Dieser PASCOM Wissensbeitrag widmet sich der Cloud-Kommunikation und ihrer unverzichtbaren Rolle für Unternehmen sowie der Unternehmenskommunikation. Wir erörtern die Vorteile dieser Technologie sowie die potenziellen Vor- und Nachteile einer All-in-One-Lösung im Vergleich zu einer Multi-Provider-Lösung.

Inhalt

• Was sind All-In-One Cloud-Kommunikationslösungen?
• All-In-One Geschäftskommunikation vs Unified Communications
• Vorteile einer All-In-One Geschäftskommunikationslösung
  • All-Inklusive Features
  • Beseitigen Sie App-Überladungen und steigern Sie Ihre Produktivität
  • Verbesserung der Datensicherheit und Verringerung des Risikos von Schatten-IT
• Vorteile der Provider-Konsolidierung
• Mögliche Nachteile von All-in-One-Lösungen
• Fazit

Was sind All-In-One Cloud-Kommunikationslösungen?

All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen umfassen alle Tools für die Unternehmenskommunikation, die von den Mitarbeitern täglich benötigt werden und stellen sie direkt in einer einzigen nativen App für Desktop und Mobile zur Verfügung. Darüber hinaus bietet eine All-in-One-Lösung Optionen zur Integration in andere wichtige Geschäftsanwendungen und macht diese direkt über die Desktop- und Mobil-Apps verfügbar. Dies verbessert die Leistung und Zuverlässigkeit, da alle Tools nativ in einer einzigen Anwendung enthalten sind und mögliche Schwachstellen bei der Integration beseitigt werden.

Darüber hinaus stellt die Cloud-Plattform sicher, dass Ihre Unternehmenskommunikation von jedem Ort aus zugänglich ist, was den Mitarbeitern zusätzliche Flexibilität bietet von überall aus auf die Tools zuzugreifen. Zusätzlich integriert die PASCOM Cloud Telefonanlage Festnetztelefonie und Geschäftsrufnummern in ihr Leistungsspektrum.

All-In-One Geschäftskommunikation vs Unified Communications

Unified Communication (UC) integriert die wichtigsten Arbeitswerkzeuge in einer benutzerfreundlichen Plattform, um den Aufwand für Mitarbeiter beim Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikationsanwendungen zu minimieren. Durch einen einfachen Klick auf ihrem Desktop und/oder Mobiltelefon können Mitarbeiter auf alle relevanten Kommunikationstools zugreifen. Die Vorteile solcher Lösungen sind weithin bekannt und reichen von der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und des Outputs bis hin zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Obwohl viele Unternehmen UC noch als Möglichkeit betrachten, ihre bestehenden Plattformen über eine On-The-Top-Anwendung (OTT) zu kombinieren und in die vorhandene Infrastruktur zu integrieren, birgt dieser Ansatz langfristige Nachteile. Die Kosten, laufende Wartung und Stabilität können beeinträchtigt werden. Ein Multi-Vendor-Ansatz für UC führt nicht nur zu Kosten pro Anbieter, sondern auch zu einer erhöhten Abhängigkeit von der nahtlosen Integration der verschiedenen Anbieter, wobei eine einzige Änderung das gesamte System beeinträchtigen kann.

Ein anschauliches Beispiel für diese Probleme zeigt sich in der Telekommunikationswelt und bei Telefonanlagen für Unternehmen. Viele Unternehmen beziehen ihr Geschäftstelefonsystem und ihre geschäftliche Festnetznummer wahrscheinlich von verschiedenen Anbietern.

Im Klartext bedeutet dies, dass Sie zwei getrennte Rechnungen bezahlen müssen, was zusätzlichen Arbeitsaufwand für Ihre Buchhaltung mit sich bringt. Außerdem haben beide Anbieter wahrscheinlich unterschiedliche Abrechnungsmodelle, was die Bewertung der Kosteneffizienz erschwert. Hinzu kommt der technische Aspekt: Wenn Probleme auftreten, neigen die Anbieter wahrscheinlich dazu, einander die Schuld zuzuschieben.

Hier kommen All-In-One Business Kommunikationslösungen wie die PASCOM Cloud-Telefonanlage ins Spiel.

Vorteile einer All-In-One Geschäftskommunikationslösung

Wie der Name schon sagt, bieten All-in-One-Lösungen für die Unternehmenskommunikation alle alltäglichen Kommunikationstools, die von Unternehmen und ihren Mitarbeitern benötigt werden, in einer einzigen Lösung. Daher bieten All-in-One-Lösungen viele Vorteile gegenüber Lösungen von mehreren Anbietern.

1. All-Inclusive Features

Komplettlösungen wie PASCOM ONE bieten sämtliche gängige Kommunikationstools aus einer Hand. Unter anderem ermöglicht der Funktionsumfang Nutzern das Telefonieren, Chatten, Filesharing und Meetings direkt in einer einzigen App auf ihrem Desktop und/oder Smartphone. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Kollegen keine Zeit mehr mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Apps verbringen müssen, da alles an einem Ort verfügbar ist.

Im Gegensatz zu Anbietern von Komplettlösungen, die modulare Systeme mit kostenpflichtigen Zusatzoptionen anbieten, sind die Cloud-Kommunikationslösungen von PASCOM wirklich umfassend. Wie aus der nachstehenden Liste hervorgeht, sind alle Funktionen sowie unsere Hosting-, Support- und Update-Services im Benutzerabonnement enthalten. Die einzigen zusätzlichen Kosten beziehen sich auf unsere Telefonie-Minutenpreise bzw. Flatrate-Minutenpakete und unsere Service Level Agreements mit erweitertem Umfang.

Im Team zusammenarbeiten

• Desktop & Mobile Apps
• Instant Messaging (Chats)
• Team Messaging (Gruppen Chats)
• Video & Audio Konferenzen
• Online Web Meetings
• Screensharing
• Filesharing
• Präsenzmanagement

Telefonieren

• Business SIP Trunk¹
• Eingebaute Softphones
• One Number Konzept
• Halten von Anrufen
• Verbinden (Rücksprache /- ohne Rücksprache)
• Zentralisierte Telefonbücher
• Outlook / Apple Integration
• Voicemail & Voicemail-2-E-Mail
• Digitales virtuelles Fax

Contact Center Funktionen

• Automatische Anrufverteilung
• Umfangreiche Warteschlangen
• Gesprächsaufzeichnungen
• Playlisten für Wartemusik
• Ansagensystem
• Skills Based Routing
• Analytics Dashboard

Connectoren - Integrationen

• Microsoft 365
• Microsoft Exchange
• Microsoft Teams
• DATEV
• tomedo®
• CRM via Client Aktionen
• ....

2. Beseitigen Sie App-Überladungen und steigern Sie Ihre Produktivität

Eines der größten Probleme am modernen Arbeitsplatz ist die schiere Menge an Apps, die die Mitarbeiter täglich nutzen. Dieses Phänomen ist als App-Überladung oder App Fatigue bekannt und wird für Unternehmen zu einer immer größeren Herausforderung. Manchmal ist es unvermeidlich, mehrere Apps zu verwenden, z. B. wenn man von einer externen Partei zu einer Videokonferenz eingeladen wird. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass ihre interne und ausgehende Kommunikation einheitlich und über eine einzige Lösung zugänglich ist, wofür es mehrere gute Gründe gibt.

Erstens führt die App-Überlastung mit einer scheinbar unendlichen Anzahl von Geschäftsanwendungen nicht nur zu Frustration, sondern ist auch unglaublich ineffizient und äußerst verschwenderisch in Bezug auf Zeit und Ressourcen. Je mehr Apps Sie installiert haben, desto mehr Speicherplatz wird benötigt, um sie auszuführen, und desto mehr Zeit wird mit dem Wechsel zwischen ihnen verschwendet. Noch schlimmer ist, dass das System umso weniger kohärent ist, je mehr die Mitarbeiter bestimmen können, welche Anwendungen verwendet werden sollen. So verlieren die Mitarbeiter beispielsweise unweigerlich den Überblick darüber, wo Informationen gespeichert sind und welche App bei der Kommunikation mit anderen Parteien zu verwenden ist.

Zweitens wird durch eine zentrale Plattform für alle Kommunikationskanäle Ihres Unternehmens die Pflege und Aktualisierung aller Kontaktinformationen Ihres Unternehmens wesentlich einfacher. Dies wiederum spart IT-Managern Zeit und Ressourcen, da sie nur eine Datenquelle pflegen müssen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter nicht mehr zwischen zahlreichen Apps wechseln, sondern haben Zugang zu so genannten "sauberen Daten", was bedeutet, dass die Daten korrekt und aktuell sind, so dass sie einen schnelleren, professionelleren und persönlicheren Kundenservice bieten können.

App-Überladung loswerden

Um dieses Problem zu überwinden, müssen Unternehmen überlegen, welche Anwendungen sie regelmäßig nutzen, und versuchen, diese in einer zentralen Anwendung zu vereinen. Im Falle der Unternehmenskommunikation sind dies Telefonie-, Video-, Chat-, File-Sharing- und Web-Meeting-Anwendungen.

Als Nächstes müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, Anwendungen bereitzustellen, die über alle verwendeten Geräte hinweg ein einheitliches Erscheinungsbild (User Experience) aufweisen, da dies gewährleistet, dass die Arbeitsabläufe in allen Arbeitsbereichen identisch sind.

Und schließlich muss die Benutzererfahrung nicht nur gut aussehen, sondern auch gut sein, da die gewählte Anwendung sonst die Probleme des Benutzers nicht löst und daher nicht genutzt wird.

Zum Glück bieten Plattformen wie PASCOM ONE mit unseren Desktop- und mobilen Anwendungen all das in einer Lösung.

3. Verbesserung der Datensicherheit und Verringerung des Risikos von Schatten-IT

Ähnlich wie die App-Überladung sind auch die Sicherheitsrisiken, die von der Schatten-IT ausgehen, potenziell katastrophal. Wenn Sie zu viele Apps haben, setzen Sie Ihr Unternehmen potenziellen Sicherheitsrisiken aus, da Sie entweder die Sicherheit mehrerer Anwendungen verwalten müssen oder das Potenzial für menschliche Fehler steigt.

Schlimmer noch: Wenn Mitarbeiter beschließen, die Unternehmensrichtlinien zugunsten einer Vereinfachung ihrer Arbeitsabläufe zu ignorieren, werden sie anfangen, ihre eigenen Apps zu verwenden. Dies führt nicht nur zum Verlust der Kontrolle über die Informationen, sondern auch dazu, dass Sie keinerlei Möglichkeit haben, die Datensicherheit zu gewährleisten - dies ist die so genannte Schatten-IT.

Mit einer benutzerfreundlichen, voll ausgestatteten All-in-One-Lösung ist es einfacher, die Datensicherheit zu gewährleisten, da Ihre Mitarbeiter eher bereit sind, die Infrastruktur und die Anwendungen Ihres Unternehmens zu nutzen, als mit unkontrollierten Apps zu arbeiten.

Vorteile der Provider-Konsolidierung

1. Kompatibilität

Bei einer Lösung mit mehreren Anbietern kann eine Aktualisierung einer Komponente zu Kompatibilitätsproblemen mit anderen Komponenten der Lösung führen.

