22. April, 2024 | Deggendorf, Deutschland - Wir bei PASCOM GmbH, einem führenden Anbieter von Business Communications Lösungen, freuen uns, die neuen PASCOM v109 und v110 App Releases bekannt zu geben. Die neuen App-Versionen beinhalten ein Upgrade für unsere Virtual Meeting & Video Conferencing Tools. Die neue Funktionalität soll das Erlebnis virtueller Meetings verbessern und die Effektivität von Videokonferenzen durch die Reduzierung visueller Ablenkungen erhöhen.

Neben vielen Verbesserungen bringt die neueste Version weitere Funktionen für die Video-Meeting-Tools der PASCOM Desktop-App. Es ist nun möglich, das Hintergrundbild zu ändern, sowie für Windows-Nutzer, den Video-Hintergrund unscharf darzustellen. Aufbauend auf dem letztjährigen Release, das die PASCOM Video Suite um "Talking Events" erweitert hat, bietet die neue Funktionalität den Teilnehmern virtueller Meetings eine neue Benutzererfahrung, wodurch die Effektivität der Meetings durch das Entschärfen des Videohintergrund erhöht wird. Dadurch steht der Teilnehmer mehr im Fokus.

Thomas Schmidt, PASCOM Head of Sales:
Die Möglichkeit, den Videohintergrund zu ändern, wird PASCOM Videomeetings erheblich verbessern und dazu beitragen, dass unsere Nutzer weiterhin von noch produktiveren und effektiveren virtuellen Meetings profitieren können. Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, im Büro, im Home Office oder sogar unterwegs, können PASCOM Desktop Video Meeting Nutzer nun sicherstellen, dass man sich auf die Teilnehmer konzentriert und nicht auf das, was im Hintergrund passiert.

Über PASCOM

PASCOM wurde 1997 gegründet und ist Entwickler von All-in-One-Kommunikations- und Collaboration-Lösungen, welche die Kommunikation in Unternehmen verbessern.

Mit den innovativen UC-Telefonsystemen von PASCOM als Herzstück der Kommunikation verfügen Unternehmen über eine zentrale, intelligente Plattform, die ihnen die volle Kontrolle über die Unternehmenskommunikation gibt - egal wie vielfältig und dynamisch die Kommunikationskanäle des Unternehmens sind.

Die PASCOM Plattform bietet exzellente Skalierbarkeit und ist in hohem Maße anpassbar, um selbst die spezifischsten Kundenanforderungen exakt zu erfüllen. Aus diesem Grund sind PASCOM Telefonanlagen die perfekte Wahl, um kleine und mittlere Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligenter, effizienter und kostengünstiger zu kommunizieren.

Besuchen Sie www.pascom.net um mehr über PASCOM, unsere Lösungen und das PASCOM Team zu erfahren.

Inhalt

In diesem Artikel finden Sie folgende Themen:

1. Was sind Hintergründe für virtuelle Videokonferenzen?
2. Vorteile von virtuellen Videokonferenzhintergründen
3. PASCOM Video-Hintergründe verwenden

Was sind Hintergründe für virtuelle Videokonferenzen?

Die moderne Unternehmenskommunikation ist in das digitale Zeitalter eingetreten, und Videokonferenzen, Webkonferenzen usw. sind zu einem wesentlichen Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes geworden, insbesondere für die Fernarbeit von zu Hause aus oder die mobile Arbeit unterwegs. Infolgedessen ist die Akzeptanz von Videokonferenzanwendungen in die Höhe geschnellt, und da immer mehr Besprechungen virtuell stattfinden, ist der Bedarf an störungsfreien Hintergründen zu einem wesentlichen Merkmal von Videokonferenzen geworden.

Das Ändern oder Unschärfen des Hintergrunds ist ein visueller Effekt, der während eines virtuellen Meetings auf den Video-Feed eines Nutzers angewendet wird. Die Funktion ändert den Hintergrund entweder vollständig oder macht ihn weicher, während der Benutzer scharf und im Fokus bleibt. Diese Technik ähnelt der geringen Schärfentiefe, die Porträtfotografen häufig verwenden, um sicherzustellen, dass das Motiv des Fotos visuell wichtiger ist als der Hintergrund.

Es gibt eine Reihe von Gründen Ihr Hintergrundbild zu ändern und/oder zu verwischen. Zum Beispiel möchten Sie Ihre Online-Meetings im Home Office oder von unterwegs aus vertraulicher gestalten. Ein weiterer Grund könnte sein, dass Sie Ihren Besprechungen ein professionelles Element verleihen wollen. Der Schutz der Privatsphäre ist jedoch nicht der einzige Grund, warum eine Änderung des Hintergrunds bei Videokonferenzen sinnvoll sein kann.

Vorteile von virtuellen Videokonferenzhintergründen

1. Verbesserter Fokus auf den Sprecher

In der Fotografie und Videografie besteht einer der Hauptvorteile von subtilen Hintergrundbildern und Unschärfe darin, dass das Motiv in den Mittelpunkt des Bildes rückt und nicht der Hintergrund. Bei Ihren virtuellen Meetings ist dies wichtig, da es sicherstellt, dass jeder in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rückt. Dies ist besonders wichtig für denjenigen, der spricht oder präsentiert, da sich die Teilnehmer so ohne visuelle Ablenkungen im Hintergrund ganz auf die Präsentation konzentrieren können.

Darüber hinaus ist allgemein bekannt, dass Kommunikation in Bezug auf Körpersprache und Mimik überwiegend (55 %) visuell erfolgt. Vor diesem Hintergrund trägt die Trennung von Hintergrundbildern und die stärkere Fokussierung auf den Sprecher dazu bei, dass sich die Teilnehmer besser auf die Worte des Sprechers, seine Körpersprache, Gestik und Mimik konzentrieren können. Dies wiederum kann zu einer klareren und effektiveren Kommunikation führen.

2. Weniger Ablenkungen, mehr Effizienz in Meetings

Eine der größten Herausforderungen bei jeder Besprechung besteht darin, dass sich alle Teilnehmer auf den Inhalt der Besprechung konzentrieren müssen. Dies gilt insbesondere für virtuelle Besprechungen, bei denen die räumliche Distanz und das erhöhte Potenzial für Ablenkungen eine effektive Kommunikation ernsthaft behindern und somit die Produktivität der Besprechung verringern können.

3. Weitere Tipps zur Produktivität von virtuellen Meetings

4. Wahrung der Privatsphäre

**Tipps zum Datenschutz** Wenn Sie in einem Co-Working-Bereich oder an einem öffentlichen Ort arbeiten, sollten Sie alle Vorkehrungen treffen, um die Privatsphäre der Menschen um Sie herum zu schützen. Ziehen Sie also die Verwendung eines VPN in Betracht, wenn Sie sich über öffentliche Netzwerke verbinden, und verwenden Sie immer ein Headset und sprechen Sie diskret, um sicherzustellen, dass Ihre Gespräche privat bleiben.

