen für Teamanrufe hinzufügen.

Beispiel für die Konfiguration eines Home-Office-Profils

Bevor wir mit der Konfiguration unseres HomeOffice-Profils fortfahren, ist es wichtig zu verstehen, was die einzelnen Aktionen bewirken. Eine ausführliche Erklärung finden Sie im Abschnitt neue Aktionen definieren in unserem Benutzerhandbuch.

Als erfahrener pascom-Benutzer würde ich als Erstes meinen Arbeitsplatz in mein Home Office ändern. Als nächstes würde ich meine FollowMe-Einstellungen für die Verwaltung meiner Geräte konfigurieren. So kann ich zum Beispiel mein mobiles Gerät so konfigurieren, dass es mit einer Verzögerung klingelt, während meine PASCOM Softphone-App auf meinem Laptop wie gewohnt weiter klingelt. Dies verhindert, dass beide Telefone gleichzeitig klingeln und bietet zusätzlichen Komfort, wenn ich zum Beispiel gerade den Kindern bei den Hausaufgaben helfe.

PASCOM Profile Aktion hinzufügen

Ihr PASCOM Client sollte sich stets automatisch aktualisieren, damit Sie immer mit der neuesten Version arbeiten können. Dies wirk sich vor allem auf die Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Sicherheit aus. Wenn Ihr PASCOM Client also nicht die neueste Version hat, könnte das bedeuten, dass Ihr Administrator diese Funktion deaktiviert hat und Sie mit ihm sprechen sollten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" klicken, öffnet sich das unten abgebildete Menü, und Sie können aus der Liste Ihre Aktionen auswählen. Die erste Aktion, die ich einrichten würde, ist eine Aktion zum ändern des Arbeitsplatzes zu einem Home Office Arbeitsplatz. Der Grund, warum ich so vorgehe, ist, dass die nachfolgenden Aktionen spezifisch für meinen Arbeitsplatz gedacht sind. Man sollte sich daher im Vorfeld selbst fragen, was ich denn mit diesem Profil erreichen möchte, um dann einen entsprechenden Aufbau an Aktionen vorzunehmen.

PASCOM Profil Arbeitsplatz festlegen

Wenn Sie noch nicht mit Arbeitsplätzen arbeiten, z. B. Büro und Home Office, empfehlen wir Ihnen, dies zu tun, da es den Arbeitsalltag so viel einfacher macht. Erstens ist es durch die Arbeit mit Arbeitsplätzen möglich, einem Arbeitsplatz Geräte zuzuweisen, was Funktionen wie HotDesking ermöglichen und es Benutzern erlaubt, sich bei einem Arbeitsplatz an- und abzumelden und automatisch alle ihm zugewiesenen Geräte zu übernehmen. Außerdem können wir bei der Konfiguration mehr Zeit sparen, da wir Geräte, die anderen Arbeitsplätzen zugewiesen sind, ignorieren können.

Als nächstes würde ich meine FollowMe-Einstellungen für die Verwaltung meiner Geräte konfigurieren. Zum Beispiel kann ich mein mobiles Gerät so konfigurieren, dass es eine Verzögerung hat. Dazu wähle ich einfach die FollowMe-Aktion aus und wähle "Mobil" aus der Dropdown-Liste für das Gerät:

PASCOM Profiles mobile Follow Me

Nun, da mein Mobiltelefon ausgewählt ist, kann ich die Klingelverzögerung nach meinen Wünschen konfigurieren. Im folgenden Beispiel habe ich für Interne Anrufe eine Verzögerung von 3 Sekunden eingestellt und mache das Gleiche für Externe Anrufe (Anrufe direkt an meine Büronummer). Außerdem habe ich Team-Anrufe ausgeschaltet (Rot ist eingeschaltet), was bedeutet, dass ich auf meiner mobilen App keine Anrufe erhalte, die über eine Warteschlange (Vertrieb, Telefonzentrale usw.) an meine Durchwahl zugestellt werden.

PASCOM Profiles mobile Follow Me

In der Zwischenzeit kann ich meine pascom-Softphone-App auf meinem Laptop so einrichten, dass es weiterhin wie gewohnt klingelt, nämlich ohne Verzögerung. Dies stellt sicher, dass nicht beide Telefone gleichzeitig klingeln und bietet damit einen zusätzlichen Komfort.