Wie bereits erwähnt, ist dies häufig der Fall, wenn Sie sich jeweils für Anbieter einer Telefonanlage und für Festnetzdienste (Festnetztelefonie) entscheiden. Wenn ein Anbieter ein neues Update herausgibt, kann dieses Update Änderungen von neuen Verschlüsselungen, Sicherheitsprotokollen, Auslaufmodellen bis hin zu einer simplen Änderung der IP-Adresse enthalten. Im schlimmsten Fall hat dies zur Folge, dass sich die Telefonanlage nicht mehr beim Telefonieanbieter anmelden kann, was Ihr Unternehmen in eine Katastrophe stürzt, da Ihre Kunden Sie nicht mehr erreichen können.

All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen reduzieren mögliche Ausfallzeiten aufgrund von Integrationsfehlern erheblich, da alle Komponenten der Lösung von einem einzigen Anbieter entwickelt, gehostet und gewartet werden und jeder Aspekt der Lösung zu Qualitätssicherungszwecken rigoros erprobt und getestet wird.

2. Kostenersparnis und Transparenz

Eines der größten Ziele bei der Vereinheitlichung von Kommunikationskanälen in einer Unified-Communication-Lösung ist die Optimierung der Effizienz - ein Ziel, das mit UCC-Lösungen sehr gut erreicht werden kann. All-in-One-Cloud-Kommunikationslösungen gehen sogar noch weiter, indem sie die Notwendigkeit mehrerer Anbieter für mehrere Lösungen beseitigen. Wenn Ihr Unternehmen bisher mehrere monatliche und/oder jährliche Rechnungen zu bezahlen hatte, bietet der Wechsel zu einer All-in-One-Lösung mehr Transparenz über Ihre Kosten und vereinfacht und optimiert die Buchhaltungs- und Berichterstattungsprozesse.

3. Verbesserte Geschäftsbeziehung

Ein einziger Lösungsanbieter bedeutet, dass Ihr Unternehmen in einer guten Position ist, um von einer verbesserten Geschäftsbeziehung zu profitieren. Sollten Sie zum Beispiel technische Unterstützung benötigen, hat Ihr Unternehmen mit einem Anbieter von All-in-One-Cloud-Telefonielösungen wie PASCOM Zugang zu einem speziellen Support-Team, das als zentrale Anlaufstelle für alle Support-Probleme fungiert. Im Vergleich zu All-in-One-Lösungen müssen Sie beim Support für Multi-Vendor-Lösungen oft mehrere Anbieter kontaktieren und zahlreiche Support-Tickets öffnen und verfolgen, was wertvolle Zeit und Mühe kostet, noch bevor eine Lösung gefunden wurde.

Wenn Sie sich für einen Anbieter von All-in-One-Lösungen entscheiden, haben Sie außerdem oft direkten Zugang zum Anbieter, wenn es um die Anforderung neuer Funktionen usw. geht. Bei PASCOM zum Beispiel beinhaltet unser Support-Forum ein Feature-Voting-Tool und unser PASCOM DIRECT Live-Stream bietet eine hervorragende Plattform für unsere Endanwender, um mit uns zu interagieren und direktes Feedback zu geben.

Mögliche Nachteile von All-in-One-Lösungen

Natürlich gibt es auch potenzielle Risiken und Nachteile bei jeder Art von Lösung und obwohl es viele Vorteile von All-in-One-Lösungen gibt, sollten Sie sich auch einiger Nachteile bewusst sein.

1. Anbieter Lock-in

Einige Anbieter von All-in-One-Lösungen binden Sie ausschließlich an ihre SIP-Trunking-Dienste. Es ist zwar meistens gut, alle Dienste von einem Anbieter zu beziehen, aber nicht immer. Wenn es um Festnetztelefonie-Gebühren für Unternehmen geht, ist es manchmal von Vorteil, wenn Sie die Flexibilität haben, einen anderen Anbieter zu wählen, da Sie dadurch größere Kosteneinsparungen und Vorteile bei der Kundenzufriedenheit erzielen können.

Wenn sich Ihr Kundenstamm beispielsweise auf mehrere Länder verteilt, kann es sinnvoll sein, Anbieter mit niedrigeren Tarifen für diese Länder hinzuzufügen, um bei den Kosten für die abgehende Telefonie zu sparen. Und wäre es nicht toll, wenn Ihre Kunden Sie unter einer Ortsnetznummer anrufen könnten, anstatt internationale Gesprächsgebühren zu zahlen?

Was passiert darüber hinaus, wenn Ihr Unternehmen international wächst, Ihr gewählter Anbieter aber nicht in der Lage ist, Ihr Wachstum mit Festnetznummern und Tarifen zu unterstützen - dann müssen Sie sich erneut umsehen.

Lösungen wie PASCOM ONE lösen dieses Problem, indem sie das Beste aus beiden Welten bieten. Ja, wir können Ihre Rufnummern für Sie hosten, aber wenn Ihr Unternehmen auch in einem Land tätig ist, das PASCOM nicht anbietet, dann haben Sie immer noch die Freiheit, den Anbieter zu wählen, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

2. Langsamere Innovationen

Innovation ist eine wesentliche Voraussetzung für Verbesserung und Entwicklung. Wenn Sie sich für einen Anbieter von Cloud-basierten Lösungen entscheiden, können Sie in der Regel sicher sein, dass Sie von Lösungen profitieren, die auf dem neuesten Stand der technologischen Innovation sind. Anbieter von All-in-One-Lösungen haben jedoch auch den Nachteil, dass ihre Lösungen in Bezug auf die Funktionalität sehr weitreichend sind. Daher sind sie manchmal langsamer als ein Lösungsanbieter, der sich nur auf einen Bereich konzentriert.

Im Allgemeinen handelt es sich dabei um einen methodischeren Marktzugang, der es All-in-One-Anbietern ermöglicht, das Beste aus den jüngsten Innovationen in ihre Lösungen zu integrieren.

Ja, Sie müssen vielleicht ein wenig warten, aber Ihre Geduld wird langfristig belohnt, da Sie eine gut abgerundete, vollständige und zukunftssichere Lösung erhalten.

Fazit

All-in-One-Lösungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber Lösungen von mehreren Anbietern. Bevor Sie sich jedoch für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie unbedingt eine gründliche Bewertung Ihrer derzeitigen Infrastruktur durchführen, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Gleichzeitig finden Sie heraus, was verbessert werden kann und was Sie tatsächlich erreichen wollen. Wenn es um Unternehmenskommunikation geht, stehen viele Anbieter zur Auswahl, aber nur wenige bieten ein so umfassendes Paket in einer echten All-in-One-Lösung wie PASCOM ONE. Daher ist es wichtig zu wissen, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung achten müssen, was das Thema unseres nächsten Beitrags ist, also schauen Sie bald wieder vorbei!

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¹ PASCOM business SIP-Trunking ist derzeit nur in Deutschland und Österreich verfügbar. Andere Länder benötigen einen zusätzlichen SIP-Trunking-Anbieter.

Messaging-Apps sind großartig: Sie bieten eine schnelle, bequeme und einfache Möglichkeit zur Kommunikation. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich so viele Menschen bei ihrer täglichen Kommunikation auf Messaging-Apps verlassen. Was die Unternehmenskommunikation angeht, können Messaging-Apps eine echte Produktivitätssteigerung bewirken. Deshalb setzen viele Unternehmensleiter vermehrt auf Messaging-Apps, um ihre Kommunikationsmethoden ständig zu verbessern.

Das Problem ist, dass persönliche Messaging-Apps einfach nicht für die Geschäftswelt geeignet sind. Um einen echten Nutzen und Mehrwert zu erzielen, müssen sich Unternehmen auf eine effektive Zusammenarbeit konzentrieren und das bedeutet Unified Business Messaging Apps zu verwenden. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, weshalb man Business Messaging Lösungen für die Geschäftskommunikation wählen sollte.

1. Mehr als nur Chat - Alles an einem Ort

Wie Adam Richardson in einem Harvard Business Artikel schreibt, sind die Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind, komplexer denn je und deren Lösung erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten, Perspektiven und Ansätzen.

Mit anderen Worten: Unternehmen brauchen mehrere Personen, die effektiv zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Persönliche Messaging-Apps sind großartig, um Freunde und Familie miteinander zu verbinden, aber sie sind ineffizient, wenn es darum geht, Mitarbeiter und Kunden miteinander zu verbinden, da jeder seine eigene bevorzugte App hat. Das bedeutet, dass nicht jeder dieselbe App verwendet oder Zugang zu allen erforderlichen Tools hat, was es natürlich fast unmöglich macht, sich zu vernetzen, zu kommunizieren und effektiv zusammenzuarbeiten, und letztendlich zu einer App-Überlastung führt.

Was Unternehmen brauchen, ist eine einzige, zentrale Plattform, auf der sich Kollegen mühelos miteinander verbinden können. Apps für die Zusammenarbeit im Team und einheitliche Unternehmensnachrichten sind deshalb genau darauf ausgelegt. Sie melden sich mit Ihren Arbeitsdaten an, Ihr gesamtes Team steht Ihnen sofort zur Verfügung und jeder hat Zugriff auf alle erforderlichen Tools, von Chats über Team-Messaging bis hin zu Telefonie- und Videokonferenzen.

2. Schatten-IT, Sicherheit und Datenschutz

Die Vermischung von Geschäfts- und Privatanwendungen bringt Unternehmen in Schwierigkeiten, und genau darauf läuft es hinaus, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten und Apps arbeiten lassen. In der IT-Welt ist die Verwendung nicht genehmigter Technologien als Schatten-IT bekannt und hat weitreichende Folgen für die Sicherheit, den Datenschutz und die Produktivität.

Der Schutz von Unternehmensdaten ist unerlässlich, und zwar nicht nur, weil er gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch, weil er einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen darstellt. Wenn private Messaging-Apps für berufliche Zwecke genutzt werden, verlieren Unternehmen nicht nur die Kontrolle über ihre Daten, sondern die Mitarbeiter werden auch unweigerlich bequemer im Umgang mit dem Datenschutz. Mitarbeiter verlieren, bei der Vermischung von privaten und geschäftlichen Nachrichten den Überblick und machen unwissentlich Fehler, indem sie beispielsweise vertrauliche Informationen an den falschen Empfänger senden. All diese Probleme gefährden Unternehmensdaten und stellen Sicherheitsrisiken dar.

Eine zentrale Business-Messaging-Plattform, die von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, trägt dazu bei, dass Unternehmen die Kontrolle über die Unternehmensdaten behalten. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht alle Business-Messaging-Apps gleich sind, und es lohnt sich zu prüfen, welche Sicherheitsprotokolle vorhanden sind, wo die Daten gespeichert werden und welche Funktionen enthalten sind.

Durch die Wahl der richtigen Messaging-App für Unternehmen kann die Sicherheit erheblich erhöht werden, und Mitarbeiter können ihre beruflichen und privaten Nachrichten trennen, was den zusätzlichen Vorteil hat, dass die Produktivität gesteigert wird (mehr dazu weiter unten).