5. Erhöhter Benutzerkomfort

6. Professionalität verbessern

PASCOM Video-Hintergründe verwenden

Hintergründe und Unschärfeeffekte anwenden

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PASCOM Uncovered - Neues Web Meeting Feature

Wir führen PASCOM Web Meetings ein, dass neueste Feature der PASCOM Video Collaboration Suite. Im folgenden Video-Tutorial und in der nachfolgenden Kurzanleitung sehen wir uns kurz an, wie Sie Kunden und Geschäftspartner mit dem PASCOM Web-Meeting-Tool zu Ihren Online-Videokonferenzen einladen können.

Wie starten Sie ein PASCOM Web Meeting

Um Ihnen den Einstieg in die neuen PASCOM Web-Meeting-Tools zu erleichtern, haben wir für Sie eine Kurzanleitung zusammengestellt, in der wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Online Web Konferenzen ins Laufen bringen.

1. Erstellen Sie eine PASCOM Gruppe

Genau wie bei einer internen Videokonferenz müssen Sie zunächst eine pascom-Gruppe erstellen, um eine Web-Meeting-Sitzung einzurichten. Klicken Sie im PASCOM Client einfach auf das rote Plus-Symbol

über Ihrer internen Kontaktliste. Dadurch wird der Abschnitt "Gruppe erstellen" geöffnet, in dem Sie einen Gruppennamen eingeben müssen, z.B. "Web-Meeting", und schalten Sie "Gäste zulassen" ein (es wird rot, wenn es eingeschaltet ist).

Klicken Sie nun auf das Speichern-Symbol

oben rechts im neuen Gruppenfenster.

2. Laden Sie Teilnehmer ein

Nachdem die Gruppe nun gespeichert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppeninfo, um die Gruppeneinstellungen zu öffnen.

In diesem Bildschirm wird unter dem Gruppenavatar folgendes aufgelistet:

• Einwahlnummer
• PIN
• Gruppen-URL

Wenn Sie eine rote Warnmeldung sehen, dass die Telefoneinwahl nicht aktiviert ist, sprechen Sie mit Ihrem Telefonsystemadministrator - die Konfiguration ist wirklich einfach!

Verwenden Sie die Schaltfläche "Einladung in die Zwischenablage kopieren" und senden Sie die Informationen dann per E-Mail an die gewünschte Kontaktperson. Ihre eingeladenen Personen können nun über deren Webbrowser an Ihrer Videokonferenz teilnehmen.

3. Starten des Web Meetings

Als pascom-Benutzer müssen Sie Ihren Browser nicht öffnen um dem Meeting beizutreten. Stattdessen können Sie das Meeting vom PASCOM Client aus starten und steuern. Sobald Ihre Teilnehmer dem Meeting beigetreten sind, wird die Gruppe, die Sie in Schritt 1 eingerichtet haben, in der Kontaktliste grün hinterlegt. Alle Teilnehmer werden in einer virtuellen Lobby auf Sie warten. Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist die Gruppe anrufen, indem Sie auf das Telefonsymbol klicken.

In der Kontaktliste ist es entweder grün (keine Aktivität) oder weiß (Aktivität in der Gruppe).

Als externer Teilnehmer ist die Verwendung des Web-Meeting-Clients sehr einfach und benutzerfreundlich. Sollten Ihre Teilnehmer Probleme haben, dem Meeting beizutreten, haben wir zusätzlich ein Web Client Benutzerhandbuch erstellt.

4. Nutzung der Video Web Meeting Tools

Als Moderator eines Web-Meetings können Sie Ihr Video einschalten, Ihren Bildschirm freigeben und die eingebauten Instant-Messaging-Tools nutzen. Wenn Sie Ihr Video einschalten, können Sie eine persönlichere Verbindung mit den Meeting Teilnehmern herstellen und mit den Screensharing-Tools, durch die gemeinsame Nutzung von Präsentationen, eine noch größere visuelle Wirkung erzielen. Die Instant-Messaging-Tools ermöglichen es allen Benutzern, per Text-Chat miteinander zu schreiben, um zusätzliche Informationen wie Links oder Statistiken usw. auszutauschen.

Detailierte Benutzerhandbücher

Als weitere Informationsquelle haben wir unsere Telefonanlagen-Dokumentation mit einigen nützlichen Benutzerhandbüchern aktualisiert, die speziell für Endbenutzer erstellt wurden.

Sie decken jeden Aspekt der PASCOM Desktop-, Mobil- und Webanwendungen ab und sind daher auf jeden Fall einen Besuch wert:

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Wenn Sie Fragen zu den Funktionen der pascom-Telefonanlage und deren Nutzung haben, dann schauen Sie sich weitere Video Collaboration-Beiträge sowie unsere Benutzerhandbücher für den Desktop-Client, die mobile VoIP App und den Web-Client an.

Wenn Sie, Ihr Team, Ihre Kollegen oder Kunden von einer effektiven All-in-One-Lösung für Video und Geschäftskommuniaktion profitieren möchten, dann sind wir für Sie da. Rufen Sie uns einfach an (+49 991 291691 200) und starten Sie mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage.

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PASCOM Uncovered - ein HowTo zu Video Collaboration

Für viele bedeutet das Jahr 2020, von zu Hause aus zu arbeiten und mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten, wobei ein Mischmasch aus verschiedenen Kommunikationsmitteln verwendet wird. Als pascom-Benutzer ist das nicht der Fall, da Sie bereits über alle Werkzeuge verfügen, die Sie benötigen, um effektiv zu kommunizieren, produktiv zu bleiben und Ihre gewohnt hohen Standards aufrechtzuerhalten. Eines der wichtigsten "must have" Werkzeuge für die Geschäftskommunikation ist die Video-Funktion - lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen, wie Sie die PASCOM Videokonferenz-Suite am besten nutzen.

Warum ist Video so wichtig?

Nun, da wir aktuell alle in unseren HomeOffice, verstreut auf der ganzen Welt sitzen, ist dieses wesentliche visuelle Element der Kommunikation verloren gegangen. Der visuelle Aspekt ist besonders wichtig, wenn es um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams geht, und gleichzeitig das Engagement bei der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ausmacht. Aus diesem Grund haben wir das obige Video-Tutorial zusammengestellt, das erklärt, wie man diese wichtige persönliche Kommunikation mit Hilfe der Video Collaboration Suite von PASCOM wiederherstellen kann, und das verschiedene Aspekte wie interne Besprechungen, Web-Meetings und die gemeinsame Nutzung von Screensharing behandelt.