Am Ende wird Ihre Konfiguration in etwa so aussehen:

Image - PASCOM app profiles Follow Me — PASCOM Profiles Follow Me

PASCOM Profiles Save

Um Ihr Profil anzulegen, müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche Speichern klicken. Dadurch werden Ihr Profil und die damit verbundenen Aktionen gespeichert, so dass Sie in Zukunft nur noch zwischen den Profilen wechseln brauchen:

Enable PASCOM Profile

So würde mein perfektes Home Office Setup aussehen. Wenn Sie wollen, können Sie noch weitere Aktionen definieren und zum Beispiel bestimmte Teams pausieren oder sich automatisch abmelden, wenn Sie keine Anrufe über eine Warteschlange Ihres Unternehmens erhalten möchten.

Wir sind hier, um zu helfen

26. April 2022

6 Tipps für gesundes Arbeiten im Home-Office

Spätestens seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie arbeiten viele Erwerbstätige regelmäßig von zuhause aus und profitieren von einer verbesserten Work-Life-Balance. Das Arbeiten im Home-Office bietet zwar viele Vorteile, hat jedoch auch seine Tücken. Ein unvorteilhafter Heimarbeitsplatz, ungesunde Arbeits- und Pausenroutinen oder fehlende Bewegung können schnell zur körperlichen und seelischen Belastung werden. Nachfolgend finden Sie Tipps, wie Sie im Home-Office gesund bleiben.

1. Ergonomischer Arbeitsplatz

Zuhause ist es zwar verlockend, vom Bett oder von der Couch aus zu arbeiten, aber gleichzeitig handelt es sich hier um sehr ungesunde Lösungen. Schließlich führt eine zusammengekauerte Körperhaltung früher oder später zu körperlichen Beschwerden wie Rückenschmerzen. Entscheiden Sie sich deshalb für einen ergonomischen Heimarbeitsplatz. Dazu muss Ihnen kein separater Raum zur Verfügung stehen – ein Arbeitsbereich ist ebenfalls völlig ausreichend.

Statten Sie Ihren Arbeitsplatz mit einem Schreibtisch und rückenfreundlichen Bürostuhl aus, sodass Sie eine möglichst gesunde Körperhaltung einnehmen können. Eine externe Tastatur sowie eine ergonomische PC-Maus sind ebenfalls wichtig, um Arme, Handgelenke, Nacken und Schultern zu entlasten. Außerdem darf ein Headset zum Telefonieren mit KollegInnen nicht fehlen – schließlich ist die Entstehung eines Tennisarms bei häufigen Gesprächen mit Handy oder Tischtelefon groß.

2. Klare Tagesstruktur

Das Arbeiten im Home-Office erfordert viel Selbstorganisation und -disziplin. Damit Ihnen Ihr Workload zuhause nicht über den Kopf steigt, sollten Sie sich um eine klare Tagesstruktur bemühen. Starten Sie Ihren Arbeitstag am besten immer um dieselbe Uhrzeit und machen Sie pünktlich Feierabend. So kommen Sie nicht in Versuchung, den halben Morgen zu verplempern oder bis in die späten Abendstunden vor dem Rechner zu sitzen.

Doch nicht nur die richtigen Rahmenbedingungen sind für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden unverzichtbar. Auch eine sinnvolle Aufteilung des täglichen Workloads ist wichtig, um einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Erstellung einer To do-Liste verschafft Ihnen einen ausgezeichneten Überblick über alle anfallenden Tasks und hilft Ihnen, die richtigen Prioritäten zu setzen, um keine Deadline zu versäumen.

Falls Sie sich trotz aller Strukturen gestresst fühlen, können Sie es mit effektiven Entspannungstechniken versuchen. Atemübungen, autogenes Training, Meditation oder Yoga können etwa dafür sorgen, dass Sie inmitten des Alltagstrubels ein wenig zur Ruhe kommen und neue Kraft tanken.