3. Business Messaging & Collaboration Apps steigern die Produktivität

Informationssilos, in denen der Informationsfluss von einem System zum anderen nicht angemessen verteilt werden kann, sind schlecht für die Produktivität, da die Mitarbeiter ohne einfachen Zugang zu Informationen nicht in der Lage sind, ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Leider wird es diesen Umstand immer geben, ganz gleich, wie sehr man sich bemüht. Geschäftsführer und Manager müssen sich darauf konzentrieren, das Risiko bestehender Informationssilos zu minimieren.

Im Gegensatz zu Messaging-Apps für Privatanwender vereinen Messaging-Apps für Unternehmen alle Kanäle in einer einzigen Anwendung und stellen so sicher, dass Informationen unabhängig von der Art ihrer Verbreitung allen Nutzern zur Verfügung stehen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Projektteams dadurch effektiver arbeiten können, was wiederum dazu führt, dass sie Projekte schneller und qualitativ besser abschließen können.

Wendet man diese Theorie auf die Praxis an, so hat der Übergang zu Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen zu einer stark verstreuten Belegschaft geführt. Die Aufrechterhaltung der Produktivität von Remote-Teams hat uns gezeigt, wie wichtig Messaging-Apps für Unternehmen sind. Messaging-Apps werden in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen, da Mitarbeiter immer mehr Flexibilität verlangen und dadurch hybrides Arbeiten bald schon zur Gewohnheit wird.

4. Flexibilität ist der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit

Eine Salesforce-Umfrage aus dem Jahr 2012 ergab, dass 86 % der Mitarbeiter mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation für Misserfolge am Arbeitsplatz verantwortlich machten. Obwohl diese Umfrage relativ alt ist, sind die zugrundeliegenden Probleme heutzutage die gleichen geblieben. Die Salesforce-Umfrage aus dem Jahr 2021 zeigt: Von 856 Befragten wollen 80 % der Arbeitnehmer selbst entscheiden, wie sie zusammenarbeiten, d. h. per Chat, Video, Audiokonferenz usw. Weitere Erkenntnisse zeigen, dass 76 % der Befragten der Meinung sind, dass sich eine effektive Zusammenarbeit positiv auf die Unternehmenskultur auswirkt. 50 % glauben, dass Chat- und kanalbasierte Tools, wie die PASCOM Gruppen, zu einer weniger starren Unternehmenskultur führen und 48 % sind der Meinung, dass solche Tools zu einem effektiveren Projektmanagement führen.

Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigen, dass die Produktivität nur durch eine effektive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gesteigert werden kann. Dies erfordert die richtigen Tools, welche für alle zugänglich und auf den bevorzugten Geräten verfügbar sind - etwas, das mit Privatanwendungen einfach nicht möglich ist.

5. Effektive Kommunikation wirkt sich auf das Geschäftsergebnis aus

Wenn wir von Produktivität sprechen, denken wir an den Output. Was wir oft nicht bedenken, sind Effizienz, Kosten und Qualität. Ein Unternehmen kann so viele Produkte herstellen, wie es will, aber wenn diese Produkte von geringer Qualität sind, mit einem ineffizienten Produktionsprozess, der sich in hohen Kosten niederschlägt, dann wird das Unternehmen letztendlich scheitern.

Steigert man die Effizienz, werden die Kosten sinken, der Herstellungsprozess wird sich verbessern, was sich letztendlich in den Unternehmenskennzahlen wiederspiegelt. Ein positiver Wandel setzt voraus, dass Mitarbeiter gut zusammenarbeiten, und das setzt Vertrauen voraus, was durch eine wirksame Kommunikation im gesamten Unternehmen entsteht.

Großartige Dinge in der Geschäftswelt werden nie von einer Person getan, sondern von einem Team von Menschen."
Steve Jobs

Durch die Schaffung, Förderung und Optimierung effektiver Kommunikationskanäle, können Geschäftsführer Veränderungen bewirken und Vertrauen innerhalb der Belegschaft schaffen. Dies wiederum verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und fördert die Produktivität, da die Mitarbeiter sowohl die Mittel als auch die Motivation haben, kreative Ideen zu teilen und effektiver an Lösungen von Problemen arbeiten. Der Input wirkt sich auf den Output aus, und wenn der Input gut ist, wirkt sich dies positiv auf das Endergebnis eines Unternehmens aus.

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Bis Dato sind Unternehmensleiter der Meinung, dass Mitarbeiter im Büro sein müssen, um effektiv und innovativ zusammenarbeiten zu können. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Führungskräfte nach der langen Lock-Down-Phase nun in Erwägung ziehen, ihre Mitarbeiter wieder an den Arbeitsplatz zurückzuholen. Aber ist das wirtschaftlich sinnvoll? Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen birgt <a alt="Link - PASCOM Cloud Telefonanlagen" title="PASCOM Business Telefonanlage direkt aus der Cloud" href="{{< relref path="21-07-01-business-leader-challenges" >}}">einige Herausforderungen und es gibt eine beträchtliche Anzahl an <a alt="Link - PASCOM Cloud Telefonanlagen" title="PASCOM Business Telefonanlage direkt aus der Cloud" href="{{< relref path="21-07-05-back-to-office-guide" >}}">Entscheidungen die man treffen muss.

Vielleicht gibt es aber einen besseren Weg, welcher Mitarbeiter als Menschen sieht und uns ein besseres Verständnis dafür gibt, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, unabhängig davon, ob das Unternehmen eine Remote-, Büro- oder hybride Arbeitsumgebung hat.

Wenn wir genauer hinschauen, sind die meisten Innovationen in persönlichen Gesprächen entstanden. Auch per Zufall während eines Kaffeepausengesprächs können großartige Ideen entstehen. Ist dies nun auf einen persönlichen Kontakt zurückzuführen oder ist es tatsächlich egal auf welche Weise man sich austauscht? Nun, das Arbeiten von zu Hause aus hat uns gezeigt, dass Mitarbeiter genauso effektiv, wenn nicht sogar noch effektiver sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, aber nur, wenn es Richtlinien und eine gute Struktur für die Zusammenarbeit gibt.

Mit anderen Worten: Führungskräfte müssen verstehen, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, um damit Möglichkeiten und Strukturen zu schaffen, in denen sie sich entfalten können, egal wo sie sich gerade befinden.

Wie Mitarbeiter zusammenarbeiten

Zu verstehen, wie jeder Mitarbeiter arbeitet und mit Kollegen zusammenarbeitet, ist im Geschäftsalltag entscheidend. Laut dem Artikel von Gartner erfolgt die Zusammenarbeit entweder Asynchron oder Synchron und die Art und Weise, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten, kann in 4 Arten der Zusammenarbeit eingeteilt werden, je nachdem, ob sie sich gemainsam an einem Standort oder irgendwo verstreut befinden.

Was in den heutigen Remote- und hybriden Arbeitsumgebungen erforderlich ist, ist das Wissen, wie und wann man jeden Modus einsetzt, um die richtige Balance zu finden und die besten Bedingungen für eine effektive Zusammenarbeit zu schaffen.

Asynchrone vs. synchrone Zusammenarbeit verstehen

Unabhängig von der Arbeitsumgebung nutzen alle Unternehmen irgendeine Form von asynchroner und synchroner Zusammenarbeit. In letzter Zeit haben Unternehmensleiter großen Wert auf synchrone Zusammenarbeit gelegt, aber für eine effektive Zusammenarbeit ist beides erforderlich. Wie viel von beidem benötigt wird, hängt vom Mitarbeiter ab und davon, wie er am besten arbeitet - spricht er auf Teambesprechungen an oder ist er eher als Einzelkämpfer effektiver.

Was ist asynchrone Zusammenarbeit?

Asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit bezieht sich auf Personen, die zusammen, aber unabhängig voneinander und oft zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten arbeiten. Oft ist dies auf geografische Standorte, Zeitzonen oder den Kommunikationskanal zurückzuführen. Typische Beispiele für asynchrone Zusammenarbeit sind E-Mail und die Arbeit mit Projektmanagement-Softwareplattformen in Unternehmen. Wir schreiben E-Mails, hinterlassen Kommentare und laden Dokumente auf Projekttickets hoch, aber wir arbeiten in der Regel nicht aktiv zur gleichen Zeit zusammen.

Was ist synchrone Zusammenarbeit?

Synchrone Zusammenarbeit bezieht sich auf Personen, die zur gleichen Zeit am gleichen Projekt arbeiten. Am Arbeitsplatz bedeutet synchrone Zusammenarbeit, dass Mitarbeiter in Projektteams zusammenarbeiten, und zwar in Form von persönlichem Brainstorming, Teambesprechungen und Huddle-Room-Sitzungen.

In der Welt der digitalen Kommunikation gibt es bsw. Telefonanrufe, Videokonferenzen, Web-Meetings und Screen-Sharing wo Mitarbeiter zur gleichen Zeit kommunizieren und kollaborieren.

4 Arten der Zusammenarbeit

Wie bereits erwähnt, werden bei der Fernarbeit und in hybriden Arbeitsumgebungen sowohl asynchrone als auch synchrone Formen der Zusammenarbeit genutzt. Vor allem in den letzten 12 bis 18 Monaten hat sich die Tendenz hin zur synchronen Zusammenarbeit entwickelt, da wir uns bemühen, die verloren gegangenen persönlichen Aspekte zu ersetzen.

Gemeinsam, zusammen

Dies ist vielleicht die Art der Zusammenarbeit, die sich Unternehmensleiter sofort vorstellen, wenn sie an Mitarbeiter denken, die zusammenarbeiten, und das ist Colocated, alle im Büro, die an Besprechungen teilnehmen und in einem gemeinsamen Raum zusammenarbeiten.

Alleine, zusammen

Eine weitere traditionelle Art der Zusammenarbeit ist "Alleine, zusammen" und diese Form sieht vor, dass alle Mitarbeiter in einem gemeinsamen Raum untergebracht sind, aber nicht unbedingt zur gleichen Zeit zusammenarbeiten. Dies könnte bedeuten, dass sie ihre täglichen Aufgaben unabhängig von Kollegen oder in Form von "Bürotagen" erledigen, wie es in den letzten 12 bis 18 Monaten öfter der Fall gewesen ist.

Gemeinsam, getrennt

Die Art "Gemeinsam, getrennt" ist zwar nicht neu, wurde aber im Laufe des Jahres 2020 zu einer Standardform der Zusammenarbeit und bleibt es auch 2021. Diese Form beschreibt das Arbeiten in verteilten Teams, die jedoch an virtuellen Meetings und Kollaborationssitzungen teilnehmen. Tools wie Videokonferenzen, Web-Meetings und Bildschirmfreigabe wurden immer wichtiger, da Unternehmen weltweit danach strebten, ihre Teams trotz der physischen Trennung, die durch die Arbeit im Home Office entsteht, zusammenzuhalten.

Alleine, getrennt

Auch dies ist nichts Neues, da es für viele IT-Außendienstmitarbeiter oder Techniker des technischen Supports schon seit langem die Standardbetriebsart ist. Im Wesentlichen beschreibt dieser Modus der Zusammenarbeit ein weit verstreutes Team mit Mitgliedern, die unabhängig vom Team arbeiten. Es liegt in der Natur dieser Art der Zusammenarbeit, dass es kaum synchrone Kommunikation zwischen den Teammitgliedern gibt.

Welche Art ist die Beste?