Weitere nützliche Tips zu Video Collaboration

Zu einer erfolgreichen Video Konferenz gehört natürlich mehr als nur die richtige Video KOnferenz Suite, man muss auch wissen, wie man sie benutzt. Ebenso ist es wichtig, wie man sich bei Video Meetings "verhält". Genau wie bei traditionellen Geschäftsbesprechungen gibt es auch bei Videokonferenzen einen Ablauf und eine Etikette, die man einhalten sollte.

1. Video als erste Wahl

Bei der Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern an entfernten Standorten sollte Video jetzt der bevorzugte Kanal für Online-Besprechungen sein, aber denken Sie daran, dass Audiokonferenzen immer noch ein hervorragendes Werkzeug sind.

2. Desktop Screensharing

Wir waren alle schon einmal dabei, als jemand versucht hat, ein kompliziertes Thema ohne visuelle Hilfsmittel zu erklären. Deshalb sollten Sie komplexe Sachverhalte aufschlüsseln und die Effektivität und das Verständnis von Meetings durch das gemeinsame Screensharing verbessern.

3. Updaten Sie Ihre Apps

Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Meeting zu planen und dann alles durch ein automatisches Update in letzter Minute zu ruinieren - also planen, aktualisieren und testen Sie vor einem Meeting.

4. Planen & Protokolle einhalten

Die Etikette von Geschäftsbesprechungen sollte von der Planung bis zur Präsentation jederzeit eingehalten werden. Das bedeutet, sich angemessen zu kleiden, pünktlich zu sein und sicherzustellen, dass Ihr Inhalt im Voraus gut geplant ist.

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Die digitale Transformation bringt zu viele Apps.

Das Kernprinzip hinter der digitalen Transformation ist großartig. Der Einsatz digitaler Technologien soll helfen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Kurz gesagt, die digitale Transformation sollte uns alle effektiver und produktiver machen und Unternehmen dabei unterstützen, schlanker, flexibler und damit profitabler zu werden. Schließlich leben wir heutzutage in einer Welt, in der es für Alles eine App gibt, aber für Unternehmen und der Geschäftskommunikation ist dies ein erhebliches Problem.

Das Problem zu vieler Apps

Apps sind großartig, sie verbinden uns, ermöglichen es uns Inhalte schnell auszutauschen und unsere Tage sekundengenau zu verwalten. Tatsächlich gibt es für so gut wie alles eine App. Darüber hinaus entwickeln sich Apps ständig weiter und bringen neue Innovationen auf den Markt, die dann wiederum in die Geschäftswelt übernommen werden.

Oberflächlich betrachtet, klingt es großartig, Apps für alles zu haben. Für den privaten Nutzer ist dies eine großartige Sache, denn Apps bieten ein beispielloses Maß an Komfort und Konnektivität. In der Geschäftswelt jedoch ist die Nutzung zu vieler Apps ein ernstes Problem, welches Unternehmen angehen sollten, um effektiv und produktiv zu bleiben.

Wie wirken sich zu viele Apps auf die Produktivität aus?

Zu viele Apps sorgen für ein Phänomen. Mitarbeiter sind teilweise mit Apps überlastet, welche dazu gedacht sind, die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall, wenn zu viele Business-Apps für einzelne Geschäftsaufgaben eingesetzt werden. Wir alle kennen den Umstand, wenn unsere Smartphone-Bildschirme mit Apps überladen sind, welche wir ab und zu, oder auch nur sehr selten nutzen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie als Geschäftsanwender diese Apps vielleicht nicht von Ihrem Laptop oder Smartphone entfernen können, weil andere Mitarbeiter sie gerade nutzen.

Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Forschungsergebnissen, die belegen, dass Arbeitnehmer häufig eine App-Überladung und Überlastung als zunehmende Quelle von Frustration nennen, die die Produktivität mindert.

Das Problem mit zu vielen Apps führt zu Überlastung der Mitarbeiter

Als Beispiel nutzen Sie bestimmt, Ihr geschäftliches Telefonsystem, Kundenkontaktdaten, E-Mail, Produktivitätsmanagement, CTI-Integration, Präsenz, Video-Funktion, Konferenzen, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, Desktop-Softphones, mobile Softphones, Instant Messaging, Team-Collaboration Tools und sogar etwas so altmodisches wie Faxen. Das sind 15 wichtige Geschäftsprozesse, die von fast jedem Unternehmen täglich benötigt werden.

Genauso wie das Abarbeiten zu vieler Aufgaben gleichzeitig negative Auswirkungen auf die Produktivität hat, so wird auch das Umschalten zwischen zu vielen Apps negative Auswirkungen haben. Das ständige Wechseln zwischen Apps zur Ausführung verschiedener Aufgaben ist nicht nur zeitaufwändig, sondern kann auch ablenkend wirken und eine Reihe von Ineffizienzen, Informationslücken, potenziellen Risiken und höheren Kosten verursachen. Laut einer Umfrage von 2017 durch Harmony.ie verwendet der moderne Wissensarbeiter durchschnittlich 9,39 Unternehmens-Apps, wobei zwischen 5 und 9 gleichzeitig geöffnet sind.

Aus Sicht der Mitarbeiter ist jede Geschäftsanwendung mit einem anderen Workflow, einer anderen Benutzererfahrung und anderen Anforderungen verbunden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass laut der Harmony-Umfrage zur Nutzung von Unternehmensanwendungen am modernen Arbeitsplatz 43 % der Befragten der Meinung sind, dass sie zwischen zu vielen Arbeitsplatzanwendungen wechseln müssen. Mit jeder App steigt das Risiko menschlichen Versagens, ebenso wie das Risiko der Bildung von Informationslücken, bei denen Daten in der einen App gespeichert werden, jedoch nicht in der anderen.

Schatten IT und Apps die sich überschneiden

Aus der Management- und IT-Perspektive können zu viele Apps auch zu massiven Kopfschmerzen führen, die in der Regel durch eine fehlende strategische Gesamtvision beim Infrastrukturmanagement verursacht werden.

Die Harmony Umfrage ergab auch, dass 48% der Mitarbeiter bereitwillig Anwendungen verwendeten, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt und verteilt wurden. Im Allgemeinen entsteht diese Praxis, die als Schatten-IT bekannt ist, als Folge der Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit den vom Unternehmen bereitgestellten Anwendungen. Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für die Sicherheit und Kontrolle über Unternehmensdaten dar, da Informationen mit nicht genehmigten Anwendungen und Anbietern ausgetauscht und gespeichert werden. Im Zeitalter des GDPR-konformen Datenschutzes kann Schatten-IT schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben, die damit gegen die Verordnung verstoßen.