3. Regelmäßiges Lüften

Das menschliche Gehirn funktioniert am besten, wenn es mit genügend Sauerstoff versorgt wird. Ansonsten nimmt die Leistungsfähigkeit immer weiter ab und Müdigkeit macht sich allmählich breit. Deshalb ist es wichtig, dass Sie beim Arbeiten im Home-Office immer wieder gründlich lüften und somit Ihrem Gehirn mit Sauerstoff auf die Sprünge helfen.

Falls es Ihnen schwerfällt, an das regelmäßige Lüften zu denken, stellen Sie sich am besten jede Stunde einen Wecker, um daran erinnert zu werden. So schaffen Sie es, das Fenster stündlich für ein paar Minuten zu öffnen, um konzentrationsfördernden Sauerstoff in Ihren Arbeitsbereich zu lassen.

4. Genügend Bewegung

Stundenlanges, pausenloses Sitzen vor dem Bildschirm ist gesundheitsschädlich. Die Folgen von mangelnder Bewegung im Alltag sind vielfältig:

Um diesen und anderen körperlichen Beschwerden entgegenzuwirken, sollten Sie beim Arbeiten im Home-Office auf ausreichend Bewegung achten. Unternehmen Sie z. B. einen Spaziergang oder motivieren Sie sich zum Fahrradfahren in der Mittagspause, um im Alltag in Schwung zu kommen. Während der Arbeitszeit lohnt sich Sport am Schreibtisch – kleine Übungen für zwischendurch, die überbeanspruchte Körperstellen, wie Rücken, Schultern, Nacken, Arme und Beine, mobilisieren.

5. Gesunde Ernährung

Beim Arbeiten im Home-Office sollten Sie außerdem auf eine gesunde und ausgewogene Ernährung achten, um Ihren Körper mit allen wichtigen Nährstoffen zu versorgen. Doch gerade zuhause ist die Versuchung groß, sich ständig an zuckerhaltigen Snacks zu bedienen. Diese sind auf Dauer nicht nur ungesund, sondern führen zu einem drastischen Leistungsabfall. Entscheiden Sie sich deshalb bewusst für gesunde Mahlzeiten, die Ihr allgemeines Wohlbefinden und somit auch Ihre Arbeitsleistung steigern.

In Ihrer Mittagspause müssen Sie nicht erst ein Menü auf Ihren Teller zaubern. Probieren Sie es stattdessen mit Meal-Prepping, dem Food-Trend des Vorkochens. Wenn Sie eine gesunde Mahlzeit bereits am Vortag zubereiten, sparen Sie wertvolle Zeit und können ein schmackhaftes Mittagessen genießen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie sich auf leichte Kost beschränken. Wenn Sie nämlich größtenteils vor dem Bildschirm sitzen, verbrennen Sie weniger Kalorien. Besonders bei schwerverdaulichen Mahlzeiten ist es nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Anzeichen von Müdigkeit zu spüren sind. Ersetzen Sie fettige Speisen durch z. B. Ofengemüse, Suppen oder Wraps.

6. Erholsame Pausen

Während am regulären Arbeitsplatz der regelmäßige Gang in die Kaffeeküche oder ein Gespräch mit KollegInnen für die nötige Erholung von einer intensiven Arbeitsphase sorgen, werden Pausen im Home-Office häufig vernachlässigt. Doch um wirklich effizient arbeiten zu können, sollten Sie sich immer wieder Zeit nehmen, um ein wenig abzuschalten.

Nicht nur mittags, sondern auch über den Tag verteilt, tun Sie gut daran, sich eine Pause zu gönnen. Schnappen Sie ein paar Minuten Frischluft, lesen Sie ein schönes Gedicht oder belohnen Sie sich mit Ihrer Lieblingsmusik – wie auch immer Sie Ihre Pausen verbringen, tun Sie sich etwas Gutes, um danach wieder ausgeruht zum Schreibtisch zurückzukehren.

Von Kopf bis Fuß gesund im Home-Office

Das Arbeiten im Home-Office bringt viele Vorteile mit sich. Gleichzeitig können uns z. B. eine mangelhafte Ausstattung am Heimarbeitsplatz, ein chaotischer Tagesablauf oder zu wenig Bewegung zum Verhängnis werden. Doch mit diesen Tipps schaffen Sie die besten Voraussetzungen für ein gutes körperliches und seelisches Wohlbefinden im Home-Office.