Die Antwort lautet: keine und alle. Vor der Pandemie war die Betriebsart "gemeinsam, zusammen" und "alleine, zusammen" wahrscheinlich der Standard für eine große Anzahl von Mitarbeitern. Vom Standpunkt der reinen Zusammenarbeit aus betrachtet, wird die Forderung an die Mitarbeiter, ganztägig ins Büro zu kommen, nur weil wir das schon immer so gemacht haben, wahrscheinlich zu Unmut führen und keinen großen positiven Einfluss auf die Zusammenarbeit haben. Ebenso wird es zu Ermüdungserscheinungen führen und die Zusammenarbeit erschweren, wenn Mitarbeiter von einem virtuellen Meeting zum nächsten springen, wenn sie sich ausschließlich auf die synchrone Zusammenarbeit konzentrieren.

Was wir brauchen, ist ein maßvoller Ansatz, der alle Arten der Zusammenarbeit kombiniert. Das bedeutet, zu analysieren, wie, wann und wo einzelne Mitarbeiter am besten arbeiten, und eine Strategie zu wählen, welche die individuellen persönlichen und technologischen Bedürfnisse berücksichtigt. Der Einzelkämpfer mag zum Beispiel die Betriebsart "alleine, getrennt". Der Teamplayer hingegen sehnt sich nach der Form "gemeinsam, zusammen". Daher müssen Führungskräfte herausfinden, welche Methoden und Tools für ihre Mitarbeiter am besten funktionieren, und eine Strategie entwickeln, die auf diesen Faktoren basiert. Aber denken Sie daran: Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Führungskräfte die richtige Balance finden, welche alle Arten der Zusammenarbeit umfasst.

Unserer Meinung nach ist die Einführung einer hybriden Arbeitsumgebung für den Großteil der Belegschaft wahrscheinlich am sinnvollsten, da hybrides Arbeiten das Beste aus beiden Welten ermöglicht, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber.

Wir sind hier um zu helfen

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Zweifelsohne ist Home-Office ein Erfolg. Man kann mit ziemlicher Sicherheit sagen, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer inzwischen die vielen Vorteile der mobiles Arbeiten erkannt haben. Erhöhte Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance für Arbeitnehmer, potenziell niedrigere Gemeinkosten und eine größere Reichweite bei der Arbeitnehmerbeschaffung sind für Arbeitgeber und Unternehmen äußerst attraktiv. Nun werden aber Rufe von Geschäftsführern nach einer Rückkehr zur Büroarbeit von Tag zu Tag lauter.

Die Herausforderungen für Geschäftsführer

Es wird tatsächlich eine große Herausforderung nach einer so langen Zeit im Home-Office, alle Mitarbeiter wieder ins Büro zu bekommen. In unserer Serie Tomorrow's Workplace werden wir die Gründe für und gegen die Rückkehr ins Büro diskutieren, welche Arbeitsplatzmodelle es gibt und welche Schritte Führungskräfte unternehmen sollten, um ihre Mitarbeiter für die Zukunft zu motivieren.

Die Probleme bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz

Erstens müssen Unternehmen, die Mitarbeiter auf Vollzeitbasis zurück ins Büro holen wollen, erhebliche Anpassungen an den physischen Aspekten ihrer Büros vornehmen. Sie müssen für zusätzlichen Raum zur Distanzierung sorgen, Handdesinfektionsgeräte installieren, die Belüftung sowie die Zugangskontrolle und -protokollierung verbessern. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Lesen Sie dazu auch diesen <a alt="Link - PASCOM Ratgeber - Guide zur Rückkehr ins Büro" title="PASCOM Ratgeber: Leitfaden zur Rückkehr zur Büroarbeit" href="{{< relref path="21-07-05-back-to-office-guide" >}}">Leitfaden zur Rückkehr zur Büroarbeit.

Aber es gibt noch ein weiteres Problem, welches viele Geschäftsführer übersehen oder ignorieren. Eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern möchte nicht zurück an ihren Arbeitsplatz, zumindest nicht in Vollzeit. Die Menschen haben sich daran gewöhnt, nicht jeden Tag zur Arbeit zu pendeln und genießen die zusätzliche Flexibilität und Zeit für sich und ihre Familien.

Wenn nun Unternehmen diese Vorteile ihren Mitarbeitern wieder wegnehmen, muss mit Gegenwehr der Belegschaft gerechnet werden. Eine ganze Reihe von Mitarbeitern war noch nie so produktiv wie im vergangenen Jahr. In der Zwischenzeit mussten andere Mitarbeiter erhebliche Veränderungen und Opfer bringen, um Arbeit, Heimunterricht und Privatleben unter einen Hut zu bringen.

Wenn Führungskräfte ihre Mitarbeiter von einem Mitspracherecht ausschließen, wird die Reaktion sofortige Unzufriedenheit sein, was möglicherweise zu geringerer Leistung und höherer Personalfluktuation führt.

Warum also zurück ins Büro gehen?

Die von Führungskräften genannten Gründe reichen von verminderter Produktivität und Kreativität bis hin zur Erosion des Vertrauens in die Unternehmenskultur durch monatelanges Arbeiten im Home Office. Interessanterweise wurden viele dieser Bedenken am lautesten von größeren, traditionelleren und hierarchischen Organisationen, wie z.B. im Banken- und Finanzsektor, geäußert.

Nichtsdestotrotz sind solche Bedenken berechtigt und in Anbetracht der Schwierigkeiten aber auch verständlich. Zum Beispiel werden Mitarbeiter mit jüngeren Kindern oder weniger Platz zu Hause das Home-Office als besonders herausfordernd empfunden haben und hatten möglicherweise Schwierigkeiten, das Produktions- und Qualitätsniveau von vor der Pandemie aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus sind Menschen von Natur aus sozial. Selbst der willensstärkste Mitarbeiter hat irgendwann mit dem Gefühl der Distanzierung zu kämpfen, was durch langfristige Remote-Arbeit entsteht. Und was ist mit dem Flurfunk, der Quelle der Kreativität in einem Unternehmen? Fernarbeit bedeutet, dass es nur wenige Gelegenheiten für einen Büroklatsch gibt, wenn Unternehmen keine alternativen Kanäle finden, auf denen sich Mitarbeiter informell austauschen können.

Dann ist da noch die Frage des Vertrauens. Vertrauen entsteht durch Kommunikation, Verbindung und Zusammensein. Man vertraut jemandem sofort mehr, wenn man ihn jeden Tag sieht, und im Geschäftsleben gilt das sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter. Es ist tatsächlich bekannt, dass Remote-Mitarbeiter aufgrund ihrer längeren Arbeitszeiten oft ein höheres Risiko für "Burnout" haben, zum einen, weil es schwierig ist, abzuschalten, und zum anderen, weil sie mehr Energie aufwenden, nur um "gesehen" zu werden - ein Effekt, der als Digitaler Präsentismus bekannt ist. Präsentismus und digitaler Präsentismus ist ein ernstes Problem für Unternehmen, welches sich auf Gehaltsstufen, Beförderungen und mehr auswirkt, weshalb wir in einem kommenden Beitrag einen genaueren Blick darauf werfen werden.

Das alles spricht für eine Rückkehr ins Büro und zu dem, wie es einmal war, aber die Frage ist: Sollen wir?

Sollten wir doch weiterhin im Home-Office arbeiten?

Fernarbeit hat das Potenzial, beträchtliche geschäftliche Vorteile zu bieten, von geringeren Gemeinkosten bis hin zu höherer Reichweite und Produktivität. Unternehmen können durch Telearbeit beträchtliche Summen an Gemeinkosten einsparen, z. B. durch einen geringeren Platzbedarf im Büro und einen niedrigeren Stromverbrauch. Aber verwandeln sich diese Einsparungen automatisch in eine höhere Rentabilität?

Die Tech-Industrie glaubt daran und hat daher eine viel optimistischere Sichtweise in Bezug auf die Remote Arbeit und wirbt gerne für die zahlreichen Vorteile und zeigt somit auf, dass Home-Office eine immer wichtigere Rolle am Arbeitsplatz von morgen spielt.

Tja, warum funktioniert nun Remote-Arbeit für Tech-Unternehmen und nicht für die Finanzbranche? Weil Tech-Unternehmen von Natur aus innovativ und disruptiv sind. Das gesamte Unternehmen ist auf Innovation ausgerichtet und hat daher Anwendungen, Praktiken und eine Unternehmenskultur eingeführt, die Remote-Arbeit, Vertrauen und Zusammenarbeit fördern.

Ohne Telearbeitsplätze bräuchten große Tech-Unternehmen Niederlassungen in buchstäblich jeder Stadt weltweit, um ihre globale Präsenz aufrechtzuerhalten. Ohne die richtigen Collaboration-Tools könnten diese Mitarbeiter und die verstreuten Teams, mit denen sie arbeiten, nicht als effektive Einheit agieren. Und angesichts des Wachstums der Tech-Industrie nicht nur im letzten Jahr, sondern auch im letzten Jahrzehnt - scheint es zu funktionieren.

Der Unterschied zwischen Tech- und Finanzbranche liegt in der unterschiedlichen Herangehensweise an das Geschäft. Dies führt dazu, dass individuelle Stärken und Bedürfnisse erkannt und gefördert werden, während die Mitarbeiter in Schubladen gesteckt werden, um alle auf die gleiche Art und Weise und am gleichen Ort arbeiten zu lassen. Das Ergebnis ist ein höheres Maß an Flexibilität und Vertrauen in Tech-Organisationen, was wiederum eine produktive, kreative und engagierte Belegschaft hervorbringt.

Welche Herangehensweise ist nun die Richtige?

Leider sind beide Ansätze der Tech- und Finanzbranche weder richtig noch falsch und hier ist der Grund dafür: Tech-Unternehmen hatten vor der Pandemie deutlich mehr Erfahrung mit Remote-Arbeit und waren daher gut aufgestellt, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. In traditionelleren Sektoren wie dem Finanzwesen war Remote-Arbeit auf Mitarbeiterebene zuvor unbekannt und solche Unternehmen waren daher weder technologisch noch organisatorisch gut genug gerüstet. Welchen Ansatz Sie also wählen, hängt von den technologischen und organisatorischen Möglichkeiten Ihres Unternehmens ab.

Es gibt natürlich einen Mittelweg, den die meisten Unternehmen wahrscheinlich in irgendeiner Form einschlagen werden, und das ist die Hybrid Arbeit, eine Mischung aus Büro- und Fernarbeit, welche das Thema einer unserer nächsten Beiträge sein wird.

Über PASCOM

PASCOM wurde 1997 gegründet und ist Entwickler von All-in-One-Kommunikations- und Collaboration-Lösungen, welche die Kommunikation in Unternehmen verbessern.

Mit den innovativen UC-Telefonsystemen von PASCOM als Herzstück der Kommunikation verfügen Unternehmen über eine zentrale, intelligente Plattform, die ihnen die volle Kontrolle über die Unternehmenskommunikation gibt - egal wie vielfältig und dynamisch die Kommunikationskanäle des Unternehmens sind.

Die PASCOM Plattform bietet exzellente Skalierbarkeit und ist in hohem Maße anpassbar, um selbst die spezifischsten Kundenanforderungen exakt zu erfüllen. Aus diesem Grund sind PASCOM Telefonanlagen die perfekte Wahl, um kleine und mittlere Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligenter, effizienter und kostengünstiger zu kommunizieren.