Es kommt auch vor, dass sich Apps überschneiden, indem sie App X für eine Videokonferenz mit Team A, aber App Y mit Team B verwenden müssen. Für die IT-Abteilung ist dies ein Albtraumszenario, da sie zwei Apps, die denselben Zweck erfüllen, verwalten, genehmigen, integrieren und sichern müssen.

Wenn man nun ein paar Jahre vorspult, wird das Thema HomeOffice eine noch größere Rolle spielen als Heute. Zweifellos wird dadurch die Anzahl täglich genutzter Unternehmensanwendungen zunehmen und damit auch der Grad der Unzufriedenheit der Mitarbeiter, was unweigerlich zu Produktivitätseinbrüchen und einem Rückgang der Kundenzufriedenheit führen wird.

Schlusswort

Die digitale Transformation und Multi-Vendor-Infrastrukturen sind kein neues Phänomen, aber wie wir in der ersten Hälfte des Jahres 2020 gesehen haben, waren Unternehmen weltweit gezwungen, eine Reihe neuer Anwendungen einzuführen, um effektives Arbeiten im HomeOffice und die Zusammenarbeit der Belegschaft weiter zu ermöglichen. Diejenigen Unternehmen, die buchstäblich individuelle Anwendungen für jeden Geschäftsprozess bereitstellen, werden nun erkennen, dass sie ihre Infrastruktur konsolidieren müssen, indem sie Anbieterlösungen einsetzen, die so viele Anwendungen in einer kompletten Unternehmenslösung vereinen. Und ja die gibt es. Wenn es um den Bereich der Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit geht, haben wir die Anwendung dafür - sie heißt pascom!

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Wie man erfolgreiche virtuelle Videokonferenzen durchführt und verwaltet

Was das Arbeiten aus der Ferne betrifft, so haben die letzten Monate den Unternehmen weltweit gezeigt, dass das Arbeiten im Home-Office kein Nebeneffekt mehr ist, sondern zu einem unverzichtbaren Instrument der Geschäftskontinuität geworden ist, dass bei richtiger Handhabung die Produktivität tatsächlich steigern kann. Im Großen und Ganzen hat diese Technologie den Anforderungen standgehalten, und die Mitarbeiter haben sich erfolgreich an die neue Arbeitsweise angepasst. Was jedoch deutlich geworden ist, dass die Mitarbeiter bei virtuellen Besprechungen Mühe hatten, sich mit den Funktionen zurechtzufinden, um ansprechende und produktive virtuelle Videokonferenzen effektiv durchzuführen und zu verwalten. Als Spezialisten für die geschäftliche Zusammenarbeit sind uns das Arbeiten von zu Hause aus und virtuelle Meetings nicht fremd. Deshalb haben wir einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, virtuelle Meetings zum Erfolg zu führen.

1. Die richtige Technologie

Wie wir in unserem <a alt="Link - PASCOM Ratgeber Effektive virtuelle Meetings" title="Effektive virtuelle Meetings" href="{{< relref path="20-05-19-effective-video-meeting-tech" >}}">vorherigen Artikel erörtert haben, ist die Wahl der richtigen Technologie von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Durchführung und Verwaltung virtueller Konferenzen geht. Wir erläuterten, warum Cloud-Business-Kommunikation so wichtig ist, warum Video heute der Kommunikationskanal Nummer 1 sein sollte, warum Audio-Einwahlen notwendig sind und wie die Verwendung von Team Kollaboration-Tools sicherstellen, dass die Teilnehmer optimal mit Informationen versorgt werden. Der wichtigste Aspekt, der von Ihnen gewählten Lösung, ist jedoch die Benutzerfreundlichkeit. Wenn die Lösung nicht einfach zu bedienen ist, wird die Produktivität des Meetings leiden.

2. Zeit für Vorbereitungen einplanen

Wie ein Sprichwort sagt: Schlechte Planung führt zu schlechter Leistung. Wir alle nehmen uns die Zeit, um uns auf persönliche Treffen vorzubereiten, warum also nicht auch für virtuelle Treffen? Unser Tipp, bauen Sie folgende Parameter in den Planungsprozess Ihrer virtuellen Meetings mit ein:

• Teilnehmerkreis
• Inhalt
• Struktur

Wenn Sie sich über die obigen Tipps Gedanken machen, werden Sie erleben, dass Ihre virtuellen Treffen viel erfolgreich werden. Berücksichtigen Sie, wer Ihr Publikum ist, so können Sie feststellen ob der Inhalt relevant ist oder nicht. Wenn der Inhalt irrelevant ist, entfernen oder ändern Sie ihn. Wenn Aspekte des Inhalts nur für eine kleinere Anzahl von Teilnehmern relevant sind, splitten Sie das Online Meeting und machen ein separates Treffen.

Fließende Präsentationen und Konferenzen sind am ansprechendsten, und eine vorab geplante Struktur hat viele Vorteile. Gut strukturierte Konferenzen sind leichter nachzuvollziehen und tragen somit zu einem besseren Verständnis bei. Wie bei geschäftlichen Besprechungen von Angesicht zu Angesicht, sollten virtuelle Besprechungen immer einen Moderator haben. Der Moderator muss dafür sorgen, dass die Teilnehmer sich an die Struktur halten, während Sie Ihren Input in die Besprechung einbringen. Je besser der Moderator vorbereitet ist, desto produktiver wird die Konferenz sein.

3. Die Größe der Teilnehmer auf ein Minimum beschränken

Was die Teilnehmer betrifft, so ist es wichtig, dass Sie diese kennen. Wir empfehlen, die Teilnehmerzahlen so klein wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass der Inhalt nur für diese Teilnehmer relevant ist. Außerdem sind kleinere Gruppen einfacher zu handhaben. Darüber hinaus hat jeder Persönlichkeitstyp die Möglichkeit, seinen Beitrag aktiv in das virtuelle Meeting einzubringen.

Es gibt nichts Schlimmeres, wenn dominantere Persönlichkeiten die Führung übernehmen und Themen diskutieren, die für Sie und Ihre Rolle oder Ziele nicht relevant sind. Dies gilt insbesondere für interne Besprechungen wie Brainstorming-Sitzungen, bei denen zu viele Meinungen und Ideen die Qualität der Sitzung beeinträchtigen.

Ein weiterer kritischer Aspekt ist, dass viele Teilnehmer die virtuelle Konferenz auf einem kleinen Bildschirm sehen werden. Nicht jeder Teilnehmer wird Zugang zu größeren Bildschirmen oder mehreren Monitoren haben, und wenn man die Größe des Publikums auf ein Minimum beschränkt, ist es möglich das Durcheinander auf dem Bildschirm zu reduzieren und die Teilnehmer konzentriert zu halten.