Für weitere Informationen zu PASCOM besuchen Sie uns auf www.pascom.net.

Arbeitsplätze rund um den Globus verändern sich in rasantem Tempo in Richtung Digitalisierung. Mit der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeitsplätzen und internationalen Teams ist es keine Überraschung, dass Unified Communications (UC) immer häufiger zum Einsatz kommt. Eine Studie von Nemertes über die Nutzung von Unified Communications as a Service (UCaaS) zeigt, dass 19,1 % aller Unternehmen bereits UCaaS einsetzen. Prognosen zufolge wird die UC-Branche bis 2024 einen Wert von 65 Milliarden Euro erreichen. Und diese Unternehmen wagen den Sprung, weil es eine großartige Möglichkeit ist, Ressourcen zu maximieren, sowohl finanziell als auch personell.

Verstehen von Unified Communications

Unified Communications ist die Integration der gesamten Unternehmenskommunikation. In traditionellen Unternehmen nutzen die Mitarbeiter mehrere Kanäle, um miteinander und mit Kunden zu interagieren und kommunizieren. An einem einzigen Tag nutzt ein Unternehmen E-Mails, Telefonanrufe, Faxe und Instant Messaging - alle auf separaten Kanälen. Mit der UC-Technologie werden alle diese Kanäle in einer einzigen Plattform zusammengefasst, so dass die Mitarbeiter nicht ständig zwischen verschiedenen Geräten und Software wechseln müssen. Ein weiterer Grund, warum UC so beliebt geworden ist, sind seine Vorteile für den täglichen Arbeitsablauf.

Wie Unified Communications die Produktivität steigert

Es macht Dateien extrem zugänglich

Der Austausch von Dateien per E-Mail ist zeitaufwändig, um nicht zu sagen unpraktisch. Noch dazu birgt es ein hohes Risiko, wenn es um Fehlkommunikation, verlorene Dateien und Verwirrung geht. UC wird mit Tools für die Zusammenarbeit geliefert. Diese Werkzeuge speichern Dateien sicher innerhalb der UC-Plattform. Wenn man nun Dateien austauschen möchte, werden die Dateien reibungslos an die Empfänger oder Kollaborationsgruppen übertragen. So hat jeder, der sie benötigt, sofortigen Zugriff innerhalb des Unternehmens, egal wo er arbeitet. UC verfügt sogar über Screen-Sharing-Funktionen, mit denen Mitarbeiter gemeinsam an einem Bearbeitungsprozess teilnehmen können. In Verbindung mit Videokonferenzen vereinfacht dies den Prozess der Zusammenarbeit immens. Es liefert visuelle Aspekte und stellt sicher, dass alle Teams auf dem gleichen Stand sind.

So können Sie sich wieder auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren

Die Einrichtung von Kommunikationskanälen erfordert normalerweise mehrere Schritte, aber UC reduziert dies erheblich. Ein Artikel zum Arbeiten von zu Hause aus von James Gonzales) zeigt, wie neue Apps und Technologien die Art und Weise verändern, wie zuvor zeitaufwändige Aufgaben erledigt wurden, insbesondere wenn es um kollaborative Arbeit geht. Mit UC können Sie Teammitglieder schneller erreichen, und zwar über jedes beliebige Gerät, das Sie verwenden. Das verkürzt die Zeit, die Sie für Anrufe oder das Hin- und Herschicken von Dateien benötigen. So haben Sie mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, die nicht automatisiert werden können.

Unified Communications ermöglicht eine größere Mobilität

Die Zukunft der Arbeit wird sich in Richtung einer Mischung aus Home-Office und Präsenzarbeit bewegen. Wie eine Kolumne von Workplace Insight über hybrides Arbeiten berichtet, setzen 53 % der Unternehmen auf hybride Arrangements (nur 1-3 Tage im Büro); und 14 % sagen, dass sie komplett auf Remote-Arbeit umstellen. Glücklicherweise verfügt UC über robuste Mobilitätsfunktionen, welche Teams unabhängig von ihrem Aufenthaltsort in Verbindung halten. UC-Telefonsysteme sind nicht durch physische Räume begrenzt. Sie bieten mobile Kommunikations-Dashboards auf Smartphones und Online-Tools für Videokonferenzen. Dies stellt sicher, dass die Teammitglieder während der Arbeitszeit immer füreinander erreichbar sind, wodurch Wartezeiten entfallen.

UC rationalisiert verschiedene Kommunikationsformate

Geschäftskommunikation kann in verschiedenen Formaten erfolgen, vor allem, wenn sich Mitarbeiter außerhalb der Organisation befinden. Dank UC-Technologie wie der PASCOM Business-Telefonanlage und Unified Communications verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten mehr. Vor allem die Fax- und Voicemail-to-E-Mail-Funktion macht Ihr Unternehmen intuitiver. Selbst wenn Sie mit einem Kunden oder Lieferanten kommunizieren, der noch Faxe oder Voicemail verwendet, können diese automatisch als Audiodatei an Ihren E-Mail-Posteingang gesendet werden. Das bedeutet, dass Sie keine weiteren Kommunikationsgeräte benötigen, da UC die vielen verschiedenen Formate auf das für Ihr Team am besten zugänglichen Format rationalisiert.

Unified Communications kann ein entscheidender Faktor für Unternehmen sein, vor allem, wenn Sie in eine wettbewerbsintensive digitale Welt eintreten.

Article written by: Roanne Judson
Solely for pascom.net
Article translate by: Andreas Grassl, pascom

Die digitale Transformation bringt zu viele Apps.

Das Kernprinzip hinter der digitalen Transformation ist großartig. Der Einsatz digitaler Technologien soll helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Kurz gesagt, die digitale Transformation sollte uns alle effektiver und produktiver machen und Unternehmen dabei unterstützen, schlanker, flexibler und damit profitabler zu werden. Schließlich leben wir heutzutage in einer Welt, in der es für Alles eine App gibt, aber für Unternehmen und der Geschäftskommunikation ist dies ein erhebliches Problem.

Das Problem zu vieler Apps

Apps sind großartig, sie verbinden uns, ermöglichen es uns Inhalte schnell auszutauschen und unsere Tage sekundengenau zu verwalten. Tatsächlich gibt es für so gut wie alles eine App. Darüber hinaus entwickeln sich Apps ständig weiter und bringen neue Innovationen auf den Markt, die dann wiederum in die Geschäftswelt übernommen werden.

Oberflächlich betrachtet, klingt es großartig, Apps für alles zu haben. Für den privaten Nutzer ist dies eine großartige Sache, denn Apps bieten ein beispielloses Maß an Komfort und Konnektivität. In der Geschäftswelt jedoch ist die Nutzung zu vieler Apps ein ernstes Problem, welches Unternehmen angehen sollten, um effektiv und produktiv zu bleiben.

Wie wirken sich zu viele Apps auf die Produktivität aus?

Zu viele Apps sorgen für ein Phänomen. Mitarbeiter sind teilweise mit Apps überlastet, welche dazu gedacht sind, die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall, wenn zu viele Business-Apps für einzelne Geschäftsaufgaben eingesetzt werden. Wir alle kennen den Umstand, wenn unsere Smartphone-Bildschirme mit Apps überladen sind, welche wir ab und zu, oder auch nur sehr selten nutzen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie als Geschäftsanwender diese Apps vielleicht nicht von Ihrem Laptop oder Smartphone entfernen können, weil andere Mitarbeiter sie gerade nutzen.

Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Forschungsergebnissen, die belegen, dass Arbeitnehmer häufig eine App-Überladung und Überlastung als zunehmende Quelle von Frustration nennen, die die Produktivität mindert.

Das Problem mit zu vielen Apps führt zu Überlastung der Mitarbeiter

Als Beispiel nutzen Sie bestimmt, Ihr geschäftliches Telefonsystem, Kundenkontaktdaten, E-Mail, Produktivitätsmanagement, CTI-Integration, Präsenz, Video-Funktion, Konferenzen, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, Desktop-Softphones, mobile Softphones, Instant Messaging, Team-Collaboration Tools und sogar etwas so altmodisches wie Faxen. Das sind 15 wichtige Geschäftsprozesse, die von fast jedem Unternehmen täglich benötigt werden.

Genauso wie das Abarbeiten zu vieler Aufgaben gleichzeitig negative Auswirkungen auf die Produktivität hat, so wird auch das Umschalten zwischen zu vielen Apps negative Auswirkungen haben. Das ständige Wechseln zwischen Apps zur Ausführung verschiedener Aufgaben ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch ablenkend wirken und eine Reihe von Ineffizienzen, Informationslücken, potenziellen Risiken und höheren Kosten verursachen. Laut einer Umfrage von 2017 durch Harmony.ie verwendet der moderne Wissensarbeiter durchschnittlich 9,39 Unternehmens-Apps, wobei zwischen 5 und 9 gleichzeitig geöffnet sind.

Aus Sicht der Mitarbeiter ist jede Geschäftsanwendung mit einem anderen Workflow, einer anderen Benutzererfahrung und anderen Anforderungen verbunden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass laut der Harmony-Umfrage zur Nutzung von Unternehmensanwendungen am modernen Arbeitsplatz 43 % der Befragten der Meinung sind, dass sie zwischen zu vielen Arbeitsplatzanwendungen wechseln müssen. Mit jeder App steigt das Risiko menschlichen Versagens, ebenso wie das Risiko der Bildung von Informationslücken, bei denen Daten in der einen App gespeichert werden, jedoch nicht in der anderen.

Schatten IT und Apps die sich überschneiden

Aus der Management- und IT-Perspektive können zu viele Apps auch zu massiven Kopfschmerzen führen, die in der Regel durch eine fehlende strategische Gesamtvision beim Infrastrukturmanagement verursacht werden.

Die Harmony Umfrage ergab auch, dass 48% der Mitarbeiter bereitwillig Anwendungen verwendeten, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt und verteilt wurden. Im Allgemeinen entsteht diese Praxis, die als Schatten-IT bekannt ist, als Folge der Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit den vom Unternehmen bereitgestellten Anwendungen. Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für die Sicherheit und Kontrolle über Unternehmensdaten dar, da Informationen mit nicht genehmigten Anwendungen und Anbietern ausgetauscht und gespeichert werden. Im Zeitalter des GDPR-konformen Datenschutzes kann Schatten-IT schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben, die damit gegen die Verordnung verstoßen.

Es kommt auch vor, dass sich Apps überschneiden, indem sie App X für eine Videokonferenz mit Team A, aber App Y mit Team B verwenden müssen. Für die IT-Abteilung ist dies ein Albtraumszenario, da sie zwei Apps, die denselben Zweck erfüllen, verwalten, genehmigen, integrieren und sichern müssen.

Wenn man nun ein paar Jahre vorspult, wird das Thema HomeOffice eine noch größere Rolle spielen als Heute. Zweifellos wird dadurch die Anzahl täglich genutzter Unternehmensanwendungen zunehmen und damit auch der Grad der Unzufriedenheit der Mitarbeiter, was unweigerlich zu Produktivitätseinbrüchen und einem Rückgang der Kundenzufriedenheit führen wird.