4. Testen und Üben im Vorfeld

Testen und Üben Sie Ihre virtuellen Konferenzen - wir können dies nicht genug betonen. Nur durch Testen und Üben werden Sie mögliche Probleme beim Inhalt, der Struktur und Ihren Fähigkeiten mit der Technologie und als Moderator aufdecken.

In unserem vorherigen Beitrag haben wir hervorgehoben, wie das Üben im Vorfeld dazu beiträgt, potenzielle Probleme mit der Technologie zu erkennen. Dasselbe gilt für den eigentlichen Inhalt und die Struktur des Meetings. Wenn Sie vor der Konferenz testen und üben, werden Sie zweifellos Punkte aufdecken, die verbessert werden können. Inhalt, der nicht relevant ist, kann entfernt werden. Abschnitte, in denen die Struktur nicht fließend ist, können verbessert werden.

Das Üben im Vorfeld wird Ihnen auch helfen, sich mit dem Inhalt besser vertraut zu machen und sicherzustellen, dass Sie mögliche Zeitprobleme erkennen und ein Überlaufen vermeiden können. Darüber hinaus werden Probeläufe dazu beitragen, dass Sie als Gastgeber des Treffens selbstbewusst, gut vorbereitet und professionell auftreten. Natürlich sollte man immer gut vorbereitet sein, aber für virtuelle Geschäftstreffen mit Kunden, Lieferanten und/oder Geschäftspartnern ist dies unerlässlich.

5. Angemessene Kleidung, Umgebung und Etikette

Die Arbeit von zu Hause aus ist voll mit Bildern von Menschen, die auf ihrem Sofa liegen, den Laptop auf dem Schoß und einen Pyjama tragen. Sie würden nicht im Pyjama zu einem persönlichen Treffen im Büro erscheinen, also warum sollten Sie es in virtuellen Konferenzen tun? Darüber hinaus hat eine angemessene Kleidung eine Reihe weiterer Vorteile, wie z.B. die Schaffung der richtigen Einstellung zur Arbeit und die Darstellung von Professionalität.

Wenn man zudem bedenkt, dass sich virtuelle Besprechungen von der traditionellen Audiokonferenz zu Video- und Webkonferenzen gewandelt haben, ist es sehr empfehlenswert, einen geeigneten Raum zu finden, in dem man arbeiten kann. Am Küchentisch zu sitzen, neben einer Tasse Tee und schlechtem Licht, wäre eine unangemessene Umgebung und schmälert die Effektivität. Wenn Sie die Möglichkeit haben, einen Büroraum zu schaffen, tun Sie dies. Es wird Ihren Geschäftserfolg in jeder Hinsicht verbessern. Noch dazu erhalten sie die richtige Work-Life-Balance.

Denken Sie letztendlich daran, dass jeder Sie sehen kann. Die Einhaltung der richtigen Etikette ist von großer Bedeutung und der Schlüssel zu einem positiven Eindruck. Wenn Sie müde, abgelenkt oder uninteressiert wirken, dann ist Ihr Meeting dazu verdammt, eine sinnlose Zeitverschwendung für Ihre Teilnehmer zu werden. Das heißt, führen Sie die Besprechung wie im Büro durch, seien Sie pünktlich, kleiden Sie sich angemessen, halten Sie sich an Ihren Plan, interagieren Sie mit Ihren Teilnehmern und bleiben Sie im Zeitplan.

Wir sind hier um zu helfen

Es gehört natürlich viel mehr dazu, großartige virtuelle Konferenzen zu veranstalten und produktiv zu bleiben, während man von zu Hause aus arbeitet. Wir sprechen schon seit einigen Jahren über solche Themen, mit vielen Tipps und Tricks. Nutzen Sie daher auch unsere anderen Blog-Artikel, z.B. darüber, welche zusätzlichen [UC- Tools]( {{< relref path="19-06-10-UC-productivity" >}} "Wie UC die Produktivität am Arbeitsplatz steigert") zu verwenden sind, wie man mit [Remote-Teams arbeitet und sie verwaltet]({{< relref path="20-04-03-virtualteammanagement" >}} "Effektive Virtuelle Team Collaboration"), wie die Ergonomie des idealen Home-Office aussieht und was Sie für die [perfekte Einrichtung benötigen]({{< relref path="18-06-26-perfect-home-office" >}} "Das perfekte Home Office") (sehen Sie sich diesen Beitrag von 2018 an).

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie PASCOM Ihrem Unternehmen bei einer digitalen Aufrüstung helfen kann, rufen Sie uns an unter (+49 991 291691 200) und starten Sie durch mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage.

Was brauchen Sie, um produktive virtuelle Meetings durchzuführen?

In den letzten Monaten haben sich Unternehmen auf der ganzen Welt aufgrund der Corona Pandemie bemüht, sich digital zu verändern. Ihr Ziel war es, nicht nur den Schutz ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten indem diese nach Möglichkeit im Home-Office arbeiten konnten, sondern auch die Kontinuität ihres Tagesgeschäfts aufrechtzuerhalten. Der Einsatz von Cloud Unified Communication Tools in Kombination mit Video- und Webkonferenzen und die Anpassung der Arbeitspraktiken hat es Unternehmen ermöglicht, neue Strategien für das Arbeiten von zu Hause umzusetzen. Das bei einer digitalen Veränderung nicht immer alles rund läuft, wissen wir, weshalb wir schon vor einigen Wochen einen Artikel <a alt="Link - PASCOM Blog Produktiv HomeOffice" title="Im Home-Office effektiv und produktiv bleiben" href="{{< relref path="20-03-17-productive-homeoffice" >}}">zum produktiven Arbeiten von zu Hause veröffentlicht haben, der Ihnen mit Tipps und Ratschlägen zur Seite steht. Um in Kontakt mit Kollegen zu bleiben, nutzen wir Online Web Meetings oder Videokonferenzen. Doch wie macht man nun produktive und effektive virtuelle Besprechungen? Das ist der Fokus dieses Artikels, indem Sie alles Wissenswerte dazu erfahren werden.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Bevor wir uns tiefgreifender mit der Materie beschäftigen, ist es wichtig, genau zu definieren, was ein virtuelles Meeting überhaupt ist. Ist das eine Audiokonferenz? Handelt es sich um eine Videokonferenz oder ein Online- Geschäftstreffen über eine Webkonferenz? Nun, so verkehrt ist das Alles nicht, denn es ist ein Begriff, der verwendet wird, um all dies global zu beschreiben. In diesem Artikel werden wir uns aber auf virtuelle Meetings mit Video- und Webkonferenzen konzentrieren.

Wenn Sie sich nun fragen, was ist denn der Unterschied zwischen einer Videokonferenz und einer Webkonferenz? Einfach erklärt, ist eine Videokonferenz ein virtuelles Meeting, das mit einer speziellen Videokonferenzsoftware und/oder Hardware stattfindet, wohingegen eine Webkonferenz über die Video- und Audio Streaming-Funktionen eines Webbrowsers stattfindet. Mit anderen Worten der WebRTC Technologie. (Web Real-Time Communication).