Schlusswort

Die digitale Transformation und Multi-Vendor-Infrastrukturen sind kein neues Phänomen, aber wie wir in der ersten Hälfte des Jahres 2020 gesehen haben, waren Unternehmen weltweit gezwungen, eine Reihe neuer Anwendungen einzuführen, um effektives Arbeiten im HomeOffice und die Zusammenarbeit der Belegschaft weiter zu ermöglichen. Diejenigen Unternehmen, die buchstäblich individuelle Anwendungen für jeden Geschäftsprozess bereitstellen, werden nun erkennen, dass sie ihre Infrastruktur konsolidieren müssen, indem sie Anbieterlösungen einsetzen, die so viele Anwendungen in einer kompletten Unternehmenslösung vereinen. Und ja die gibt es. Wenn es um den Bereich der Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit geht, haben wir die Anwendung dafür - sie heißt pascom!

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Eine effektive Teamzusammenarbeit

Der Schlüssel zum Erfolg bei der Arbeit im Home-Office ist eine klare Kommunikation. Es spielt keine Rolle, wer Sie sind oder welche Funktion Sie als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben. Die Arbeit im Home-Office ist oft mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Weshalb die Rolle als virtueller Teammanager entmutigend sein kann, selbst wenn Sie Erfahrung in der Remote-Arbeit mitbringen.

Bei PASCOM bieten wir seit vielen Jahren, unseren Mitarbeitern, Home-Office-Möglichkeiten an und verstehen daher, dass die Arbeit von zu Hause, viele Hindernisse für Remote-Mitarbeiter und Manager mit sich bringen. Um diese Hindernisse zu mindern, verwenden wir täglich unsere PASCOM Lösung für die Teamzusammenarbeit und wissen daher wie gute Remote-Arbeit funktioniert. Aus diesem Grund geben wir Ihnen diesen Leitfaden an die Hand, welcher auf Basis unserer Erfahrung im Bereich der virtuellen Teamzusammenarbeit, äußerst nützlich sein wird.

Förderung einer regelmäßigen, proaktiven und umfassenden Kommunikation

Als Büroangestellter bietet die Nähe zu Ihren Kollegen im Büro, die ideale Plattform für mühelose Kommunikation. Das Problem besteht nun darin, dieses wichtige Element im Home-Office beizubehalten, nämlich sich regelmäßig auszutauschen und in Kontakt zu bleiben.

Als Mitarbeiter sollten Sie keine Angst haben, Ihren Chef um mehr Kontakt zu bitten. Nutzen Sie kurze Meetings verteilt über den ganzen Tag, um sich auszutauschen und verwenden Sie dabei professionelle Team Messaging und Collaboration Tools. So wird Ihren Teams eine Plattform geboten, um schnell allgemeine Informationen auszutauschen und erhalten zusätzlich ein Gefühl von Verbundenheit.

Mobile Integration, Softphones und UC Apps

Die mobile Integration ist einer der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Geschäftskommunikation. Auch aus Sicht der Geschäftskontinuität ist eine gut implementierte Mobilstrategie äußerst vorteilhaft, da sich so der Aufwand minimieren lässt, Telefone bei den Mitarbeitern im Home-Office zu integrieren.

Bisher war das Problem mit mobilen Geräten, die Grenze zwischen dem beruflichen und privaten Leben. Durch die Einführung von „fixed mobile convergence“, oder simpler ausgedrückt, Softphone-Technologien, haben sich die Dinge jedoch verändert. In der Tat sind mobile UC-Apps von Natur aus immer aktiviert, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Dies stellt sicher, dass Anrufe und Chats empfangen werden können. Doch mit einem feinen kleinen Unterschied – Ihre Erreichbarkeit können Sie softwarebasiert selbst steuern, um Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu ziehen.

Heutzutage können Mitarbeiter mobile VoIP Apps auf Ihren Smartphones verwenden, um Anrufe unter Ihrer Büronummer zu tätigen und zu empfangen. Es ist sogar möglich, auf die GSM-Technologie zurückzugreifen, wenn keine stabile Internetverbindung verfügbar ist. Und das Beste daran ist, dass die Integration und Einrichtung von Mobiltelefonen, mit einer cloudbasierten Unified Communications Plattform, mühelos und einfach ist. Dies erlaubt es, in kürzester Zeit zu einer mobilen Kommunikaitonsstrategie zu wechseln und ggf. wieder zurückzuschalten.

Video Konferenzen

Im Jahr 2019 veröffentlichte die Social-Media-Marketinentwicklungsplattform Buffer den State of Remote Work Bereicht, der zeigte, dass das zweithäufigste Problem bei der Arbeit von zu Hause die Einsamkeit ist (19%), während das dritthäufigste Problem die effektive Zusammenarbeit und Kommunikation war (17%).

Eine hervorragende Möglichkeit, mit Ihrem Team zu kommunizieren, sind umfangreiche Kommunikationstools, die Live- und persönliche Interaktionen ermöglichen. Z.B. Tools für Videotelefonie und Videokonferenzen, welche zusätzlich Echtzeit-Funktionen wie Chat und Präsenztechnologien beinhalten.

Somit sind Videoanrufe und Konferenzen ein guter Tipp, um einer Vereinsamung im Home-Office entgegenzuwirken und zusätzlich die Teamzusammenarbeit und Kommunikation mit einer persönlicheren Note zu untermalen.

Desktop Screensharing

Videotelefonie ist ideal, um sich einbezogen zu fühlen. Ein weiterer guter Tipp zur Steigerung der Produktivität ist, die Verwendung von Tools zur Bildschirmfreigabe, kurz Screensharing. In Bezug auf eine gute Teamzusammenarbeit ist wohl das Desktopsharing, dass am häufigsten verwendete Tool und eine hervorragende Möglichkeit die Produktivität effektiver zu steigern.

Dank dem Screensharing ist es Home-Office Mitarbeitern möglich, trotz der Entfernung zwischen Ihnen, effektiv an Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten. Bildschirmfreigaben stellen in der Videotelefonie einen zentralen Schwerpunkt dar und kann zur Förderung äußerst effektiver Online-Besprechungen verwendet werden.

Einer der größten Vorteile von Screensharing besteht in der Möglichkeit, ausführliche Präsentationen zu liefern und komplexe Probleme auf eine Weise aufzuschlüsseln, die für Teilnehmer klar und verständlich sind. Für Teams ist die Bildschirmfreigabe die perfekte Wahl, um weiterhin normal an Projekten zu arbeiten, schnell Dinge zu demonstrieren und um sofortiges Feedback und/oder Unterstützung zu erhalten. Ganz ohne endloses Hin- und Herrufen oder noch schlimmer, kontraproduktiver E-Mail-Schreiberei.

Team Messaging

Team-Messaging-Tools eignen sich sehr gut, um die Zusammenarbeit zu fördern und Informationen schnell auszutauschen, ohne am Telefon oder in Konferenzen zu hängen. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist unser Tipp, Gruppen für alle Ebenen Ihres Unternehmens einzurichten. Von bestimmten Teams und Abteilungen bis hin zur gesamten Firma. Sie können sogar Team-Messaging-Kanäle für jeden Bürostandort oder jedes Gebiet hinzufügen, um so standortspezifische Informationen auszutauschen. Nach der Einrichtung bieten diese Kanäle eine „Always-On“- Plattform, auf der Ankündigungen an alle Mitarbeiter gleichzeitig weitergegeben werden können.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und richten Sie einen firmenweiten Kanal ausschließlich für unbürokratische Informationen ein, so etwas wie einen „Flurfunk“. Dies bietet eine großartige Plattform, auf der Mitarbeiter Ideen und Plaudereien austauschen können, wie man es vom Smalltalk an der Kaffeemaschine kennt. Somit muss man sich auch keine Sorgen machen, dass projektspezifische oder unternehmensspezifische Kanäle dafür hergenommen werden. Sollten die Smalltalk-Nachrichten stören, können Sie den Kanal für die nächsten Stunden einfach stumm stellen.

Status- und Präsenztechnologie

Die Präsenztechnologie ist ein häufig unterschätztes und unterbewertetes Kommunikationsinstrument. Jedoch, die Möglichkeit auf einen Blick zu wissen, ob ein Kollege gerade verfügbar ist oder nicht, kann eine enorme Zeitersparnis und ein nützliches Kundendienst-Tool sein. Durch die Verwaltung Ihrer „Verfügbarkeit“ stellen Sie Informationen sowohl Ihren Kollegen als auch dem Telefonsystem zur Verfügung. Das bedeutet, dass Mitarbeiter selbst entscheiden können, wie Sie gerade erreichbar sind. Unnötige fehlschlagende Kundenweiterleitungen und unerwünschte Unterbrechungen werden somit vermieden. Darüber hinaus können moderne Telefonsysteme, anhand dem aktuellen Anwesenheitsstatus des Benutzers, automatisierte Funktionen zur Verfügung stellen.

Wir haben bereits ausführlich über das Thema der Präsenzstatustechnologie geschrieben. Lesen Sie dazu unseren Artikel aus 2015 für einen umfassenden Überblick über die Vorteile der Status- und Präsenztechnologie. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Präsenzanzeigen unter Benutzern die Produktivität steigern, indem weniger Emails gesendet, die Antwortzeiten verkürzt und letztendlich die Home-Office Zusammenarbeit verbessert werden.

Durch die Verwendung aller heute verfügbaren Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge ist es möglich, sehr gut zu erkennen, ob sich jemand im Home-Office befindet und wie man sich mit demjenigen in Verbindung setzt. Aus technologischer Sicht bedeutet dies jedoch, dass eine gute Internetverbindung für ein produktives Arbeiten von zu Hause aus, bestehen muss. Einschränkungen bei der Internetverbindung können aber oft mit einer LTE-Verbindung umgangen werden.

Wir sind hier um zu helfen

Es gibt noch viele weitere Tipps zum Thema Heimarbeit, den besten Tools, der Ergonomie des perfekten Home-Office Arbeitsplatz, sowie Informationen für eine reibungslose Einrichtung. (<a alt="Link - PASCOM Blog Home Office Setup Guide" title="PASCOM Ratgeber: Das perfekte Home Office Setup" href="{{< relref path="18-06-26-perfect-home-office" >}}">Lesen Sie dazu unseren Artikel aus 2018).

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Die Rolle von Unified Communications beim Arbeiten im Home-Office

Im Home-Office zu arbeiten ist heutzutage allgegenwärtig und unter den aktuell gegebenen Umständen auch völlig verständlich. Bereits vor dem Ausbruch des Coronavirus gab es einen erheblichen Hype um Arbeit von zu Hause aus. Schauen Sie sich hierzu unseren Beitrag aus 2015, zum Thema "Best Practices für die Arbeit im Home-Office" an. Mit den heutigen fortschrittlichen Technologien ist es möglich, problemlos von zu Hause aus zu arbeiten, sogar von überall auf der Welt.