Was sind hier die Probleme?

Viele von uns haben schon einmal an einer Konferenz teilgenommen, bei der am Ende so gut wie nichts erreicht wurde. Viele Konferenzen können langwierig werden und die Produktivität leidet oft unter der Monotonie des Zuhörens. Ein weiteres Problem ist auch das persönliche Engagement eines jeden Teilnehmers.

Virtuelle Besprechungen werden häufig von ein oder zwei Personen dominiert und der Rest der Teilnehmer neigt dazu, sich zurückzuziehen, da sie sich nicht involviert fühlen. Es gibt auch Besprechungsteilnehmer, die virtuelle Meetings nutzen, um anderen Aufgaben nachzugehen, sodass sie dem eigentlichen Besprechungsinhalt gar nicht folgen können. Sie planen eine Konferenz und konzentrieren sich hauptsächlich auf die Struktur und das Design des Meetings, das Sie den Gesprächsfluss komplett aus den Augen verlieren. Auch hierunter wird das Engagement Ihrer Teilnehmer leiden.

Das muss aber nicht so sein. Denn durch die Verwendung einiger bewährter „Best Practices“ im Bereich der virtuellen Meetings und die Wahl benutzerfreundlicher guter Konferenztools, können Sie großartige und wirksame virtuelle Besprechungen abhalten.

Mit diesen Tipps hosten Sie großartige virtuelle Meetings

1. Nutzen Sie Videotechnologien

An diesem Punkt können wir uns nicht oft genug wiederholen. Upgraden Sie Ihre Audiokonferenzen zu Videokonferenzen, was das Engagement Ihrer Teilnehmer enorm steigern wird.

Die Möglichkeit jeden Teilnehmer zu sehen, ist ein großartiges Instrument, um die Aufmerksamkeit aller auf das Meeting zu lenken. Videokonferenzen geben jedem das Gefühl, im selben Raum zu sein, was Ihren Besprechungen eine viel persönlicherer Note gibt. Darüber hinaus ermöglichen Videokonferenzen den Teilnehmern, die Körpersprache eines anderen zu beurteilen, was dazu beiträgt, Missverständnisse zu reduzieren. Zusätzlich ist man in der Lage zu erkennen, wenn die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht mehr bei der Besprechung ist.

2. Stellen Sie immer eine Audiooption bereit

Dies mag etwas widersprüchlich klingen, da wir gerade über die Notwendigkeit der Videotechnologie in Besprechungen gesprochen haben. Dennoch ist es bei virtuellen Meetings wichtig, alle möglichen Teilnehmeranforderungen zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass jeder geladene Teilnehmer auch an der virtuellen Besprechung teilnehmen kann. Denn Videokonferenzen erfordern eine höhere Bandbreite, Headset oder Kopfhörer, zudem eine Webcam und Mikrofon. Teilnehmer, die diesen Anforderungen nicht nachkommen können, werden somit aus der Konferenz ausgeschlossen. Stellen Sie daher immer eine Einwahloption per Telefon bereit oder verwenden Sie eine Videokonferenzplattform die Online-Audio-Streaming ermöglicht.

3. Verwenden Sie Desktop Screensharing

Die Bildschirmfreigabe (Desktop Sharing) ist das perfekte Tool, wenn Sie oder ein anderer Besprechungsteilnehmer etwas präsentieren, ein komplexes Thema erläutern möchten oder technische Remote- Unterstützung bereitstellen wollen.

Als Beispiel: Sollten Sie und Ihr Team mit einem Ticketsystem wie Altassian's Jira arbeiten, kann der Besprechungsmoderator (oder die präsentierende Person) während der Teambesprechung seinen Bildschirm freigeben, sodass alle Teilnehmer das gleiche Ticket oder Projekt sehen. So vermeiden Sie Fehlinformationen, Verzögerungen oder Rückfragen, indem Sie alle wichtigen Infos, während dem Meeting, visuell teilen.

4. Testen und üben bevor Sie starten

Wenn Sie erst vor kurzem eine neue Videokonferenz-Suite in Betrieb genommen haben, ist es vorteilhaft, bevor Sie mit dem virtuellen Meeting live gehen, die Konferenzsoftware zu testen und mit ihr zu üben. Es ist wichtig sich mit der Technologie vertraut zu machen, um sich während des Meetings nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. So können Sie schnell auf Situationen, Probleme oder Fragen reagieren. Die Zeit eines jeden ist wertvoll und der erste Eindruck zählt. Wenn Sie aus irgendeinem Grund Ihren Bildschirm nicht freigeben können, oder das Video nicht übertragen wird und Sie das während eines Live Meetings feststellen, haben Sie als Organisator die Zeit aller verschwendet. Viel schlimmer ist es, wenn Sie Neukunden etwas präsentieren und es kommt zu solchen Pannen. Dieser wird Ihnen nicht danken.

5. Halten Sie Ihre Apps auf dem neusten Stand

Wie bei jeder Technologie oder Anwendung ist es wichtig, diese auf dem neusten Stand zu halten. Dies ist nicht nur für die Sicherheit essenziell, sondern Updates bringen auch häufig neue Funktionen, einfachere Workflows oder verbesserte Stabilität mit sich.

Jede Anwendung, wie auch pascoms Konferenzsuite, benachrichtigt Sie, wenn ein neues Update verfügbar ist. Sollten Sie jedoch vor einer geplanten Konferenz das Verlangen haben, ein neu verfügbares Update einzuspielen, raten wir davon ab. Halten Sie zunächst Ihr geplantes Meeting und upgraden Sie Ihre Software im Nachgang. Denn Sie wissen nie was ein neues Update bringt, womöglich ein neues Design, womit Sie anfänglich nicht zurechtkommen, Inkompatibilitätsprobleme mit Audio- oder Videogeräten oder noch viel schlimmer, das Update wird nicht rechtzeitig zu Ihrer geplanten Besprechung fertig.

Wir sind hier um zu helfen

Es gibt noch viele weitere Tipps, um von zu Hause aus produktiv zu arbeiten. Von den UC- Tools die Sie nutzen sollten, dem richtigen Arbeiten und Verwalten von Remote Teams, bis hin zum perfekten Home-Office Setup. Mit einem Klick auf die Links, gelangen Sie zu weiteren informativen Artikeln.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie PASCOM Ihrem Unternehmen bei einer digitalen Aufrüstung helfen kann, rufen Sie uns an unter (+49 991 291691 200) und starten Sie durch mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage.