Unified Communications und der Home-Office Arbeitsplatz

Jede Kommunikations-App, die wir in unserem Privatleben verwenden ist auf Komfort, Geschwindigkeit und Effizienz ausgerichtet. Warum sollte die Welt der Geschäftskommunikation anders sein? Das Problem ist, dass die Kommunikation in der Geschäftswelt anders funktioniert. Hier sind unterschiedliche Tools erforderlich, um dieselbe Benutzerfreundlichkeit zu bieten, die wir aus unserem Privatleben kennen. Zusätzlich funktionieren diese Tools nur in einer kontrollierten produktiven Umgebung, die oftmals sehr engstirnig ist – und genau hier kommt (UCC) Unifed Communication und Collaboration ins Spiel.

In erster Linie ist es für jede erfolgreiche UCC Anwendung von zentraler Bedeutung, dass Sie für alle Benutzer mit einem Minimum an Aufwand funktionieren. Das bedeutet, auf Benutzerpräferenzen einzugehen und alle erforderlichen Kommunikationskanäle in einer einzigen, intuitiven Anwendung zu vereinen. Stellen Sie sich vor , für jeden Kommunikationskanal wie Audio, Video, Chat und Team Collaboration, eigene Tools zu nutzen, was eine UCC- Einführung in Ihrem Unternehmen sehr kostspielig werden lässt und zudem die Produktivität beeinträchtigt wird, wenn Ihre Kanäle auf mehreren Plattformen verstreut sind.

Eine Cloud-basierte Unified Communications Lösung macht im Gegensatz zu einer On-Premise Lösung, für die häufig VPN Infrastrukturen erforderlich sind, die Verbindung von Home-Office Mitarbeitern sehr einfach. Darüber hinaus profitieren Benutzer von integrierten Softphones in den Desktop- und Mobile VoIP Apps, die es ermöglichen, von überall aus über die eigene Bürotelefonnummer erreichbar zu sein. Alles was man dafür benötigt, ist eine Internetverbindung und ein Headset.

UCC-Tools wie Präsenzstatus, Chat, Audio- sowie Video Konferenzen und Screensharing, werden von Mitarbeitern produktiver genutzt, wenn sich diese Werkzeuge an einem zentralen Ort befinden und noch dazu auf ihrem bevorzugten Gerät nutzbar sind. Teams arbeiten besser zusammen und sind dadurch zugänglicher für Ihre Kunden. Es gibt noch weitere gute Gründe, auf eine Cloud-basierte UC-Telefonanlage umzusteigen. Beispiele reichen von der Verbesserung des Engagement Ihrer Mitarbeiter, die Steigerung der Produktivität, bis hin zur Erhöhung der Reichweite Ihres Unternehmens.

Wir sind hier um zu Helfen

Der Home-Office Arbeitstrend ist, wie schon erwähnt, nichts mehr Neues. Jedoch eine gut entwickelte UC-Communications-Strategie bietet viele Vorteile. Angesichts der aktuellen Coronavirus Pandemie müssen Unternehmen reagieren, da der Schutz und die Gesundheit der Mitarbeiter von größter Bedeutung sind. Darüber hinaus hilft es, möglicherweise die Geschwindigkeit des Ausbruchs zu verlangsamen. Der Schutz Ihres Unternehmens hat auch wirtschaftliche Aspekte, die von wesentlicher Bedeutung sind.

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Vorteile von Videokonferenzen

Die Zeiten sind vorbei, in der für Videokonferenzen zusätzliche teure Hardware benötigt wird und dadurch nur größeren Unternehmen möglich war. Heutzutage bieten erstklassige Geschäftstelefonsysteme wie die vonPASCOM, eine vollumfängliche UC-Komplettlösung mit Videokonferenztools, ohne zusätzliche Kosten.

Zudem hat sich die Internetgeschwindigkeit- und Stabilität in den letzten Jahren erheblich gesteigert. Dies bedeutet, dass sich sowohl die Videoqualität als auch die Verbindungsstabilität von Videokonferenzen enorm verbessert haben. Das Ergebnis ist einfach; unabhängig davon, ob Sie ein SOHO-, SMB oder Large Enterprise-Unternehmen betreiben, sind Videokonferenzen jetzt für jedes Unternehmen erschwinglich und mittlerweile zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit geworden. Hier sind 6 Gründe, warum Unternehmen Videokonferenzen einführen sollten.

1. Reduzieren Sie Reisezeit und Kosten

Der größte Vorteil von Videokonferenzen ist in der Tat, Zeit und Kosten für Geschäftsreisen zu sparen. Durch die Möglichkeit von jedem Ort der Welt eine Verbindung herzustellen, ohne das zusätzliche Hardware oder Software erforderlich ist, steigert die Produktivität erheblich, da Mitarbeiter nicht mehr zu Besprechungen reisen müssen. Dies spart Zeit und Kosten und wirkt sich positiv auf das Betriebsergebnis aus.

2. Remote-Mitarbeiter verstärkt miteinbeziehen

Einer der Nachteile von Fernarbeit oder Home-Office besteht darin, dass sich Mitarbeiter oftmals nicht im Tagesgeschäft mit einbezogen fühlen. Mit Videokonferenzen kann diesem Problem entgegengewirkt werden. Ein interessanter Aspekt von Video-Meetings ist, dass die Teilnehmer, sobald die Videoverbindung läuft, fokussierter und engagierter sind. Der Grund hierfür ist, dass sich die Menschen mehr mit dem visuellen Aspekt der Kommunikation beschäftigen, was bedeutet, dass Besprechungen professioneller und effektiver gehalten werden können.

Viele Online-Meeting Plattformen enthalten zusätzlich Team Collaboration Tools wie Instant Messaging, Bildschirmfreigaben und Unterstützung für Mobilgeräte. Auf diese Weise können Remote-Mitarbeiter noch effektiver zusammenarbeiten, Brainstormings durchführen, Dateien austauschen, miteinander chatten und Präsentationen auf ihrem bevorzugten Gerät abhalten.

3. Verbesserte und strukturiertere Kommunikation

Ca. 55% der generellen Kommunikation erfolgt visuell. Durch Hinzufügen eines persönlicheren visuellen Elements zu geschäftlichen Besprechungen, haben Teilnehmer ein viel besseres Verständnis für besprochene Themen. Gleichzeitig erspart man sich ständiges hin- und her schicken von Emails, wie es bei traditionellen Audiokonferenzen der Fall ist. Zudem verlaufen Videokonferenzen durch den persönlicheren Kontakt viel strukturierter, was schlussendlich zu präziseren Ergebnissen führt.

Kurz und knapp: Videokonferenzen vereinfachen den Informationsfluss und die Art wie Informationen geteilt werden, wodurch vor allem Verwirrungen und Missverständnisse beseitigt werden.

4. Erhöhte Effizienz und Produktivität

Durch die Verbesserung der Kommunikation mit Videokonferenzen, sind alle Mitarbeiter auf Augenhöhe, sodass sie effizienter und effektiver Entscheidungen treffen können. Dies führt unweigerlich dazu, dass Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben besser ausführen und erledigen. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen gefördert, was wiederum zu einer Steigerung der Unternehmensproduktivität führt.

5. Bessere Mitarbeiterbindung

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Unified Communications und Videokonferenzen ist, dass Kommunikation und Zusammenarbeit von überall aus stattfinden kann. Versierte Unternehmen nutzen dies, um Remote-Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen und zu fördern, wodurch sich mehr talentierte Fachkräfte anwerben und durch hervorragende Arbeitsbedingungen binden lassen. Durch die Überwindung geografischer Hindernisse, kann so das Unternehmenswachstum gefördert werden.

6. Reduzierter CO2-Aufwand

Last but not least; Videokonferenzen helfen Unternehmen dabei, durch die Reduzierung von Geschäftsreisen, umweltfreundlicher zu werden und Ihren CO2-Aufwand zu verringern. Dies ist in erster Linie wichtig für unsere Umwelt, aber gleichzeitig auch ein großartiges Marketingwerkzeug. Kunden und Mitarbeiter sind heute viel umweltbewusster als noch vor 5 Jahren und dadurch viel wählerischer, wenn es um Unternehmen geht, mit denen sie zusammenarbeiten.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Videokonferenzen in kurzer Zeit enorm in punkto Qualität und Kosten verbessert haben. Aufgrund der vielen Vorteile der Videokommunikation, hat sich die Technologie von einem teuren Spielzeug zu einem erschwinglichen Werkzeug entwickelt. Dies kann Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Für weitere Informationen oder einer persönlichen Demovorführung rufen Sie das PASCOM Team unter +49 991 29691 0 an, um Ihre Anforderungen zu besprechen. Starten Sie in wenigen Minuten mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage durch.

Wie UC die Produktivität am Arbeitsplatz steigert

Jedes Unternehmen möchte, dass ihre Mitarbeiter produktiver werden. Der Grund ist einfach; produktivere Mitarbeiter generieren mehr Umsatz und mehr Umsatz führt zu mehr Gewinn. Infolgedessen spielen viele Unternehmen und Geschäftsleute mit den neuesten Produktivitäts-Apps, den ausgefallensten Gadgets und Gimmicks, um so den Impuls zu finden der den nötigen Produktivitätsschub auslöst. Die Lösung ist, dass Produktivitätssteigerungen durch eine Sammlung von Tools, Apps und Systemen erzielt werden, die an einem Ort vereint sind. Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeit effektiver und auf höchstem Niveau zu erledigen. Viele Unternehmen haben daher herausgefunden, dass der Kern für die Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität nicht eine neue Wunder-App ist, sondern eine neue Unified Communications (UC) Telefonanlage.

Warum ist UC so wichtig ?

Das Konzept von UC ist einfach: Durch die Verbesserung der Technologie, die zur Kommunikation mit Kunden und anderen Kollegen verwendet wird, kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert werden. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Unified Communications nicht um eine App oder ein einzelnes Tool. UC vereint alle alltäglichen Tools und Kanäle, die an modernen Arbeitsplätzen verwendet werden, und vereint sie in einer einzigen Plattform. Dies bedeutet, dass Sie von Sprachanrufen über Instant Messaging und Gruppenchat bis hin zu Tools für die Zusammenarbeit wie Anwesenheitsinformationen, Dateiübertragungen und Konferenzen, jetzt alles auf einer zentralen Plattform wiederfinden.

Das klingt alles großartig, aber scheint auch teuer und exklusiv größeren Unternehmen vorbehalten. In der Vergangenheit war das definitiv der Fall, aber die Weiterentwicklung der PBX-Softwaretechnologie hat all diese Tools zu einem fairen Preis zugänglicher gemacht. Auf diese Weise können Unternehmen die große Anzahl verwendeter unterschiedlicher Apps, die nicht miteinander kommunizieren, beseitigen und sie durch eine einzige Plattform ersetzen (laufende Innovation bedeutet, dass noch mehr zu erwarten ist).

Da wir gerade von Innovation sprechen und davon, dass heutzutage alles überall verfügbar sein muss, geht es natürlich um Information, eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Geschäft. Das alte Sprichwort „Wissen ist Macht“ ist heute so präsent wie nie zuvor. Das bedeutet, dass besonders gute UC-Plattformen und Telefonsysteme mit vielen cleveren Integrationen aufwarten, wie Interactive Voice Response-Menüs (IVR), Kundenmanagementsystem (CRM) Plattform, Office365 / MS Exchange Kontaktsystem, und vielen mehr. Auf diese Weise können Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks auf Informationen und Business Intelligence (BI) aus mehreren Quellen zugreifen. Früher habe ich meinen Rolodex durchsucht (okay, ich habe noch nie einen verwendet, aber meine Kollegen haben es getan) und jetzt können diese Informationen in Sekunden gesucht, gefiltert und angezeigt werden.

Darüber hinaus sorgen erstklassige UC-Telefonsystemlösungen, wie die vonPASCOM, für ein konsistentes Benutzererlebnis, dass auf allen wichtigen Desktop- oder mobilen Betriebssystemen genau dasselbe Erscheinungsbild bietet. Hört sich vielleicht nach nicht viel an, ist aber eine große Sache und kann eine erhebliche Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung bedeuten. Denken Sie nur daran, wie ärgerlich es ist, jedes Mal, wenn Sie von MacOS auf Windows und umgekehrt wechseln dann nicht Ihre gewohnte Anwendungsumgebung haben.

Wie steigert UC die Produktivität am Arbeitsplatz?

Eine Plattform zur Vereinheitlichung von Geschäftstools verkürzt die Zeit für die Erledigung von Aufgaben und zeigt Routineaufgaben auf, die automatisiert werden können. Um jedoch zu verstehen, wie UC-Lösungen die Produktivität von Arbeitsplätzen und Mitarbeitern steigern, ist es wichtig, einen Blick auf die einzelnen Funktionen zu werfen, um zunächst die Faktoren zu verstehen die sich auf die Produktivität auswirken.

Im Wesentlichen können Faktoren, die die Produktivität am Arbeitsplatz beeinflussen, wie folgt eingeteilt werden:

Wie UC-Funktionen die Produktivität steigern

Nahezu alle Funktionen eines modernen UC-Telefonsystems tragen auf die eine oder andere Weise zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei. Schauen wir uns also an, wie die Tools einer UC-Telefonanlage die Produktivität steigern:

Business Telefonie

Wenn Sie der Meinung sind, dass sich an der Geschäftstelefonie nicht viel geändert hat, irren Sie sich leider. UC-Telefonanlagen in Verbindung mit VoIP und SIP-Trunking hat die Effizienz erheblich gesteigert. Aufgrund der Kosteneinsparungen durch SIP-Trunking und des geringeren Verwaltungsaufwands (Zeit, Kosten und Personal) haben UC-Telefonanlagen die Rolle eines Geschäftstelefonsystems übernommen, dass weit über das reine Telefonieren hinausgeht. Tatsächlich berichten viele IT-Manager, dass die Umstellung auf ein UC-Telefonsystem die Bereitstellung, die Einführung und die laufende Verwaltung erheblich vereinfacht, verbilligt und weniger zeitaufwändig macht.

Telefonie

SIP-Trunking ist großartig und die Zukunft der Telefonie. Da alles internetbasiert ist, können VoIP- und SIP-Trunking-Dienste einem Unternehmen erhebliches Kapital in Bezug auf Telefonrechnungen und Unternehmenswachstum einsparen. Dank SIP können Büros verlegt oder neue Unternehmensstandorte eröffnet werden, ohne dass neue Hardware vor-Ort erforderlich ist, für deren Verwaltung kilometerlange Verkabelungs- und Raketeningenieure erforderlich sind. Dann gibt es das SIP-Softphone. Dieses raffinierte Kommunikationstool bietet alle Funktionen eines Business-Desktop-Telefons und ermöglicht es Mitarbeitern, von jedem Ort aus zu arbeiten, solange sie über eine Internetverbindung verfügen. Da Ihre Mitarbeiter über ihre Firmennummer telefonieren, sind sie für Kunden immer erreichbar und Kollegen können sie intern kostenlos anrufen - unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden und welches Gerät sie verwenden.

Konferenzen

In der Vergangenheit waren Audiokonferenzen oft mit komplexen Planungsproblemen behaftet. Noch dazu musste man teure Hardware einsetzen, um eine Plattformverfügbarkeit sicherzustellen. Alternativ warteten Sie den lieben langen Tag, bis Ihr gesamtes Team anwesend war.

Moderne UC-Lösungen umfassen heutzutage standardmäßig Audiokonferenzen und bieten die Möglichkeit, virtuelle Audiokonferenzen im laufenden Betrieb zu starten. In Kombination mit Softphones und mobilem VoIP kann die Teilnahme an Audiokonferenzen jetzt von jedem Ort aus erfolgen. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team gefördert und sichergestellt, dass Aufgaben und Projekte effizienter erledigt werden können.

Da die meisten modernen UC-Telefonsysteme standardmäßig Audiokonferenzen enthalten, können Unternehmen teure Plattformen von Drittanbietern einsparen. Darüber hinaus sind alle internen Anrufe in der Regel kostenlos. Da die Lösung allen Systembenutzern zur Verfügung steht, können Unternehmen ihre Kosten weiter senken, indem sie Telekommunikationsgebühren vermeiden und zusätzliche Benutzerlizenzen sparen.

Unified Messaging

Unified Messaging ist eine UC-Funktion, die alle Ihre Messaging-Kanäle aus Voicemail, Fax, Instant Messaging und Gruppenchat zusammenführt. Durch die Kombination all dieser Tools in einer Plattform, können Mitarbeiter effizienter mehrere Aufgaben erledigen und einer besseren Zusammenarbeit im Team profitieren. Darüber hinaus entfällt durch die Bereitstellung eines UC-Telefonsystems automatisch die Notwendigkeit, mehrere Plattformen für die oben genannten Tools bereitzustellen, zu lizenzieren und zu warten. Auf diese Weise sparen Unternehmen nicht nur Kosten, sondern können auch den Arbeitsaufwand für IT-Administratoren reduzieren.

Instant Messaging / Chat

Heutzutage nutzt jeder eine Form von Mobile Messaging Service, egal ob SMS, MMS, Messenger oder WhatsApp. Der Grund dafür ist, dass sie schnell, einfach und vor allem praktisch sind.

Um die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu beschleunigen, ist Instant Messaging (IM) eine herausragende Funktion von UC-Telefonanlagen. Begründet liegt dies in der Natur der IMs. Sie sind so konzipiert, dass sie schnell, informell und vor allem reaktionsfreudig sind, sodass ein UC Chat das perfekte Tool ist, um die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und Teams jederzeit und überall zu fördern. Unternehmen, die dieses Potenzial richtig nutzen, werden daher kooperativer, kreativer und vor allem häufiger zusammenarbeiten.

Aber warum sollte man für diese Nachrichtendienste ein UC-Telefonsystem verwenden? Nun, die Antwort ist einfach. Eine integrierte Lösung bedeutet eine steigende Produktivität, sodass Systemanwender nicht zwischen Lösungen, Plattformen und sogar Geräten wechseln müssen, nur um z.B. einen Chat zu senden. Der nächste Grund ist, dass viele OTT-Apps (Stand Alone On-The-Top) für Verbraucher und nicht für Unternehmen entwickelt wurden. Das heißt, sie werden meist von Benutzern selbst installiert und verwaltet. Dies führt zu potenziellen Sicherheitsrisiken, da die Informationen das kontrollierte Unternehmensnetzwerk verlassen und gemeinfrei werden und dadurch Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten und die Datensicherheit verlieren.

Gruppen Chat

Wie Instant Messaging ist der Gruppenchat ein hervorragendes Tool zur Förderung der Teamzusammenarbeit. Instant Messaging ist eher ein 1:1 Instrument, während der Gruppen-Chat, spontane Team-Chats und permanente Team-Chat-Räume umfasst, in denen Ideen ausgetauscht und Brainstorming betrieben werden kann. Darüber hinaus ermöglichen Gruppenchats die Weitergabe von Informationen an ganze Teams oder sogar Organisationen auf einmal.

Präsenz- und Statusinformationen

Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Kollege gerade erreichbar ist oder wie Sie am besten mit ihm in Kontakt treten sollen, beeinträchtigt das die Produktivität erheblich. Dies hat dazu geführt, dass zahlreiche Workarounds entstanden sind. Regelmäßige Teambesprechungen und möglicherweise die Einführung von Großraumbüros. Beide Optionen haben viele Nachteile. Großraumbüros können laut und ablenkend sein, während Teambesprechungen Ihnen ADHOC womöglich nicht weiterhelfen können.

Wenn richtig angewendet, zeigt die UC-Präsenz- und -Statusfunktion welcher Mitarbeiter gerade online ist. Eine umfassende Präsenzfunktion bietet darüber hinaus einen Überblick über Anwesenheitsinformationen der Benutzer, ihrer Telefone, den aktuellen Arbeitsplatz und sogar die Mitgliedschaft in Teams. Diese Informationen können dann von Teammitgliedern verwendet werden, um zu entscheiden, wie ein Kollege am besten kontaktiert werden kann. Die Telefonanlage selbst kann damit intelligente Anrufwarteschlangen erstellen und eingehende Anrufe nur an Agenten weiterleiten, die aktiv und verfügbar sind und sich in der richtigen Abteilung befinden.

Es ist kein Wunder, dass die UC-Präsenzfunktion ein häufig genanntes Instrument ist, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.

Mobile UC

Wie der Name schon sagt, bietet mobile UC UCC-Funktionen für mobile Plattformen und ist ein Muss in jeder modernen Geschäftsumgebung. Mobile UC ist die Integration von Mobilgeräten in . Vor ein paar Jahren war Mobile UC noch ein Nebengeräusch, aber die Zeiten haben sich geändert. Heutige Generationen sind in einer von Mobilgeräten dominierten Welt aufgewachsen und haben daher die Anforderungen an Kommunikationsplattformen dramatisch verändert.

Mobilität ist heute einer der größten Trends. Mobile UC bietet viele wichtige Vorteile, darunter die Vereinfachung der Remote-Arbeit durch die Verwendung funktionsreicher mobiler Apps, die alle Funktionen von Desktop UC Clients in Kombination mit einer speziellen mobilen VoIP-Softphone-App enthalten.

Darüber hinaus eröffnet mobile UC geografische Beschäftigungsmöglichkeiten und hilft gleichzeitig Unternehmen dabei, bares Geld für Mobilgeräte zu sparen, indem sie BYOD-Strategien (Bring Your Own Device) implementieren. Für die Mitarbeiter haben BYOD-Strategien den Vorteil einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, da sie kein zweites, für die Arbeit bestimmtes Mobilgerät mit sich führen müssen. Darüber hinaus sind solche Strategien unverzichtbar, um Unternehmen bei der Anpassung an Trends wie Flexi Working und Gig Economy zu unterstützen.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unified Communications die Produktivität erheblich steigert, indem eine bessere, einfachere und qualitativ hochwertigere Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gefördert wird. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Auswahl des richtigen Anbieters von UC-Telefonanlagen in Verbindung mit den richtigen VoIP-Anbieter ihre Telefonrechnung und Kommunikationskosten drastisch senken. Gleichzeitig reduziert sich das Plattformmanagement, insbesondere wenn Sie sich für eine Cloud-Telefonanlage entscheiden, das auch ein „Bring Your Own Carrier“- Programm unterstützt.

Rufen Sie das pascom-Team unter +49 991 29691 201 an, um Ihre Anforderungen zu besprechen und innerhalb weniger Minuten mit unserer kostenlosen VoIP-Telefonanlage für Cloud-Telefonie Edition loszulegen.