Vereinfachen Sie Online Meetings mit WebRTC und PASCOM

In den letzten Monaten haben wir verstärkt mitbekommen, wie wichtig eine moderne Geschäftskommunikation und die Notwendigkeit einer digitalen Transformation in Unternehmen sind. Vom normalen Tagesgeschäft auf 100% Home-Office umsteigen, mag für einige Unternehmen aufgrund fehlender digitaler Tools, eine große Herausforderung sein. Daher ist es keine Überraschung, dass die Nachfrage nach Cloud- Geschäftskommunikationslösungen mit VoIP/ UC Apps sowie Video- und Webkonferenzplattform, enorm gestiegen sind. Mit der neusten Version 19.06 des PASCOM Telefonsystem ist es möglich, auf alle diese Tools in einer benutzerfreundlichen und leicht zu verwaltbaren Plattform zuzugreifen. Sowohl auf Desktop sowie Mobile Geräten als auch im Home-Office und in Zukunft im Büro.

Der Release unserer WebRTC Webkonferenz- Tools wurde nicht durch die aktuellen Umstände forciert. Tatsächlich begann die Reise in die Richtung Video und Online Meetings im Jahr 2015, als wir unsere allererste PASCOM Video- Telefonlösung herausbrachten. Seitdem wurden bei der PASCOM UCC stetig Upgrades durchgeführt, um sicherzustellen, dass wir in Bezug auf Innovation, Benutzererfahrung und Wettbewerb in der Telekommunikationsbranche führend bleiben. Während dieser Zeit hat sich die PASCOM Telefonlösung von einer Onsite IP PBX Lösung in eine vollumfängliche Cloud Unified Communications Plattform entwickelt.

Innerhalb dieses Prozesses haben wir unermüdlich daran gearbeitet, unsere mobilen Apps und die Plattforminfrastruktur kontinuierlich zu verbessern. Aufbauend auf die anfänglichen einfachen Peer to Peer Videoanrufe, haben wir nun mit dem neusten PASCOM Release 19.06 umfassende Videokonferenzen mit Desktop- Screensharing und WebRTC Online Konferenzen geschaffen.

Die Vorteile von WebRTC und den PASCOM Webkonferenzen

Die PASCOM Webkonferenz- Tools bieten unseren Kunden ein zusätzliches Kundendienst-Tool, um die Kundenbindung weiter zu verbessern. Durch die Möglichkeit externe Teilnehmer in Webkonferenzen einzuladen, haben PASCOM Nutzer die ideale Plattform um Interessenten, Stakeholdern und potenziellen Kunden tolle Onlinepräsentationen, Online-Meetings oder Remote Support zu liefern.

Der Vorteil an der WebRTC Webkonferenzlösung vonPASCOM, liegt in der gleichbleibenden Benutzerfreundlichkeit. Weder PASCOM Benutzer noch externe Teilnehmer benötigen zusätzliche Software oder Hardware. PASCOM Nutzer können Webkonferenzen einfach und effizient mit der PASCOM Desktop oder Mobile App starten, während der externe Teilnehmer bequem über seinen Desktop- oder mobilen Webbrowser an der Konferenz teilnehmen kann. Sie benötigen lediglich einen Link zur Online-Konferenzsitzung, den das System automatisch generiert.

Eine neue Dimension im Kundendienst

Der Kunde ist König. Das ist heute noch viel wichtiger als früher. Wir sind mittlerweile so miteinander verbunden, dass unsere digitale Präsenz von jedem gesehen werden kann. Darum sollte die Optimierung der digitalen Reputation eines Unternehmens an oberster Stelle stehen. Um dies für ihre Kunden zu erreichen, müssen sich Unternehmen anpassen und auf die verschiedenen Kanäle der Kundenbindung- und Erfahrung konzentrieren. Die Kundenerwartungen ändern sich zunehmend und ein Kontakt 24/7/365 ist schon fast normal geworden. Noch dazu fordern viele Kunden mehrere Kontaktpunkte, was bedeutet, das Unternehmen sich breiter aufstellen müssen.

Glücklicherweise bieten WebRTC-Technologien und Webkonferenz- Tools eine hervorragende Echtzeitmethode, um sofort mit Kunden in Kontakt zu treten. Unabhängig davon, ob es sich um Online-Meetings, Onlinepräsentationen oder um technischen Support handelt. Stellen Sie in Sekunden eine Kontaktmöglichkeit bereit, mit Videofunktionalität, Screensharing zum Teilen von Bildschirminhalten und Instant Messaging zum Austausch von Nachrichten. Dies verbessert nicht nur die Lösung von Kundenanliegen, sondern liefert zudem ein persönliches visuelles Element für ihre Kundeninteraktionen.

Geschäftsreisen reduzieren und arbeiten dort wo Sie möchten

Die Zeiten ändern sich. Bis Dato gehörte es dazu, durch Geschäftsreisen mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben. Für geschäftskritische Themen wird dies auch weiterhin so bleiben, doch die Art und Weise wie wir Arbeiten, wird sich für immer ändern. Durch z.B. die nahtlose Integration von Home-Office Mitarbeitern, erhalten diese sofortigen Zugriff auf alle erforderlichen Tools für die Teamzusammenarbeit, wie sie es aus dem Büro kennen.

Unternehmen erkennen nun, dass Online-Meetings gut funktionieren, Mitarbeiter produktiv bleiben und die richtigen Tools äußerst effektiv einsetzen können. Eines kann man mit Sicherheit sagen, dass sich unsere Arbeitsweise geändert hat. In Zukunft wird es so sein, dass immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten. Immer lauter werden die Aufrufe der breiten Masse, das Gesetz zu ändern, Home-Office als gesetzliches Recht und nicht nur als Privileg zu nutzen. Wenn dies einmal der Fall sein wird, müssen sich Unternehmen anpassen und Tools zur Verfügung stellen, mit denen Mitarbeiter immer auf dem Laufenden bleiben, produktiv und effektiv ihrem Tagesgeschäft nachgehen können und das unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Es versteht sich von selbst, dass persönliche Gespräche immer am besten sind. Mit Hilfe von Video- und Webkonferenzen haben sich Unternehmen weltweit daran gewöhnt, Geschäftstreffen online abzuhalten. In der aktuellen Situation ist das ein Muss, doch Prognosen zeigen, dass es hier keine Eile gibt, plötzlich wieder in die Autos und Flugzeuge zu springen, um Kundengespräche wahrzunehmen. Zudem vermindern gute Webkonferenzlösungen den Pendelverkehr und tragen, aufgrund reduzierter Geschäftsreisen, zum Schutz unserer Umwelt bei. Eines ist klar, die Anzahl von Reisen für Geschäftstreffen wird in Zukunft sinken.

Eine Plattform für Audio, Video, Chat und vielem mehr

Mit der Veröffentlichung von Webkonferenzen in der Version 19.06 ist die PASCOM Unified Communications- Suite nahezu „perfekt“. Natürlich werden noch viele weitere tolle Funktionen mit kommenden PASCOM Versionen erscheinen, doch schon Heute haben PASCOM Nutzer die perfekte Lösung für Audio, Video, Chat und den besten Contact-Center Funktionen in einer benutzerfreundlichen Plattform.

Mit dem neuen PASCOM 19.06 Release haben Sie eine Full-Stack-Business Kommunikationslösung an der Hand. Wenn sie sich zudem für eine pascom.cloud Telefonanlage entscheiden, sparen Sie sich die Hosting Anforderungen und die Verwaltungsaufgaben die mit selbst gehosteten On-Premise Lösungen vor Ort verbunden sind.

Schlusswort

Gerade die letzten Monate haben uns gezeigt, dass die digitale Transformation nicht nur ein Modewort ist und das der Weg in die Cloud, auf mehreren Ebenen, Sinn macht. Mit PASCOM verfügen Unternehmen über alle Tools, die sie zur digitalen Transformation und Stärkung ihrer Geschäftskommunikation benötigen. Wir bewegen uns vorwärts, in eine neue digitale Arbeitsweise.

Vorteile von Videokonferenzen

Die Zeiten sind vorbei, in der für Videokonferenzen zusätzliche teure Hardware benötigt wird und dadurch nur größeren Unternehmen möglich war. Heutzutage bieten erstklassige Geschäftstelefonsysteme wie die vonPASCOM, eine vollumfängliche UC-Komplettlösung mit Videokonferenztools, ohne zusätzliche Kosten.

Zudem hat sich die Internetgeschwindigkeit- und Stabilität in den letzten Jahren erheblich gesteigert. Dies bedeutet, dass sich sowohl die Videoqualität als auch die Verbindungsstabilität von Videokonferenzen enorm verbessert haben. Das Ergebnis ist einfach; unabhängig davon, ob Sie ein SOHO-, SMB oder Large Enterprise-Unternehmen betreiben, sind Videokonferenzen jetzt für jedes Unternehmen erschwinglich und mittlerweile zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Geschäftskommunikation und Zusammenarbeit geworden. Hier sind 6 Gründe, warum Unternehmen Videokonferenzen einführen sollten.

1. Reduzieren Sie Reisezeit und Kosten

Der größte Vorteil von Videokonferenzen ist in der Tat, Zeit und Kosten für Geschäftsreisen zu sparen. Durch die Möglichkeit von jedem Ort der Welt eine Verbindung herzustellen, ohne das zusätzliche Hardware oder Software erforderlich ist, steigert die Produktivität erheblich, da Mitarbeiter nicht mehr zu Besprechungen reisen müssen. Dies spart Zeit und Kosten und wirkt sich positiv auf das Betriebsergebnis aus.

2. Remote-Mitarbeiter verstärkt miteinbeziehen

Einer der Nachteile von Fernarbeit oder Home-Office besteht darin, dass sich Mitarbeiter oftmals nicht im Tagesgeschäft mit einbezogen fühlen. Mit Videokonferenzen kann diesem Problem entgegengewirkt werden. Ein interessanter Aspekt von Video-Meetings ist, dass die Teilnehmer, sobald die Videoverbindung läuft, fokussierter und engagierter sind. Der Grund hierfür ist, dass sich die Menschen mehr mit dem visuellen Aspekt der Kommunikation beschäftigen, was bedeutet, dass Besprechungen professioneller und effektiver gehalten werden können.

Viele Online-Meeting Plattformen enthalten zusätzlich Team Collaboration Tools wie Instant Messaging, Bildschirmfreigaben und Unterstützung für Mobilgeräte. Auf diese Weise können Remote-Mitarbeiter noch effektiver zusammenarbeiten, Brainstormings durchführen, Dateien austauschen, miteinander chatten und Präsentationen auf ihrem bevorzugten Gerät abhalten.

3. Verbesserte und strukturiertere Kommunikation

Ca. 55% der generellen Kommunikation erfolgt visuell. Durch Hinzufügen eines persönlicheren visuellen Elements zu geschäftlichen Besprechungen, haben Teilnehmer ein viel besseres Verständnis für besprochene Themen. Gleichzeitig erspart man sich ständiges hin- und her schicken von Emails, wie es bei traditionellen Audiokonferenzen der Fall ist. Zudem verlaufen Videokonferenzen durch den persönlicheren Kontakt viel strukturierter, was schlussendlich zu präziseren Ergebnissen führt.

Kurz und knapp: Videokonferenzen vereinfachen den Informationsfluss und die Art wie Informationen geteilt werden, wodurch vor allem Verwirrungen und Missverständnisse beseitigt werden.

4. Erhöhte Effizienz und Produktivität

Durch die Verbesserung der Kommunikation mit Videokonferenzen, sind alle Mitarbeiter auf Augenhöhe, sodass sie effizienter und effektiver Entscheidungen treffen können. Dies führt unweigerlich dazu, dass Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben besser ausführen und erledigen. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen gefördert, was wiederum zu einer Steigerung der Unternehmensproduktivität führt.

5. Bessere Mitarbeiterbindung

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Unified Communications und Videokonferenzen ist, dass Kommunikation und Zusammenarbeit von überall aus stattfinden kann. Versierte Unternehmen nutzen dies, um Remote-Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen und zu fördern, wodurch sich mehr talentierte Fachkräfte anwerben und durch hervorragende Arbeitsbedingungen binden lassen. Durch die Überwindung geografischer Hindernisse, kann so das Unternehmenswachstum gefördert werden.

6. Reduzierter CO2-Aufwand

Last but not least; Videokonferenzen helfen Unternehmen dabei, durch die Reduzierung von Geschäftsreisen, umweltfreundlicher zu werden und Ihren CO2-Aufwand zu verringern. Dies ist in erster Linie wichtig für unsere Umwelt, aber gleichzeitig auch ein großartiges Marketingwerkzeug. Kunden und Mitarbeiter sind heute viel umweltbewusster als noch vor 5 Jahren und dadurch viel wählerischer, wenn es um Unternehmen geht, mit denen sie zusammenarbeiten.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Videokonferenzen in kurzer Zeit enorm in punkto Qualität und Kosten verbessert haben. Aufgrund der vielen Vorteile der Videokommunikation, hat sich die Technologie von einem teuren Spielzeug zu einem erschwinglichen Werkzeug entwickelt. Dies kann Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Für weitere Informationen oder einer persönlichen Demovorführung rufen Sie das PASCOM Team unter +49 991 29691 0 an, um Ihre Anforderungen zu besprechen. Starten Sie in wenigen Minuten mit unserer kostenlosen Cloud Telefonanlage durch.